Die digitale Kanzlei (6) - Die digitale Belegfreigabe

In unserer Artikelserie stellen wir Ihnen digitale Werkzeuge vor und erläutern, welche Probleme damit effizienter gelöst werden können. Heute im Mittelpunkt: Digitale Lösungen für die Belegfreigabe

Auszeichnung bdp ist abermals Digitale DATEV-Kanzlei

bdp ist auch 2024 abermal als Digitale DATEV-Kanzlei zertifiziert worden. Damit zertifiziert die DATEV Kanzleien, die einen hohe Digitalisierungsgrad aufweisen.

In der zunehmend digitalisierten Geschäftswelt ist eine effiziente Verwaltung und Freigabe von Belegen entscheidend für den reibungslosen Ablauf von Geschäftsprozessen. DATEV Belegfreigabe online oder die Softwarelösung Candis bieten beispielsweise innovative Ansätze, um diese Prozesse zu digitalisieren und dabei die Kontrolle zu behalten ohne den Überblick zu verlieren. Anhand von Candis und DATEV wollen wir Ihnen die digitale Belegfreigabe erläutern. Wir bieten Ihnen an, bei allen Digitalisierungs- und Effizienzfragestellungen zur Seite stehen.

Traditionelle papierbasierte Freigabeprozesse sind oft zeitverzögert, ressourcenintensiv und fehleranfällig. Der Weg eines Belegs von der Erfassung bis hin zur finalen Freigabe ist durch häufige Abteilungs- und Zuständigkeitswechsel ineffizient, langwierig und anfällig für Informationsverluste. Auch die Nachvollziehbarkeit kann oft, beispielsweise aufgrund einer fehlenden Protokollierung, nicht vollständig gewährleistet werden. Um solche Probleme zu eliminieren, setzen sowohl DATEV Belegfreigabe online als auch Candis auf einen digitalen Freigabeprozess. Durch die gezielte Zuordnung von Belegen zu Abteilungen und zuständigen Freigebern wird nicht nur die Gefahr von Verzögerungen minimiert, sondern auch Transparenz geschaffen. Somit können Sie sicherstellen, dass nur geprüfte Rechnungen zur Verbuchung und Zahlung freigegeben werden.

Angenommen, ein Unternehmen hat einen Prozess für die Freigabe von Eingangsrechnungen implementiert. Früher wurde dieser Prozess ohne einen klar definierten Freigabeprozess manuell abgewickelt. Das Risiko war hoch, dass dabei versehentlich gefälschte oder zu hohe Rechnungen beglichen oder fehlerhafte Rechnungsangaben nicht erkannt wurden. Dies führte zu unnötigen Ausgaben und zu steuerlichen Risiken.

Nach der Einführung einer digitalen Belegfreigabe werden Rechnungen abhängig von der Leistungsart vor der Verbuchung in der Finanzbuchhaltung einem zuständigen Mitarbeiter oder einer Mitarbeitergruppe automatisch zur Prüfung vorgelegt. Je größer Ihr Unternehmen wird, umso größer könnten Sie beispielsweise die Beträge einstellen, für die eine Freigabe durch den prüfenden Mitarbeiter erforderlich ist, und so einzelnen Abteilungen mehr Verantwortung zuspielen. Hier wird bereits die vorteilhafte Skalierbarkeit digitaler Lösungen deutlich.

Zentral ist, dass im Rahmen der digitalen Belegfreigabe jede Rechnung über einem definierten Schwellenwert eine Freigabe erfordert. Damit kann der Prozess ganzheitlich nachverfolgt werden. Die verantwortliche Person kann den Freigabeprozess und zugehörige Rechnungen einsehen und so sicherstellen, dass die Ausgaben legitim und im wirtschaftlichen Rahmen sind. Nicht nur ermöglicht man so eine höhere Transparenz, sondern reduziert ebenfalls die Anzahl der Fehler, da diese schnell erkannt bzw. präventiv verhindert werden können. der Prozess wird beschleunigt und ermöglicht so, dass Skontovereinbarungen häufiger in Anspruch genommen werden können.

Der digitale und automatisierte Prozess ist ortsunabhängig, erfordert keine physischen Dokumente und ermöglicht eine schnellere Abwicklung. Dabei sind Compliance und Revisionssicherheit zu jederzeit gegeben. In Lösungen wie DATEV oder Candis entsprechen dann alle Transaktionen den internen Richtlinien und externen Vorschriften. Alle Belege sind digital archiviert, abrufbar und somit für jede Prüfung oder Revision schnell greifbar.

Insgesamt trägt eine digitale Belegfreigabe dazu bei, die Ausgaben besser zu kontrollieren, Transparenz zu schaffen, Prozesse zu optimieren und die Compliance sicherzustellen. Dieses Beispiel zeigt, wie die Implementierung einer Belegfreigabe die finanzielle Integrität und die operativen Abläufe eines Unternehmens verbessern kann.

Smarte Kreditkarten

Sie müssen sich ebenfalls häufiger die Fragen stellen: „Wer hat das gekauft?“ oder „Wo ist der Beleg?“, dann lesen Sie gerne unseren Artikel zum digitalen Ausgabenmanagement über smarte Kreditkarten und wie Sie bspw. mit Kreditkarten von Moss oder Pleo neue Potenziale freischalten. (bdp aktuell 202 | Mai 2023)

Smarte Kreditkarten Wer hat das gekauft? Wo ist der Beleg?

Wie können es Unternehmen ihren Mitarbeitern ermöglichen, eigenverantwortlich Anschaffungen zu machen, ohne selbst den Überblick zu verlieren und gleichzeitig ordnungsgemäß Buch zu führen?