In einer neuen Artikelserie stellen wir Ihnen digitale Werkzeuge vor und erläutern, welche Probleme damit effizienter gelöst werden können. In dieser Ausgabe: DATEV digitale Belege
Ein effizientes Belegmanagement ist für Unternehmen jeder Größe von entscheidender Bedeutung. Durch die Digitalisierung haben sich hier neue Möglichkeiten eröffnet, um den Prozess der Belegverwaltung zu optimieren und zeitraubende manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren. Jeder Unternehmer weiß, wie aufwendig ein Vororttermin sein kann, wenn diese nur dazu dient Unterlagen auszutauschen. Auch eine steuerliche Nachprüfung kann unangenehm und sogar teuer werden, wenn Belege nicht (mehr) gefunden werden können.
Aber was ist eigentlich Belegmanagement? Welche Schmerzen haben Unternehmer damit? Und welche Abhilfe kann hier durch Digitalisierung geschaffen werden?
Was ist Belegmanagement?
Belegmanagement ist der Oberbegriff für das Erfassen, Speichern und Verwalten von Belegen. Das ist eine verpflichtende Tätigkeit, die mit Aufwand, Kosten und Fehleranfälligkeiten einhergeht. Beim manuellen Management müssen Belege und Unterlagen physisch mit dem Steuerberater ausgetauscht werden, die Erfassung ist durch das reine Abtippen der Daten fehleranfällig und das Filtern sowie die Schaffung von Übersichtlichkeit gestalten sich schwierig.
Die Funktion „Digitale Belege“ von DATEV Unternehmen Online bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten, um das Belegmanagement zu vereinfachen. Unternehmer können ihre Belege digital erfassen, speichern und verwalten. Die Software erlaubt das direkte Einscannen von Papierbelegen oder das Importieren von digitalen Dokumenten, beispielsweise per E-Mail oder aus anderen Anwendungen. Die Belege werden automatisch kategorisiert und können mit relevanten Informationen wie Rechnungsdaten oder Buchungskonten verknüpft werden.
Welchen Mehrwert bietet das digitale Belegmanagement?
Es löst nicht nur Probleme und erspart Aufwand, sondern bietet echten Mehrwert und Vorteile für Sie als Unternehmer. Zum einen spart man durch die automatisierte Verarbeitung, Kategorisierung und die damit zusammenhängende schnellere Belegsuche und Ablage wertvolle Zeit. zum anderen sorgt die digitale Belegverwaltung für Übersichtlichkeit und Ordnung.
Die Belege sind von überall aus einsehbar und durch die Möglichkeit der individuellen Kategorisierung sogar nach ihren individuellen Anforderungen filterbar. Die steuerliche Nachprüfung wird so zum Spaziergang und führt nicht zum Schweißausbruch. Außerdem sind die abgelegten Belege durch eine digitale Erfassung in Form von Scannen oder automatischer Texterkennung weniger fehlerbehaftet. Das nimmt einem als Unternehmer eine weitere Sorge.
Gewährleistung von Datensicherheit und -archivierung
DATEV Unternehmen Online gewährleistet einen sicheren Umgang mit den digitalen Belegen. Die Daten sind vor unbefugtem Zugriff geschützt, und DATEV sorgt für eine regelmäßige Datensicherung und -archivierung gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen. Wo also nun welcher Beleg ist und wie lange ich ihn nach gesetzlicher Aufbewahrungsfrist noch in dem Ordner aufbewahren muss, den ich gerade nicht finde, ist eine Sorge, die so nun nicht mehr entsteht. Allerdings sei hier der Hinweis erlaubt, dass bei der digitalen Belegverwaltung eine dokumentierte Verfahrensanweisung vorliegen muss.
Fazit
Digitales Belegmanagement löst die Probleme, mit denen Unternehmer beim manuellen Belegmanagement konfrontiert sind. Durch die Digitalisierung des Belegprozesses werden Zeit und Kosten eingespart, die Übersichtlichkeit und Datenqualität verbessert und der Datenschutz gewährleistet.
Die digitale Belegverwaltung ist ein wichtiger Schritt in Richtung einer effizienten und modernen Unternehmensführung. Unternehmer können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und haben gleichzeitig die Gewissheit, dass ihre Belegverwaltung professionell und ordnungsgemäß abgewickelt wird.
Wenn Sie weitere Informationen hierzu erhalten möchten, sprechen Sie uns gerne an.
