Geldwäschegesetz - Teil 2  Verpflichtende ToDos

In unserer vorherigen Ausgabe haben wir Sie darüber informiert, welche Berufsgruppen von dem Geldwäschegesetz (kurz: GwG) betroffen sind. Denn das Geldwäschegesetz hat erhebliche Auswirkungen für dessen Adressaten, die sogenannten „Verpflichteten“. 

Diesen Personen und Unternehmen legt der Gesetzgeber verschiedene Verhaltenspflichten auf. Sie sind verpflichtet, Maßnahmen zur Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung umzusetzen. Dabei gibt es eine Vielzahl von Regularien und Besonderheiten zu beachten, über die wir Sie gerne informieren.

Das Risikomanagement

Gemäß § 4 GwG müssen die Verpflichteten zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung über ein wirksames Risikomanagement verfügen, das im Hinblick auf Art und Umfang ihrer Geschäftstätigkeit angemessen ist. Dabei umfasst das Risikomanagement eine Risikoanalyse sowie interne Sicherungsmaßnahmen. 

Die Risikoanalyse gemäß § 5 GwG

Eine der zentralen Anforderungen des Geldwäschegesetzes ist die Durchführung einer fundierten Risikoanalyse. Diese Analyse ermittelt das Risiko, dass Ihr Unternehmen für Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung missbraucht werden könnte. Sie muss regelmäßig aktualisiert und entsprechend dokumentiert werden. Hierzu gehören unter anderem die Branche, die geografische Lage des Unternehmens, die angebotenen Produkte und Dienstleistungen sowie das Kundenprofil.

Bei der Ermittlung, ob ein potenziell geringeres oder ein potenziell höheres Risiko vorliegt, dass die Geschäftsbeziehung für Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung missbraucht wird, werden in der Anlage 1 beziehungsweise Anlage 2 zum GwG verschiedene Faktoren aufgezählt, welche in die Bewertung miteinfließen.

Interne Sicherungsmaßnahmen gemäß § 6

Die internen Sicherungsmaßnahmen basieren auf der Risikoanalyse. Dadurch sollen geeignete Maßnahmen ergriffen werden, um die jeweiligen Risiken zu minimieren. Die internen Sicherungsmaßnahmen sind somit die Folge des im Rahmen des Risikomanagements festgestellten hohen oder geringen Risikos im Hinblick auf Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. 

Die Verpflichteten haben angemessene geschäfts- und kundenbezogene interne Sicherungsmaßnahmen zu schaffen, um die Risiken von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung in Form von Grundsätzen, Verfahren und Maßnahmen zu steuern und zu mindern. 

Die Verpflichteten verfassen somit eine Art „Leitfaden“. Dieser Leitfaden soll den Verpflichteten und deren Mitarbeitern Handlungsanweisungen an die Hand geben, wie sie sich in bestimmten Situationen verhalten sollen. Diese „Anleitung“ soll ein Bewusstsein für bestimmte Risikosituationen schaffen und ein konsequentes Vorgehen gegen einen möglichen Missbrauch der Geschäftsbeziehung gewährleisten. 

Sorgfaltspflichten

Die Verpflichteten des GwG müssen grundsätzlich umfangreiche Sorgfaltspflichten erfüllen. Dabei ist zu beachten, dass der Gesetzgeber einige Ausnahmen im Hinblick auf die Einhaltung der Sorgfaltspflichten vorsieht. So müssen beispielsweise gemäß § 10 Absatz 6a Nummer 12 c) GwG Güterhändler nur bei Vorliegen bestimmter Voraussetzungen die allgemeinen Sorgfaltspflichten erfüllen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn bei einer Transaktion die Bargeldgrenze von 2.000 Euro bei Edelmetallen (Gold, Silber und Platin) oder 10.000 Euro bei sonstigen Gütern überschritten wird.

