E-Rechnungen  Eine Frage des Formats

Die Wahl des richtigen Formats für die E-Rechnung hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter die gesetzlichen Anforderungen, die technischen Möglichkeiten und die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens. 

Die gängigsten Formate wie „ZUGFeRD“, „XRechnung“ und „EDIFACT“ bieten jeweils unterschiedliche Vorteile und Einsatzmöglichkeiten. Unternehmen sollten sich daher eingehend mit den verschiedenen Formaten auseinandersetzen, um die für sie passende Lösung zu finden und die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung optimal zu nutzen. Im Folgenden stellen wir die gängigsten E-Rechnungsformate vor.

„ZUGFeRD“ (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland)

„ZUGFeRD“ ist ein hybrides Format, das sowohl strukturierte Daten als auch ein PDF-Dokument kombiniert. Es ermöglicht es, die Rechnung in einem maschinenlesbaren Format zu übermitteln, während gleichzeitig eine visuelle Darstellung in Form eines PDFs bereitgestellt wird. „ZUGFeRD“ ist besonders in Deutschland verbreitet und wird von vielen Unternehmen und öffentlichen Institutionen genutzt. 

Es unterstützt verschiedene Rechnungsarten und ist in mehreren Versionen verfügbar, darunter „ZUGFeRD 1.0“ und „ZUGFeRD 2.0“, die jeweils unterschiedliche Standards und Anforderungen erfüllen. Der Vorteil des „ZUGFeRD“-Formates ist es, dass weiterhin die Dateien in einem von Menschen lesbaren PDF-Dateiformat übertragen werden. Somit sind die Rechnungen weiterhin als Belegbilder vorhanden, so wie man es bisher auch von der normalen Rechnungsstellung im PDF-Format gewohnt ist. Die strukturierten Datensätze befinden sich im Hintergrund der Datei. Diese können dann maschinell von diverser Software ausgelesen und weiterverarbeitet werden.

XRechnung

„XRechnung“ ist ein weiteres wichtiges Format, welches ursprünglich speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt wurde. Es basiert auf dem internationalen Standard „UN/CEFACT“ und ist darauf ausgelegt, die gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung zu erfüllen. „XRechnung“ ist vollständig strukturiert und ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten. 

Dieses Format wird insbesondere von öffentlichen Auftraggebern gefordert und ist ein zentraler Bestandteil der E-Rechnungspflicht in Deutschland. Darüber hinaus wird das Format der „XRechnung“, auch im B2B Kontext eingesetzt, da mehrere Rechnungen in einer einzelnen Datei zusammengefasst werden können. Hierdurch ist es bspw. in DMS-Systemen möglich, mit nur einer einzelnen Datei, welche eingelesen wird, mehrere „Eingangsrechnungsworkflows“ zu starten oder aber auch mehrere Rechnungen in nur einem Workflow zu verarbeiten. Das kann durchaus zu einer Zeitersparnis beitragen. 

Auch ist das Einlesen einer einzelnen Datei, welche mehrere Rechnungen enthält natürlich grundsätzlich schneller, als wenn bspw. 100 Rechnungen einzeln in eine Software bzw. von einer Software eingelesen werden müssen. Jedoch ist bei diesem Format zu beachten, dass keine Belegbilder dargestellt werden und es sich lediglich um eine „XML-Datei“ handelt, welche nicht oder nur sehr schwer vom menschlichen Auge auszulesen ist. 

„EDIFACT“ (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport)

„EDIFACT“ ist ein internationaler Standard für den elektronischen Datenaustausch, der bereits seit Jahrzehnten in den verschiedensten Branchen etabliert ist. „EDIFACT“ kann auch zur Rechnungsstellung genutzt werden. Es handelt sich um ein strukturiertes Format, das es Unternehmen ermöglicht, Rechnungen und andere Geschäftsdokumente elektronisch auszutauschen. „EDIFACT“ ist besonders in der Logistik und im Handel des B2B-Bereiches populär, da es eine standardisierte Kommunikation zwischen verschiedenen Systemen und Partnern ermöglicht. Dabei muss beim Einsatz dieses Dateiformates die Kompatibilität zum offiziellen Format „EN16931“ gegeben sein. Anderenfalls gelten Rechnungsstellungen in diesem Dateiformat nicht als „E-Rechnung“ im Sinne des Gesetzgebers.

Fazit

Gerade für Unternehmen, welche Wert darauf legen, dass Ihre Mitarbeiter, oder aber auch Kunden die Rechnungen auch weiterhin ohne Einsatz von spezieller Software wie bspw. ERP- oder DMS-Systemen bearbeiten bzw. einsehen können, führt kein Weg am „ZUGFeRD“-Dateiformat vorbei. Des Weiteren sollte ausschließlich dieses Format im B2C-Bereich eingesetzt werden, da anderenfalls Privatkunden Rechnungen, die ihnen als E-Rechnung zugestellten werden, nicht lesen bzw. einsehen können. 

Im Gegensatz dazu steht die „XRechnung“, welche vorrangig in Unternehmen eingesetzt werden sollte, welche mehrere Rechnungsbelege in einem Rechnungslauf mit den einzelnen Handelspartnern aus dem B2B-Bereich austauscht, sodass mit dem einzelnen Geschäftspartner nicht unzählige Rechnungsdateien ausgetauscht werden müssen, sondern lediglich eine Datei, welche dann bspw. 10 Einzelrechnungen enthält. 

Letzteres gilt auch für das EDIFACT-Dateiformat, wobei es sich bei diesem Format um eine Spezialanwendung handelt, deren Einsatz intensiv geprüft werden sollte. 

Es sollte in jedem Fall mit den jeweiligen Handelspartnern geklärt werden, ob dieses Format überhaupt mit der dort eingesetzten Software ausgelesen bzw. verarbeitet werden kann, da es kein offizielles Format im Rahmen der Einführung der E-Rechnung in Deutschland ist. Es wird lediglich vom Gesetzgeber toleriert, da es sich ebenfalls um eine maschinenlesbare Datei im XML-Format handelt und in einigen Branchen, insbesondere in der Logistik, bereits sehr verbreitet ist. 

Wie bereits oben erwähnt, ist jedoch zwingend darauf zu achten, dass die von der Software im EDIFACT-Format erstellte Datei auch mit dem offiziellen Dateiformat EN16931 kompatibel ist.

Wenn Sie Fragen zur E-Rechnung haben, sprechen Sie uns bitte unbedingt an.