In unserer Artikelserie stellen wir Ihnen digitale Werkzeuge vor und erläutern, welche Probleme damit effizienter gelöst werden können. Heute im Mittelpunkt: Digitale Lösungen für das Personalwesen.
Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren zahlreiche Bereiche des Arbeitslebens revolutioniert, und das Personalwesen bildet da keine Ausnahme, wie wir in unserer Artikelserie „Die Digitale Kanzlei“ in den vergangenen Monaten berichtet haben. Ein herausragendes Beispiel für diese Entwicklung ist die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) in Deutschland seit dem 01.01.2023.
Effizienter Prozess?
Mit der eAU sollte der Prozess der Krankmeldungen effizienter und papierlos gestaltet werden (siehe auch bdp aktuell 198). Anstatt wie bisher eine Papierbescheinigung zu verwenden, übermitteln Ärztinnen und Ärzte die Arbeitsunfähigkeitsdaten nun elektronisch an die Krankenkassen. Diese wiederum stellen die relevanten Daten den Arbeitgebenden elektronisch zur Verfügung, wodurch der bisherige Aufwand für Arbeitnehmende, die die Bescheinigung selbst an ihren Arbeitgebenden weiterleiten mussten, entfällt.
Jedoch ist dies nur die halbe Wahrheit. Da ein pauschaler Abruf der eAU nicht zulässig ist und keine automatische Benachrichtigung des Arbeitgebenden durch die Krankenkasse erfolgt, ist der Arbeitgebende weiterhin auf die Mitteilung des eAU-Ausstellungsdatums angewiesen. In der Regel ist dies zwar in den meisten Fällen der Tag der Krankmeldung, jedoch sind auch Konstellationen denkbar, wie bspw. bei der Ausstellung von Folgebescheinigungen oder längeren Krankenhausaufenthalten, wo der Arbeitnehmende dieses Datum nicht oder nicht rechtzeitig an den Arbeitgebenden kommuniziert oder ihm dieses vielleicht auch nicht genau bekannt ist. Der Abruf der Bescheinigung wird dadurch erschwert.
Die digitale eAU bietet Vorteile
Dies lässt sich nur verhindern, wenn Arbeitgebende und Arbeitnehmende im Krankheitsfall im Austausch stehen und die Information über das Datum und Dauer der Krankschreibung sowohl von den Ärztinnen und Ärzten sowie auch von den Arbeitnehmenden genau kommuniziert wird. Im Zweifel wird weiterhin eine papierbasierte Kopie der Bescheinigung dem Arbeitgebenden vorgelegt, wodurch der Mehrwert des digitalen Prozesses teilweise aber wieder aufgehoben wird.
Dennoch bietet die digitale eAU Vorteile. Die Informationen liegen der Krankenkasse und dem Arbeitgebenden in digitaler Form vor und können nicht mehr „verschlampt“ werden. Auch erhält der Arbeitgebenden eine übersichtliche Liste der Bescheinigungen eines jeden Arbeitnehmenden. Durch eine sortier- und filterbare Statusübersicht aller eAU-Abfragen kann die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung schneller und zuverlässiger erfolgen, und der Arbeitgebende behält den Überblick über den aktuellen Krankenstand.
Verbesserungen bei der Personalverwaltung
Aber nicht nur die eAU verändert die digitale Zusammenarbeit mit den Krankenkassen und oder im Personalbereich. DATEV arbeitet an einer Vielzahl von Verbesserungen im Bereich der Personalverwaltung. Hierzu zählt unter anderem der Personalbenchmark Online, die digitale Personalakte und die verbesserte Erfassung von Monats- und Beschäftigungsdaten.
Über den Personalbenchmark Online können Sie für (potenzielle) Arbeitnehmenden einen prognostizierten Marktwert in Form eines Jahresgesamtbruttos errechnen. Mithilfe Ihrer Angaben, in Verbindung mit anonymisierten DATEV Gehaltsabrechnungen und künstlicher Intelligenz, lässt sich somit das potenzielle Gehalt eines Arbeitnehmenden prognostizieren oder vergleichen, ob dieses über- oder unterdurchschnittlich angesetzt ist. Dabei fließen Parameter wie Beruf, der Ort auf Postleitzahlenebene, Unternehmensbranche, Berufserfahrung, Ausbildungsabschluss, Betriebszugehörigkeit und die Anzahl der Mitarbeitenden im Unternehmen mit in die Analyse ein. Dies kann zu einer besseren Einschätzung der Bewerber und einer faireren Entlohnung beitragen.
Zentrale Dokumentenverwaltung
Eine weitere Möglichkeit für die zentrale Verwaltung aller mitarbeiterbezogenen Dokumente und Informationen ist die Verwendung der DATEV-Personalakte. Anstatt physische Aktenordner zu durchforsten, können Personalabteilungen nun mit wenigen Klicks relevante Daten hinterlegen oder darauf zugreifen. Im Zeitalter von Homeoffice und globalen Märkten, spart dies nicht nur Zeit, sondern reduziert auch das Risiko von Informationsverlusten. Gegenüber der Ablage auf dem Dateisystem, häufig ohne Zugriffskontrollen oder Protokollierung, erfüllt die DATEV-Personalakte höchste Sicherheitsstandards und genügt den gesetzlichen Anforderungen an Datenschutz und Aufbewahrungspflichten, was wiederum Vertrauen schafft und rechtliche Risiken für das Unternehmen minimiert.
Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren zahlreiche Bereiche des Arbeitslebens revolutioniert, und das Personalwesen bildet da keine Ausnahme. Ein Beispiel für diese Entwicklung ist der Einsatz von KI und die digitale Personalakte, die in immer mehr Unternehmen Einzug hält.
Für weitere Informationen und Unterstützung bei der Einführung der digitalen Personalakte und digitalen eAUs stehen wir Ihnen gern zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns, um mehr über unsere Lösungen zu erfahren und wie wir Ihnen helfen können, Ihr Personalwesen zu digitalisieren.