Die allgemeinen Sorgfaltspflichten

Die allgemeinen Sorgfaltspflichten müssen insbesondere bei der Begründung einer neuen Geschäftsbeziehung erfolgen und beinhalten:

• Die Identifizierung des Vertragspartners:
  Bei der Aufnahme einer neuen Geschäftsbeziehung muss die Identität des Kunden festgestellt und überprüft werden (beispielsweise durch Ausweisdokumente).
• Die Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten:
  Wenn der Kunde im Auftrag Dritter handelt, muss ermittelt werden, wer der wahre wirtschaftlich Berechtigte ist, das heißt, welche Person wirklich „hinter dem Geschäft steht“.
• Die Einholung und Bewertung von Informationen über den Zweck und über die angestrebte Art der Geschäftsbeziehung, soweit sich diese Information nicht zweifelsfrei aus der Geschäftsbeziehung ergibt.
• Die Feststellung mit angemessenen, risikoorientierten Verfahren, ob es sich bei dem Vertragspartner oder dem wirtschaftlich Berechtigten um eine politisch exponierte Person, um ein Familienmitglied oder um eine bekanntermaßen nahestehende Person handelt.
• Kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehung:
  Geschäftsbeziehungen sind regelmäßig zu überwachen, um Auffälligkeiten oder Risiken frühzeitig zu erkennen.

Vereinfachte und verstärkte Sorgfaltspflichten

Je nachdem, welche Risikofaktoren im Rahmen der Risikoanalyse ermittelt wurden, können die allgemeinen Sorgfaltspflichten entweder durch sogenannte vereinfachte Sorgfaltspflichten nach § 14 GwG abgemildert oder im Hinblick auf die verstärkten Sorgfaltspflichten nach § 15 GwG intensiviert werden. Völlig außer Acht gelassen dürfen die allgemeinen Sorgfaltspflichten jedoch unabhängig von den ermittelten Risikofaktoren zu keinem Zeitpunkt. 

Der Gesetzgeber gestattet den Verpflichteten vielmehr, im Hinblick auf die konkrete Risikosituation dynamisch und der Situation angepasst mit entsprechenden Maßnahmen zu reagieren. So ist es beispielsweise möglich, bei lediglich geringer Risikosituation eine Identifizierung des Geschäftspartners auch ohne amtliches Ausweisdokument vorzunehmen.

Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten

Die Verpflichteten des Geldwäschegesetzes sind verpflichtet, alle Unterlagen, die zur Erfüllung der Sorgfaltspflichten und der Risikoanalyse genutzt werden, ordnungsgemäß zu dokumentieren und für mindestens fünf Jahre aufzubewahren. Dazu zählen unter anderem:

• Kopien von Ausweisdokumenten
• Verträge
• Informationen zur Herkunft von Vermögenswerten

Meldepflichten

Wenn Sie als Verpflichteter des GwG verdächtige Transaktionen oder Aktivitäten feststellen, die auf Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung hindeuten könnten, besteht eine Meldepflicht gegenüber der sogenannten „Financial Intelligence Unit“ (kurz: FIU). Verdächtige Vorgänge dürfen nicht ohne vorherige Meldung abgewickelt werden.

Bußgelder und Sanktionen

Die Nichtbeachtung der Vorschriften des GwG kann erhebliche Konsequenzen nach sich ziehen. Verstöße, wie das Nichtmelden verdächtiger Transaktionen oder mangelhafte Kundenidentifikation, können zu empfindlichen Bußgeldern und Strafen führen. Unternehmen können auch durch Reputationsschäden langfristig beeinträchtigt werden

Zusammenfassung 

Verpflichtete sollten eine vollständige Risikoanalyse erstellen und damit das Risiko ermitteln, dass sie von Geschäftsbeziehungen für Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung missbraucht werden. Diese Risikoanalyse sollte fortlaufend aktualisiert werden. 

Zudem sollten die allgemeinen Sorgfaltspflichten gegenüber den Kunden erfüllt und je nach Risikofaktoren abgemildert oder intensiviert werden. Die erstellten Dokumente, die beispielsweise die persönlichen Daten der Kunden enthalten, welche im Rahmen der Identifizierung festgestellt wurden, sind gemäß den Vorschriften für mindestens fünf Jahre aufzubewahren. Verdächtige Geschäftsbeziehungen sind unverzüglich an die zuständige Behörde, namentlich die FIU, zu melden. Hierfür ist eine Registration auf der Website der FIU zwingend erforderlich und sollte bereits jetzt erfolgen. 

Wenn Sie Unterstützung beispielsweise bei der Erstellung einer Risikoanalyse oder der Ausarbeitung von internen Sicherungsmaßnahmen benötigen, stehen wir Ihnen gerne mit unserem Fachwissen zur Verfügung. Wie Sie sich optimal auf eine mögliche Prüfung durch eine Behörde vorbereiten, erfahren Sie unserer nächsten Ausgabe von bdp aktuell.