Da der Einkauf oft der größte Kostenblock ist, sichert ein optimiertes Beschaffungsmanagement die meisten Reserven.

Noch vor dem Personal ist der Einkauf in produzierenden Unternehmen fast immer der größte Kostenblock. So macht der Materialeinsatz oft bis zu 75 % der Umsatzerlöse aus. Dennoch wird er regelmäßig wie das fünfte Rad am Wagen behandelt, obwohl hier regelmäßig die größten Reserven liegen: 5 bis 10 % lassen sich nach der Reorganisation des Beschaffungswesens stets sparen, womit frische Liquidität geschaffen wird. Beim Restrukturierungsprozess sind externe Berater hilfreich.

„Mitarbeiter fristen ihr Dasein als einfache Disponenten, vielfach führen die Einkäufer neben dem  Einkauf noch weitere Nebentätigkeiten aus, die IT-Infrastruktur ist veraltet, kurzum, der ganze Beschaffungsprozess  ist unproduktiv und ineffizient organisiert“, berichtet Steffen Russ von der bdp Venturis Management Consultants GmbH und rät, den Einkauf als strategische Komponente zu betrachten. „Der Einkaufsvorgang darf sich nicht in der klassischen Erfüllung von Bedarfsmeldungen erschöpfen“, so Russ.

Sparen mit Pfennigartikeln

Einkaufsvolumina werden üblicherweise in A-, B- und C-Kategorien unterteilt: Dabei machen die Kategorien A und B mit einer kleinen Zahl von manchmal nur 5 bis 15 Artikeln oder Komponenten bis zu 95 % des Einkaufsvolumens aus. Der kleine Rest des Umsatzvolumens der Kategorie C entfällt wiederum auf das Gros aller Artikel, die in einem Unternehmen geordert werden, nämlich oft 70 bis 80 %. Dies sind normalerweise sogenannte Pfennigartikel wie Gegenstände für den Arbeitsschutz, den Instandhaltungs- oder den Bürobedarf.

Solche Pfennigartikel  werden oft auf Zuruf geordert und dann beispielsweise teuer im nächstgelegenen Baumarkt erworben. Weder wird dabei auf gleichbleibende Qualität noch gar auf entsprechendes Einsparpotenzial geachtet. „Aber auch diese kleinen Artikel sollten im Unternehmen katalogisiert und regelmäßig einer Überprüfung unterzogen werden“, so Russ.

Nutzung von e-Procurement-Einkaufsplattformen

Es empfiehlt sich, den Einkauf als Ganzes im Blick zu behalten und ihn in die Fertigungssteuerung einzubinden sowie das Lieferantenmanagement zu professionalisieren. Für klein- und mittelständische Unternehmen lohnt sich der Zusammenschluss zu Einkaufsgemeinschaften und die Nutzung moderner, sogenannter e-Procurement-Einkaufsplattformen. Diese bieten nicht nur die Bestellabwicklung an, sondern vereinfachen und reduzieren durch monatliche Sammelrechnungen auch den Buchungsaufwand erheblich. Mit entsprechenden Schnittstellen können die Rechnungen direkt in das Buchhaltungssystem des Unternehmens eingespeist werden. Auch Zahlungskonditionen sollten möglichst vereinheitlicht und die Möglichkeit von Skontozahlungen genutzt werden. „Je größer die Firma und je schneller sie gewachsen ist, desto mehr unterschiedliche Zahlungskonditionen gibt es “, so Russ.

Dabei müssen die Lieferanten nicht immer die preiswertesten Anbieter sein. Über höhere Einkaufsvolumina können durchaus bessere Konditionen erreicht werden. Mehr und mehr geht der Trend auch dahin, dass komplette Lieferketten aufgebaut werden, etwa für vorgefertigte Komponenten (Supply-Chain-Management). Dies wird vor allem von Automobilzulieferern oder Maschinenbauern genutzt.

Liquiditätsgewinn durch Abbau von Lagerbeständen

Ebenfalls erhebliche Liquiditätsreserven lassen sich durch die Optimierung von Lagerbeständen heben. In vielen Unternehmen werden über längere Zeit Lagerbestände angesammelt, ohne diese regelmäßig einer kritischen Prüfung zu unterziehen. Hier kann die Analyse des Verbrauchsverhaltens für die einzelnen Artikel und eine darauf abgestimmte Optimierung des Bestellverhaltens (Mengen, Zyklen) oder auch das Einrichten von Konsignationslagern beträchtliche Liquiditätsreserven freisetzen.

Schutzmaßnahmen gegen Betrug

Kritisch und richtig teuer kann es werden, wenn Schutzmaßnahmen gegen Betrug und Korruption im Unternehmen vernachlässigt werden. Hier sollten verschiedene  Aspekte beherzigt werden. So sollte das Vieraugenprinzip bei Bestellvorgängen gelten, Nebentätigkeiten oder indirekte finanzielle Beteiligung bei Geschäftspartnern angezeigt werden.

Das Anfüttern der Mitarbeiter durch Einladungen, Geschenke und Ähnliches sollte tunlichst verhindert werden oder zumindest nachverfolgbar sein. Festgeschriebene Richtlinien für die Mitarbeiter im Einkauf und für Lieferanten sind daher unerlässlich. „Verhaltensregeln im Einkauf sollten unbedingt auch in die Compliance-Richtlinien des Unternehmens eingearbeitet werden“, rät Russ.