In unserer Artikelserie stellen wir Ihnen digitale Werkzeuge vor und erläutern, welche Probleme damit effizienter gelöst werden können. Heute im Mittelpunkt: Digitale Lösungen für die Unternehmenssteuerung
bdp ist als digitale DATEV-Kanzlei zertifiziert. In unserer Artikelserie stellen wir Ihnen digitale Werkzeuge aus unserem Leistungsangebot für unsere Mandanten vor und erläutern, welche Probleme damit effizienter gelöst werden können. Heute im Mittelpunkt: Die digitale Unternehmenssteuerung.
Wie gelingt eine effektive Unternehmenssteuerung
Die digitale Transformation hat nicht nur die Arbeitsweise von Unternehmen revolutioniert, sondern auch die Art und Weise wie Daten erzeugt, aufbereitet und genutzt werden. Durch technologische Fortschritte sind die Kosten für Datenspeicherung und Rechenleistung drastisch gesunken, was die Datenhaltung erschwinglicher und zugänglicher macht. Durch die Analyse dieser Daten, können heute potenziell präzisere unternehmerische Entscheidungen getroffen werden.
Doch wie gelingt eine effektive Unternehmenssteuerung und wie lassen sich stundenlange Formatierungsarbeiten oder das Zusammensuchen von Kennzahlen aus unterschiedlichen Quellbereichen sowie regelmäßig neu erstellte unübersichtliche Excel-Tabelle vermeiden?
Wir werfen einen Blick auf die Herausforderungen und erklären, wie Unternehmerinnen und Unternehmer durch Tools wie beispielsweise DATEV Unternehmen Online, LucaNet oder Microsoft PowerBI unterstützt werden können, um effizienter zu agieren. Denn schon heute resultiert ein beträchtlicher Teil der eigenen Wettbewerbsvorteile aus der fortlaufenden Analyse der eigenen und extern verfügbaren Daten.
Wahl der Software richtet sich nach individuellen Anforderungen
Leider gibt es kein Universalprodukt, das in allen Fällen zu einem Unternehmen passen würde. Viel mehr richtet sich die Softwareauswahl nach den individuellen Anforderungen, dem Budget und Komplexität des Unternehmens.
Die kleinste und bei unseren Mandanten bereits eingesetzte Lösung ist „DATEV Auswertungspakete Rechnungswesen online“. So können Sie jederzeit an jedem Ort auf einen aktuellen Stand Ihrer Buchhaltung über DATEV Unternehmen Online zugreifen statt ein analoges PDF mit der aktuellen Summen- und Saldenliste (SUSA) und der betriebswirtschaftlichen Auswertung per Mail zugesendet zu bekommen.
Darüber hinaus können hier auch Ihre aktuellen Planzahlen hinterlegt und beispielsweise über den Controlling Report mit den tatsächlichen Zahlen und der Unternehmensentwicklung verglichen werden. Über eine Exportfunktion lassen sich alle Daten zudem direkt als Exceldatei herunterladen, verknüpfen und weiterverarbeiten.
Für die Weiterverarbeitung können Tools wie Microsoft PowerBI, Tableau oder Qlik genutzt werden. Diese schaffen eine nahtlose Integration verschiedenster Datensätze aus unterschiedlichen Quellen und damit eine ganzheitliche Sicht auf Ihr Unternehmen, um fundierte Prognosen und Budgets zu erstellen. Mittels übersichtlicher grafische Darstellungen lassen sich beispielsweise die in DATEV Unternehmen Online hinterlegten Daten, verknüpfen und in ansprechenden Reports übersichtlich aufbereiten und darstellen.
Durch die einheitliche Struktur und den Echtzeit-Dashboards von Microsoft PowerBI ist eine dynamische und reaktionsfähige Sicht auf die Unternehmenskennzahlen gegeben. Somit läuft das monatliche Reporting dann fast wie von selbst und Sie können leichter nachhaltige und wertschöpfende unternehmerische Entscheidungen für Ihr Unternehmen treffen.
Anspruchsvollere Tools für größere Unternehmen
Das zuvor beschriebene Vorgehen reicht bei größeren Gesellschaften oder Konzernen wiederum meist nicht aus. Um nachhaltige und zuverlässige unternehmerische Entscheidungen zu treffen, ist die Integration der einzelnen Gesellschaften und damit die Verknüpfung und Qualität der Daten entscheidend. Bei der Abbildung von Konzernstrukturen setzen Unternehmen daher häufig auf Lösungen wie LucaNet. LucaNet verfügt über verschiedene Schnittstellen mit denen Daten aus Datenquellen wie beispielsweise Buchhaltungs- und ERP-Systemen, Excel- oder andere Dateien verknüpft und eingespielt werden können. Diese eingespielten Daten können dann auch dem Wirtschaftsprüfer zur Verfügung gestellt werden.
Eine weitere Kernfunktion von LucaNet, ist die Möglichkeit der Konsolidierung. Die Konsolidierung von Finanzdaten ist für Unternehmen mit verschiedenen Tochtergesellschaften oft eine komplexe Aufgabe und wird daher meist in externe Hände gegeben. Mit LucaNet ist das nicht mehr zwingend notwendig. Es ermöglicht eine präzise und konsistente Konsolidierung, unabhängig von der Größe oder Struktur des Unternehmens.
Somit ist die Darstellung eines Konzernes sogar unter Berücksichtigung von Währungskursen in verschiedenen Ebenen möglich. Gleichzeitig können Sie dieselbe Struktur für die Ist- und die Planzahlen nutzen. Dabei bleibt das Programm flexibel und kann Unternehmen unterschiedlicher Größen in einem Konsolidierungskreis einbeziehen. Bis hin zu einer integrierten Planung, die Gewinn-und-Verlustrechnung (GuV), Liquidität und Bilanzplanung in sich stimmig abbilden kann, ist vieles möglich.
Systematische Planung ist unerlässlich für effektiven Einsatz der Software
Eine strukturierte konzeptionelle Vorbereitung ist jedoch entscheidend um eine solche Softwarelösung effektiv einzusetzen. Es ist wichtig, im Voraus Fragen zu klären, wie zum Beispiel, ob verschiedene Geschäftsbereiche, Filialen, Kostenstellen usw. einbezogen werden sollen. Zu diesem Zweck empfiehlt es sich, ein (kompaktes) Pflichtenheft zu erstellen, das als Leitfaden für die Umsetzung im Unternehmen dient kann. LucaNet kann allerdings nicht zaubern. Wird an der Anpassung an spezielle Gegebenheiten und insbesondere der korrekten Zuordnung, oder dem Inhalt der Daten gespart, realisieren Sie keine positiven Effekte (vgl. bdp aktuell 189).
Fazit
Die digitale Unternehmenssteuerung auf Basis aktueller und qualitativ hochwertiger Daten, bietet Unternehmen die Möglichkeit, flexibler, genauer und effizienter zu arbeiten. In Reporting- und Konsolidierungstools zu investieren ist eine wichtige strategische Entscheidung, um in einer zunehmend digitalen Geschäftswelt wettbewerbsfähig zu bleiben. Tools wie DATEV Unternehmen Online, Microsoft PowerBI und LucaNet unterstützen Sie dann nicht nur beim Reporting, der Konsolidierung und Planung, sondern auch in Ihrem Unternehmenserfolg. Sollten Sie Fragen zur Einrichtung von geeigneten und effizienten Reporting- und Konsolidierungstools haben, so sprechen Sie uns gerne an.
