Management-Basics 9  Die Geschäftsunterlagen

Jeder nach Steuer- und Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen Verpflichtete muss seine geschäftlichen Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufbewahren und sicherstellen, dass diese bis zum Ablauf der Frist jederzeit verfügbar und überprüfbar sind. Der folgende Artikel gibt eine Übersicht über die handels- und steuerrechtlichen Vorgaben zu den Aufbewahrungspflichten von Geschäftsunterlagen.

Wer muss aufbewahren?

Je nach Unternehmensform sind zur Aufbewahrung verpflichtet:

• Einzelunternehmen: Inhaber
• (atypische) stille Gesellschaft: Inhaber des Handelsgeschäfts
• BGB-Gesellschaft (GbR) und OHG: Gesellschafter
• KG: persönlich haftende und die zur Geschäftsführung berufenen Gesellschafter
• AG, Verein, Stiftung und Genossenschaft: Vorstände
• GmbH: Geschäftsführer

Auch Privatpersonen können einer Aufbewahrungspflicht unterliegen. Diese beträgt zwei Jahre und bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege und andere beweiskräftige Unterlagen, die im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück stehen. Der leistende Unternehmer hat nach dem Umsatzsteuergesetz auf die Aufbewahrungspflicht der Privatperson in der Rechnung hinzuweisen.

Was muss aufbewahrt werden?

Nach § 147 Abs. 1 AO sind sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind:

• Bücher (bei Kaufleuten Handelsbücher) und Aufzeichnungen
• Inventare
• Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte
• die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
• empfangene und gesendete Handels- und Geschäftsbriefe
• Buchungsbelege
• Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Art. 77 Abs. 1 i. V. m. Art. 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Wie lange ist aufzubewahren?

Auch die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen sind gesetzlich geregelt. Die Frist für die Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüssen, Inventaren, Lageberichten, Buchungsbelegen, Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben und Rechnungen beträgt 10 Jahre. Für alle anderen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen beträgt die Frist 6 Jahre. Zu beachten ist dabei, dass die Frist erst mit Ablauf des Kalenderjahres beginnt, in dem die Unterlagen erstellt oder geändert wurden. Des Weiteren kann sich die Frist verlängern, so z.B., wenn die Unterlagen für die Besteuerung noch von Bedeutung sind, die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, Steuerfestsetzungen noch vorläufig sind, Außenprüfungen oder Rechtsbehelfsverfahren laufen. Zudem sollte sich der Unternehmer vor Vernichtung von Unterlagen immer fragen, ob eine Aufbewahrung aus Beweisgründen eventuell doch noch notwendig ist.

Daneben kommen auch noch Spezialvorschriften für einzelne Berufe und Branchen zum Tragen, die vorliegend nicht berücksichtigt werden.

Wie ist aufzubewahren?

Die Aufbewahrung der Unterlagen hat im Original zu erfolgen (Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben), sofern nicht die mit dem Original übereinstimmende bildliche Wiedergabe ausreichend ist (Handels- und Geschäftsbriefe und Buchungsbelege). Bei anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen reicht die inhaltliche Wiedergabe aus.

Bei der Aufbewahrung im Original ist zu beachten, dass der Raum oder das Gebäude in dem die Unterlagen aufbewahrt werden, vor Einwirkungen wie Feuer, Wasser und Feuchtigkeit geschützt ist. Rechnungen, auf denen die Schrift verblasst, sind zeitnah auf normales Papier zu kopieren und zur Originalrechnung zu heften.

Bei der bildlichen Wiedergabe ist eine originalgetreue Übertragung des Bildes auf das Speichermedium sowie die gesicherte und geordnete Aufbewahrung der Speichermedien erforderlich. Diese muss allerdings alle auf dem Original angebrachten Sicht-, Kontroll- und Bearbeitungsvermerke enthalten. Zu beachten ist außerdem, dass bei Ausfuhrbelegen, bei denen die Originale mit Dienststempelabdrucken versehen sind, eine Aufbewahrung im Original verlangt wird.

Die inhaltliche Wiedergabe erfordert, dass die aufzubewahrenden Informationen vollständig und richtig auf das Speichermedium übernommen werden, sodass die Wiedergabe während der Aufbewahrungsfrist möglich ist und der Inhalt nicht verändert wird.

Zu beachten ist zusätzlich, dass originär digitale Unterlagen so aufbewahrt werden, dass diese maschinell ausgewertet werden können. Dies bedeutet, dass die bildliche Wiedergabe auf Papier, Mikrofilm, als Image in einem optischen Archiv oder die inhaltliche Wiedergabe auf einem beliebigen Datenträger für sich alleine nicht mehr ausreicht.

Wo ist aufzubewahren?

Auch der Aufbewahrungsort unterliegt bestimmten Vorschriften. Grundsätzlich ist das aufbewahrungspflichtige Schriftgut in Deutschland aufzubewahren. Allerdings schreibt das Handelsgesetzbuch diesbezüglich keinen bestimmten Ort vor. Hinsichtlich der Aufbewahrung von Rechnungen ist zu beachten, dass im Inland ansässige Unternehmen ihre Rechnungen im Inland aufzubewahren haben. Allerdings können diese bei einer elektronischen Aufbewahrung auch im übrigen Gemeinschaftsgebiet aufbewahrt werden, sofern die vollständige Fernabfrage gewährleistet ist.

Welche Strafen drohen?

Bei schuldhaftem Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten liegt regelmäßig eine Verletzung der Buchführungspflichten vor. Die Finanzbehörde ist berechtigt, die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen. Zusätzlich kann je nach Einzelfall bei Steuerstraftatbeständen sogar eine Freiheitsstrafe drohen.

Wie müssen E-Mails archiviert werden?

In letzter Zeit stellen sich Unternehmen immer öfter die Frage, inwieweit Sie verpflichtet sind E-Mails aufzubewahren und welche Voraussetzungen hinsichtlich der ordnungsgemäßen Archivierung zu beachten sind. Voraussetzung für die Aufbewahrungspflicht ist, dass auch die E-Mails der Vorbereitung, dem Abschluss, der Durchführung oder der Rückgängigmachung eines Handelsgeschäftes dienen. Dies betrifft u.a. die empfangenen und abgesandten Handelsbriefe sowie Buchungsbelege. Auch lediglich vorbereitende E-Mails sind archivierungspflichtig; selbst dann, wenn es eine endgültige Fassung des Handelsgeschäftes in Papierform gibt.

Des Weiteren sind Anhänge wie Anlagen von Handelsbriefen zu behandeln und damit zu archivieren, wenn der Handelsbrief ohne sie unverständlich ist. Für die Zeit der Archivierung gelten die gleichen Fristen gemäß § 257 HGB. Weitere Voraussetzung ist es, dass die verwendeten Softwaresysteme, Hardwarekomponenten und Speichermedien bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist technisch funktionsfähig bleiben und die Daten in einem neutralen Datenformat abgelegt werden. Dieses Dateiformat sollte einem offenen Standard mit frei zugänglichen Spezifikationen unterliegen (z.B.: PDF, JPG, TIFF).

Sofern Sie Fragen haben, ob Unterlagen aufbewahrungspflichtig sind oder welche Fristen konkret laufen, sprechen Sie uns dazu gerne an.