Ab dem 01. Januar 2025 wird die E-Rechnung für nationale B2B-Transaktionen zur Pflicht. Mit dieser Maßnahme soll insbesondere der Umsatzsteuerbetrug bekämpft werden.
Unternehmen sind bereits ab dem 01.01.2025 gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Darüber hinaus ist mit dem Umsatzsteuer-Meldesystem perspektivisch geplant, den Austausch aller E-Rechnungen in Deutschland über „E-Rechnungsplattformen“ zu steuern. Umsätze an private Endverbraucher (B2C) und nicht innerdeutsche B2B-Umsätze sind aktuell nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen.
Was ist eine E-Rechnung?
Zunächst: Ein PDF ist keine E-Rechnung. Eine E-Rechnung darf nicht mit einer Rechnung im PDF-Format verwechselt werden, welche z. B. per E-Mail versendet wird. Elektronische Rechnungen müssen bestimmte Vorgaben erfüllen, die in der Europäischen Norm EN 16931 festgelegt sind.
Formate wie ZUGFeRD 2.x und XRechnung in DATEV-Anwendungen erfüllen bereits diese Norm. Der Vorteil von ZUGFeRD liegt in der Kombination von PDF und strukturierten Rechnungsinformationen. Dadurch liest sich die Rechnung wie ein gewöhnliches PDF und ist damit auch für private Endverbraucher (B2C) verständlich.
Wie erstelle ich eine E-Rechnung?
Die Erstellung von E-Rechnungen an Ihre Kunden kann in Zukunft automatisch über DATEV Auftragswesen next erfolgen. Aber auch andere etablierten Anbieter im Bereich der Rechnungserstellung, wie bspw. FastBill, erfüllen in Zukunft diese Anforderungen. Das vom Empfänger gewünschte E-Rechnungsformat wird automatisch erstellt und über E-Mail übermittelt.
Unsere Empfehlung für eine gesetzeskonforme Rechnungserstellung bei kleineren Unternehmen ohne eigenes ERP-System ist Auftragswesen next in Verbindung mit Unternehmen Online und der Versand der Rechnung im ZUGFeRD-Format. Durch das hybride ZUGFeRD-Format stellen Sie sicher, dass die Ausgangsrechnungen auch für private Endverbraucher verständlich sind.
DATEV Unternehmen Online wurde speziell zur Optimierung und Digitalisierung der Buchhaltungsprozesse in kleinen und mittelständischen Unternehmen entwickelt. Sie bietet zahlreiche Funktionen zur Vereinfachung und Automatisierung von Buchhaltungs- und Lohnabrechnungsprozessen, um nahtlos mit dem Steuerberater zusammenzuarbeiten.
Was muss ich noch beachten?
E-Rechnungen im Rechnungseingang und -ausgang müssen GoBD-konform archiviert werden. Ein Ausdrucken ist bei E-Rechnung nicht mehr möglich. Die Rechnung kann im Zusatzmodul Belege online von DATEV Unternehmen online revisionssicher, gespeichert und archiviert werden. Alternativ sollten auch die meisten etablierten Dokumenten Management Systeme (DMS) dies Anforderung erfüllen. Diese sind im Vergleich aber meist deutlich teurer in der Anschaffung und Betrieb.
Bevor Sie den Rechnungseingang technisch umsetzen, müssen Sie noch einige Vorbereitungen treffen: Legen Sie eine zentrale E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang an. So haben Sie alle Rechnungen auf einen Blick gebündelt. Teilen Sie Ihren Geschäftspartnern und Lieferanten mit, dass Sie auf E-Rechnung umstellen und Rechnungen künftig an Ihre zentrale Rechnungsadresse geschickt werden sollen. Effiziente Tools wie zum Beispiel „x-invoices.com“ können Sie hierbei zusätzlich unterstützen und den Empfang und die Aufbereitung von Rechnungen im XML-Format ermöglichen.
Wir unterstützen Sie bei der Einführung der E-Rechnung
Nehmen Sie die kommende Pflicht zur E-Rechnung zum Anlass, Ihre Prozesse rechtzeitig zu optimieren. Wir unterstützen Sie gerne bei der erfolgreichen Einführung der E-Rechnung. Die Gestaltung neuer Prozesse ist immer eine Herausforderung und wird sicherlich Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen. Wer frühzeitig beginnt, profitiert eher von den sich daraus ergebenden Vorteilen. Denn die E-Rechnung setzt darüber hinaus einen neuen Standard für den Rechnungswesen-Prozess zwischen Kanzlei und Mandant. Medienbruchfreie, digitale Workflows verkürzen die Bearbeitungszeit und vermeiden Fehler.
Kommen Sie auf uns zu und lassen Sie uns gemeinsam die Herausforderung meistern.
PS: bdp stellt um auf E-Rechnung
Auch wir in der Kanzlei sind diesen Schritt bereits gegangen und werden unsere Rechnungen zukünftig nur noch als E-Rechnung im hybriden ZUGFeRD-Format versenden. Damit erhalten Sie wie gewohnt ein PDF, erweitert um das strukturierte Dateiformat, wodurch die Lesbarkeit der Rechnung über ein PDF-Programm weiterhin gewährleistet ist.