Geldwäschegesetz - Teil 3  Was tun, wenn der Prüfer kommt?

Für viele Unternehmen kommt es unverhofft, jedoch ist es stets abseh- und erwartbar: Die zuständige Behörde kündigt sich an, um die Einhaltung der Vorschriften des Geldwäschegesetzes (kurz: GwG) zu überprüfen. Es ist entscheidend, auf diese Kontrollen gut vorbereitet zu sein. Gerne informieren wir Sie im letzten Teil unserer Artikelreihe über entsprechende Handlungsmöglichkeiten und wie Sie sich optimal auf eine Kontrolle durch die zuständige Behörde vorbereiten.

Vorbereitung der Unterlagen

Dokumentation

Es sollte sichergestellt sein, dass alle relevanten Dokumente und Nachweise der Behörde auf Anfrage unverzüglich vorgelegt werden können. Dazu gehören insbesondere:

• Kundenidentifikationen (z. B. Kopien von Ausweisen) und die dazugehörigen Dokumentationsbögen. Die Dokumentationsbögen sollten bereits vor Aufnahme der Geschäftsbeziehung vorgefertigt vorliegen, um dann entsprechend dem jeweiligen Geschäftspartner (bspw. bei einer juristischen Person) nur noch mit den konkreten Daten ausgefüllt werden zu müssen. Hierdurch wird sichergestellt, dass eine flächendeckend gleichmäßige Kundenidentifikation erfolgt und keine wichtigen Punkte und Daten übersehen oder vergessen werden. 
• Vertragsunterlagen zu der jeweiligen Geschäftsbeziehung,
• Nachweise über durchgeführte Risikoanalysen,
• Protokolle von eventuellen Schulungen und internen Meetings mit Bezug zur Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung,
• interne Sicherungsmaßnahmen und Verfahren zur Geldwäschebekämpfung und der Vorbeugung von Terrorismusfinanzierung. Dies kann durch die Erstellung in Form eines „Leitfadens“ erfolgen, durch welchen den Verpflichteten gewisse Handlungsanweisungen an die Hand gegeben werden, 
• Registrierung auf der Website der Financial Intelligence Unit (kurz: „FIU“)

Aktualität

Es sollte fortlaufend überprüft werden, ob alle Unterlagen auf dem neuesten Stand sind. Bei Änderungen der Rechtslage oder in den internen Prozessen sollten unbedingt auch die entsprechenden Dokumente aktualisiert werden, um eine effektive Vorbeugung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu gewährleisten.

Interne Schulung und Sensibilisierung

Interne Schulungen und die Sensibilisierung von Mitarbeitern sind für einen Großteil der Unternehmen verpflichtend und sollten dementsprechend auch durchgeführt und entsprechend dokumentiert werden. Die Schulungen sollten sich an alle Mitarbeiter richten, die mit geldwäscherelevanten Aufgaben betraut sind. Die Schulungen sollten neben den Grundlagen des Geldwäschegesetzes auch die Erkennung von verdächtigen Transaktionen beinhalten und wie die jeweiligen Verdachtsfälle der FIU zu melden sind. Alle Mitarbeiter sollten verstehen, wie ihr Verhalten zur Vermeidung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung beiträgt. 

Selbstprüfung und interne Kontrollen

Unabhängig von einer bevorstehenden Prüfung durch die Behörden sollten interne Kontrollen des Risikomanagements (Risikoanalyse und interne Sicherungsmaßnahmen) durchgeführt werden. Dabei sollte die Effektivität der internen Kontrollsysteme und potenzielle Schwächen oder Lücken aufgedeckt werden. 

Die Risikobewertung sollte fortlaufend aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass alle Risiken angemessen identifiziert und bewertet werden. Dabei sind auch Änderungen im Geschäftsbetrieb oder in der Gesetzgebung zu berücksichtigen. Neue Geschäftsbeziehungen sollten fortlaufend mit in die Bewertung einfließen. 

Proaktive Kommunikation

Empfehlenswert ist, es, die zuständige Behörde über alle relevanten Änderungen in dem jeweiligen Unternehmen, die die Einhaltung des GwG betreffen könnten, fortlaufend zu unterrichten. Zu beachten ist, dass es in verschiedenen Fällen sogar eine Pflicht zur Unterrichtung der zuständigen Behörde durch den Verpflichteten gibt, wie beispielsweise im Rahmen des § 6 Absatz 7 GwG. 

Ansprechpartner gegenüber der Behörde

Sinnvoll ist es zudem, eine bestimmte Person als Ansprechpartner für alle geldwäscherechtlichen Anfragen für die zuständige Behörde zu nennen. Dieser sollte gut informiert und in der Lage sein, auf Anfragen schnell zu reagieren. Hier bietet sich zuvörderst der Geldwäschebeauftragte des Unternehmens an, sofern das Unternehmen zur Ernennung eines Geldwäschebeauftragten im Sinne des § 7 GwG verpflichtet ist. 

Zusammenfassung

Die Vorbereitung auf eine Prüfung im Rahmen des Geldwäschegesetzes erfordert eine sorgfältige Planung, transparente Kommunikation und ein proaktives Vorgehen. Indem das jeweilige Unternehmen die oben genannten Schritte befolgt, kann sichergestellt werden, dass es gut vorbereitet ist und die rechtlichen Anforderungen erfüllt. 

Das Ziel ist es, eine beanstandungsfreie Prüfung durch die zuständige Behörde zu erreichen und damit empfindliche Strafen und einen möglichen Reputationsverlust zu vermeiden. Um sicherzugehen, dass alle gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt werden, ist eine fachkundige Beratung äußerst hilfreich. Gerne unterstützen wir Sie dabei mit unserem Fachwissen und schaffen damit die Grundlage, dass auch im Falle einer kurzfristigen Kontrolle durch die zuständige Behörde, Sie die rechtlichen Voraussetzungen des Geldwäschegesetzes vollumfänglich erfüllt haben.