Supply Chain Management (V)  Personal im Einkauf

Die Rolle des Personals in einer modernen Einkaufsorganisation analysieren wir zum Abschluss unserer fünfteiligen Serie über das Supply Chain Management.

Schaut man heute in moderne und straff organisierte Einkaufsabteilungen, stellt der gewissenhafte Betrachter schnell fest, dass das Berufsbild des Einkäufers in den letzten Jahren erhebliche Veränderungen erfahren hat. Während in vielen klein- und mittelständischen Unternehmen noch immer sein Dasein als Bestellabwickler gelebte Praxis ist, entwickeln sich die Einkäufer in modern geführten Einkaufsabteilungen zunehmend zu Strategen, welchen einen erheblichen Wertbeitrag zum Unternehmenserfolg leisten.

Diese Entwicklung führt dazu, dass auch Nachwuchskräfte interessante Perspektiven im Einkauf finden. Trotzdem zeigt sich immer wieder, dass viele Unternehmen erhebliche Schwierigkeiten haben, qualifiziertes Einkaufspersonal zu finden und dies langfristig zu motivieren. Woran liegt dies?

Eine klassische Ausbildung oder Studium zum Einkäufer gibt es nicht. Zwar wird in Berufsausbildungen und in betriebswirtschaftlichen Studiengängen Einkaufswissen wie Methodenkompetenz, kaufmännisches Grundwissen oder juristische Grundkenntnisse vermittelt. In der Praxis zeigt sich jedoch schnell, dass dies zwar notwendiges Rüstzeug ist. Der Transfer von der Theorie zur Praxis stellt jedoch für viele eine große Hürde dar.

Die für Einkäufer wichtigen Eigenschaften werden nicht oder können nur schwer vermittelt werden, da die Einsatzfelder im Einkauf eine erhebliche Breite aufweisen. Vielfach ist branchenspezifisches, fachspezifisches oder technisches Wissen erforderlich, um den Anforderungen des jeweiligen Unternehmens Rechnung zu tragen. Zudem bedarf es im Einkauf immer einer großen Portion Neugier, den Drang nach Veränderung und kontinuierlicher Verbesserung sowie einem Gespür für den jeweiligen Markt. Lust am Verhandeln, Verhandlungsgeschick und, heute wichtiger denn je, Fremdsprachenkenntnisse sowie strukturierte Arbeitsweise werden als zwingend notwendig vorausgesetzt.

Derart qualifizierte Mitarbeiter finden sich nur schwer. Oft liegt dies an der stiefmütterlichen Stellung des Einkaufs in den einzelnen Unternehmen, während Vertriebsabteilungen Bewerber mit hohen Einstiegsgehältern, Boni und Dienstwagen locken. Die Einkäufer werden oft vergleichsweise schlecht bezahlt, genießen einen geringen Stellenwert, haben in der Regel schlechte Entwicklungschancen und sind völlig unzureichend motiviert.

Motivation im Einkauf zahlt sich aus

Dabei zahlt sich eine hohe Motivation im Einkauf direkt für das Unternehmen aus. Jeder Euro, der im Einkauf gespart wird, ist eins zu eins ein positiver Beitrag zum Ergebnis. Eine angemessene und ansprechende Vergütung ist hierfür sicherlich ein wichtiges Mittel, um zur Motivation der Einkäufer beizutragen. Für nachhaltige Erfolge wichtiger sind jedoch konkrete Ziele. Solche werden regelmäßig in Form von Zielvereinbarungen mit den Einkäufern verhandelt. Eine zielführende Methode die Einkäufer erfolgreich zu führen und zu Erfolgen anzuspornen, bietet dabei SMART.

Das Geheimnis der SMART-Formel ist hierbei recht einfach: Ziele sollten

• spezifisch,
• messbar,
• akzeptiert,
• realistisch und
• terminiert sein.

„Spezifisch“ sind nur Ziele, welche zur jeweiligen Abteilung passend sind. Die vereinbarten Ziele müssen „messbar“ sein. Hierfür sind konkrete Kennzahlen zu entwickeln, welche die Leistung konkret erfassen und bewertbar machen.

Wichtig ist, dass der Mitarbeiter die jeweiligen Ziele „akzeptiert“. Hierfür ist es regelmäßig sinnvoll, gemeinsam mit dem Mitarbeiter Ziele zu definieren. Nur vom jeweiligen Mitarbeiter als wichtig wahrgenommene Ziele motivieren zum Nachdenken und werden positiv aufgenommen.

Alle Zielvorgaben müssen „realistisch“, also auch erreichbar sein. Von Anfang an unerreichbare Ziele werden nicht angenommen und führen schnell zur Frustration bei den Mitarbeitern.

Ziele können schlussendlich nur erfolgreich verwirklicht werden, wenn sie „terminiert“ sind, das heißt, dass für die Erreichung ein konkreter Terminplan mit klar definierten Meilensteinen aufgestellt und auch eingehalten wird.

Kommunikation ist unvermeidbar

Für all diese Schritte gilt ganz klar: Kommunikation ist unvermeidbar. Aufgabe des Vorgesetzten ist es immer wieder, den Kontakt zum Mitarbeiter zu suchen und mit diesem gemeinsam die Ziele zu erörtern. Bedenken des Mitarbeiters müssen ernst genommen und positiv beachtet werden. Die Ziele müssen zudem immer wieder erklärt, Gründe für Gefährdungen gemeinsam besprochen und mögliche Kurskorrekturen abgestimmt werden.

Um Einkäufer heute langfristig an ein Unternehmen zu binden, ist es unumgänglich Entwicklungsperspektiven aufzuzeigen. So steht insbesondere in mittelständischen Unternehmen den Mitarbeitern im Einkauf der klassische Weg vom operativen zum strategischen Einkäufer hin zum Teamleiter oder Einkaufsleiter offen. Hierzu ist es unumgänglich, frühzeitig auf qualifizierte Mitarbeiter zuzugehen und ihnen entsprechende Wege aufzuzeigen. Neben fachlicher Erfahrung spielen je nach Hierarchieebene vor allem organisatorische, soziale und persönliche Kompetenzen eine wichtige Rolle.

Um diese Qualifikationen schrittweise zu entwickeln, müssen Einkäufer von ihrem Arbeitgeber ausreichend Möglichkeiten geboten bekommen, ihre kaufmännischen Fähigkeiten, aber auch sozialen Kompetenzen weiterzuentwickeln. Erfahrungsgemäß bestehen hier oft erhebliche Defizite.

Gern unterstützen wir Sie mit unserer langjährigen Erfahrung im Bereich Einkauf bei der Weiterentwicklung Ihres Personals.