E-Rechnungen  Aufbewahrung ist Pflicht

Nach unseren vorangegangenen Beiträgen über die neue Pflicht zu E-Rechnungen erhielten wir zahlreiche Fragen von Mandanten zu den damit verbundenen Aufbewahrungspflichten. Dieser Artikel gibt einen Überblick über die E-Rechnungseinführung und beschreibt die wichtigsten Pflichten für die Aufbewahrung. 

Gesetzliche Regelungen

Seit dem 01.01.2025 sind bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen regelmäßig elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu verwenden (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024). Seither muss jedes Unternehmen, das unter die E-Rechnungspflicht fällt, auch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. In der Regel lässt sich dies bei vielen Unternehmen bereits durch die Einrichtung einer E-Mail-Adresse und einer geeigneten Archivierungslösung realisieren. 

Im Gegensatz zur Empfangspflicht von E-Rechnungen gibt es bislang noch keine generelle Pflicht E-Rechnungen erstellen zu müssen. Der Empfänger muss der Nicht-Ausstellung von E-Rechnungen aber ausdrücklich zustimmen. Ohne diese Zustimmung darf seit dem 01.01.2025 keine PDF-Rechnung ohne strukturierten Datensatz versendet werden. Im Zweifel werden jedoch die Annahme und Weiterverarbeitung einer PDF-Rechnung, ohne ausdrücklichen Widerspruch, als stillschweigende Zustimmung („konkludentes Handeln“) gewertet. Das Versenden von Papierrechnungen ist während der Übergangsfristen auch ohne Zustimmung des Empfängers weiterhin möglich.

Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern unterteilt sich in verschiedene Phasen: Zwischen dem 01. Januar 2025 und 31. Dezember 2026 können auch weiterhin Papierrechnungen oder mit Zustimmung des Empfängers PDF-Rechnungen (keine E-Rechnungen) verwendet werden (bdp aktuell 218 | November 2024). Für kleinere Unternehmen wurde eine weitere Übergangsfrist eingeräumt. Für Rechnungsersteller mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich die Frist noch einmal bis zum Ablauf des Jahres 2027.Wichtig: Private Endverbraucher sind von den oben genannten Regelungen nicht betroffen und auch sonst gibt es Ausnahmen. Diese gelten beispielsweise für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro oder auch für Fahrausweise (siehe BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024). Die Regelungen zur verpflichtenden E‑Rechnung gelten auch nur, wenn überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht und der Rechnungsersteller und Rechnungsempfänger beide im Inland ansässig sind. Rechnungen ins (EU-)Ausland können nach aktuellem Stand auch weiterhin traditionell (d. h. auf Papier oder als einfache PDF im Anhang einer Mail) versendet werden.

Aufbewahrungspflichten

E-Rechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungspflichten wie Buchungsbelege auf Papier. Buchungsbelege müssen 10 Jahre lang vollständig, unverändert und nachvollziehbar als Original archiviert werden. Das Ausdrucken und die Ablage von E-Rechnungen sind in der Regel nicht zulässig. Da E-Rechnungen überwiegend per E-Mail verschickt werden, lohnt sich hier eine differenzierte Betrachtung. Die E-Mail mit beigefügter E-Rechnung als Anhang nimmt einen Sonderstatus ein. Es muss zwischen aufbewahrungspflichtigen und nicht aufbewahrungspflichtigen E-Mails unterschieden werden. Aufbewahrungspflichtig sind E-Mails, die steuerlich oder rechtlich relevante Informationen enthalten, beispielsweise Rechnungen, Verträge oder Geschäftskorrespondenz, die zum Abschluss eines Geschäfts geführt haben. 

Nicht aufbewahrungspflichtig sind reine Transport-Mails, die lediglich die Rechnung als Anhang übermitteln und darüber hinaus keine zusätzlichen Informationen enthalten. In der Praxis ist jedoch oft nicht eindeutig erkennbar, ob eine E-Mail tatsächlich nur als „Umschlag“ dient. Um auf Nummer sicher zu gehen, empfiehlt sich die Nutzung einer Archivierungslösung für das gesamte E-Mail-Postfach. Große E-Mail-Provider bieten in der Regel die Mail-Archivierung als einen zusätzlichen kostenpflichtigen Service an, der einfach im Onlineportal des Anbieters hinzugebucht werden kann. Aber auch lokale Archivierungslösungen, wie bspw. MailStore bieten eine solche Funktionalität.

Empfehlungen

Für eine revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen eignet sich besonders DATEV Unternehmen online, das die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen) erfüllt. Viele Mandanten von Steuerberaterkanzleien setzen diese Lösung bereits ein und nebenbei trägt die Lösung auch zur Optimierung der Buchhaltungsprozesse bei. Sollten Sie noch nicht auf DATEV Unternehmen online umgestellt haben sprechen Sie und gerne an.

Eine Nichteinhaltung der Aufbewahrungspflichten kann schwerwiegende Folgen haben: Schätzungen der Steuerlast durch das Finanzamt, Geldbußen und rechtliche Konsequenzen bei Verstößen gegen steuerliche Vorschriften. Weiterhin kann es zu Komplikationen bei Betriebsprüfungen und zu potenziellen Nachzahlungen kommen. Eine ordnungsgemäße und nachvollziehbare Archivierung ist daher ein zentraler Bestandteil zur Minimierung von rechtlichen und steuerlichen Risiken.

Fazit

Unternehmen, die von der E-Rechnungspflicht betroffen sind, sollten frühzeitig handeln: Entweder stellen sie direkt auf das neue E-Rechnungsformat um, oder sie holen die Zustimmung ihrer Kunden ein, weiterhin Papierrechnungen oder klassische PDFs versenden zu dürfen. Es ist durchaus möglich, dass Ihre Kunden bereits während der Übergangsfristen auf die Ausstellung von E-Rechnungen bestehen. Eine rechtzeitige Auseinandersetzung mit den neuen Anforderungen reduziert den Umstellungsaufwand und minimiert Kosten. 

Für den sicheren Umgang mit E-Rechnungen empfiehlt sich eine automatische Archivierungslösung, um die Aufbewahrungspflichten für Buchungsbelege und Geschäftsbriefe ordnungsgemäß einzuhalten. Die Verwendung von Software wie DATEV Unternehmen online oder auch dem MailStore sind mögliche Lösungsansätze. Haben Sie Fragen oder benötigen Sie Unterstützung bei der Umstellung auf die E-Rechnungspflicht? Kontaktieren Sie uns gerne – wir helfen Ihnen, rechtzeitig vorbereitet zu sein.