Management-Basics 10  Die perfekte Rechnung

Das Umsatzsteuergesetz (UStG) enthält umfangreiche Vorgaben, welche Angaben auf einer Rechnung zu erfolgen haben. Sind diese nicht vollständig oder falsch, bekommt der Rechnungsempfänger regelmäßig Probleme beim Vorsteuerabzug. Daraus ergibt sich eine Pflicht des Empfängers, die Angaben auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu prüfen.

Was muss eine Rechnung enthalten:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des leistenden Unternehmens
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• fortlaufende Rechnungsnummer; diese darf vom Rechnungsaussteller nur einmalig vergeben werden, um eine Identifikation zu gewährleisten
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und der Umfang der sonstigen Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung; bei Vereinnahmung von Entgelt oder eines Teil des Entgelts vor Ausführung der Lieferung oder Leistung: Zeitpunkt der Entgeltvereinnahmung, sofern dieser feststeht und nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt
• Entgelt, welches nach Steuersätzen und –befreiungen aufgeschlüsselt ist
• im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
• der jeweils anzuwendende Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag bzw. der Hinweis auf die Steuerbefreiung
• ggf. Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Rechnungsempfängers

Einzelheiten zu einigen Rechnungspflichtangaben

Die fortlaufende Rechnungsnummer soll sicherstellen, dass jede Rechnung einmalig ist. Es kann daher eine beliebige Kombination aus Ziffern und Buchstaben gewählt werden, um dies zu gewährleisten. Die Bildung verschiedener Nummernkreise für separate, abgegrenzte Bereiche ist zulässig. Bei Dauerschuldverhältnissen wie Mietverträgen muss nur bei Neuabschluss eines Vertrages eine fortlaufende Nummer vergeben werden. Ist die Rechnungsnummer unrichtig und konnte der Rechnungsempfänger dies nicht erkennen, so bleibt ihm dennoch der Vorsteuerabzug erhalten, wenn die übrigen Anforderungen an eine korrekte Rechnung vorliegen.

Der Zeitpunkt von Lieferung oder Leistung muss enthalten sein, auch wenn Rechnungsdatum und Leistungszeitpunkt übereinstimmen. Steht der Zeitpunkt der Leistung noch nicht fest und das Entgelt wird bereits gezahlt (Anzahlung oder Vorkasse), muss auf der Rechnung kenntlich gemacht werden, dass eine noch nicht erbrachte Leistung abgerechnet wird. Auf der Rechnung kann auch ein Hinweis auf den Lieferschein ausreichend sein, sofern aus diesem eindeutig der Leistungszeitpunkt hervorgeht. Hierbei muss beachtet werden, dass das Lieferscheindatum nicht ausreicht, sondern das Leistungs-/Lieferdatum vermerkt werden muss.

Das Entgelt muss aufgeschlüsselt werden nach den einzelnen Steuersätzen. Demnach muss für jede Rechnungsposition ersichtlich sein, welcher Steuersatz angewandt wird. Letztlich müssen sowohl Netto- als auch Bruttobetrag ersichtlich sein, wie auch der Steuersatz und die Höhe der Steuer in der entsprechenden Währung.

Sofern eine Steuerbefreiung vorliegt, muss keine entsprechende Norm genannt werden, allerdings soll ein Hinweis in der Rechnung enthalten sein für den Grund der Steuerbefreiung, z. B. steuerfreie Ausfuhr.

Sofern bei der Gewährung von Boni, Skonti und Rabatten zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung die Höhe der Entgeltminderung noch nicht feststeht, reicht es aus, auf die entsprechende Vereinbarung zu verweisen, z. B. „2  % Skonto bei Zahlung bis zum …“. Dafür müssen diese Angaben jedoch leicht und eindeutig nachprüfbar sein. Hier ist es erforderlich, dass die Dokumente in Schriftform vorliegen und auf Nachfrage bezogen auf die jeweilige Rechnung vorgelegt werden können.

Elektronische Rechnungen

Sofern der Rechnungsempfänger formlos zugestimmt hat, kann eine Rechnung auch in elektronischer Form übermittelt werden. Mit Verabschiedung des Steuervereinfachungsgesetzes wurden hier auch wesentliche Vereinfachungen eingeführt. So sind für Umsätze seit dem 01. Juli 2011 spezielle technische Übermittlungsverfahren oder eine qualifizierte elektronische Signatur nicht mehr notwendig. Rechnungen können nun beispielsweise per E-Mail, Serverfax oder als Web-Download übermittelt werden.

Hier muss aber beachtet werden, dass die „Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet“ ist (UStG § 14 Abs. 1). Darunter versteht man, dass die Identität des Rechnungsstellers, die Unverändertheit der Rechnungsangaben während der Übermittlung und die Lesbarkeit für das menschliche Auge sichergestellt sind.

Hierbei sind keine überzogenen Anforderungen an die Erfüllung dieser Kriterien zu stellen. Das Finanzministerium hat klargestellt, dass gewöhnliche innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen, diese Kriterien erfüllen. Mit diesen innerbetrieblichen Kontrollverfahren soll lediglich die korrekte Übermittlung der Rechnungen sichergestellt werden. Es steht dem Unternehmen frei, welche Verfahren es anwendet, um die Rechnung mit der Zahlungsverpflichtung abzugleichen. Das kann in kleinen Unternehmen durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und ggf. dem Lieferschein erfolgen, ebenso wie durch EDV-gestützte Verfahren.

Aufbewahrung elektronischer Rechnungen

Für die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen sind zwingend die Vorgaben der Finanzverwaltung zu beachten. Diese schreibt vor, dass derartige Rechnungen zwingend elektronisch aufzubewahren sind. Entsprechend ist eine Aufbewahrung der Rechnung als Papierausdruck nicht ausreichend. Während der Dauer der Aufbewahrungsfrist von in der Regel zehn Jahren ist die elektronische Rechnung auf einem Datenträger aufzubewahren, der keine Änderung zulässt. Hierzu gehören und reichen nach Angaben des Bundesfinanzministeriums insbesondere einmal beschreibbare CDs und DVDs.

Fazit

Um sich und seinen Geschäftspartnern unnötige Arbeit zu ersparen und den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden, müssen die Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes eingehalten werden. Dafür sind die oben genannten Pflichtangaben auf den Rechnungen auszuweisen und in besonderen Fällen zusätzliche Rechnungsangabepflichten zu beachten. Wer fehlerhafte Rechnungen erhält, muss diese übrigens nicht bezahlen, sondern kann zunächst die Ausstellung einer korrekten Rechnung verlangen.

Sofern Sie Fragen zur ordnungsgemäßen Rechnungsstellung und den Pflichtangaben haben, sprechen Sie uns dazu gerne an.