Grundkurs Kassenbuchführung  Das ordnungsgemäße Kassenbuch

Bei Betriebsprüfungen wird zunehmend die ordnungsgemäße Führung des Kassenbuchs zum Streitpunkt. Werden vom Fiskus vorhandene Angaben im Kassenbuch bestritten oder fehlende Angaben bemängelt, kann das für das Unternehmen gravierende Folgen haben. Wird nämlich bei der Prüfung die Kassenbuchführung beanstandet, dann können die Bargeldbewegungen vom Finanzamt geschätzt werden. Es ist kaum anzunehmen, dass dies zum Vorteil des Unternehmens ist. Barbara Klein erläutert deshalb die Grundprinzipien eines ordnungsgemäßen Kassenbuchs.

Das Kassenbuch beinhaltet sämtliche Geschäfte des Unternehmens, die bar getätigt werden. Die Kassenführung bietet deshalb dem Finanzamt und dem Unternehmer eine Kontrollmöglichkeit der Bargeldbewegungen.

Wer ist verpflichtet, ein ordnungsgemäßes Kassenbuch zu führen?

Wer gesetzlich buchführungspflichtig ist, hat damit auch eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung nachzuweisen. Bei der Einnahmen-Überschussrechnung ist der Unternehmer ebenfalls verpflichtet, Bargeldbewegungen und den Bargeldbestand nachvollziehbar zu dokumentieren.

Arten der Kassenführung

Die Grundvoraussetzung für eine ordnungsgemäße Kassenführung ist die Existenz einer Geschäftskasse, die die betrieblichen und privaten Gelder trennt. Dabei steht es dem Unternehmer frei, für welches Kassensystem er sich entscheidet.

Die Führung einer offenen Ladenkasse erfolgt ohne eine technische Unterstützung. Diese Art der Kassenführung wird insbesondere im Einzelhandel oder der Gastronomie angewandt. Dabei wird von Hand jede Geldbewegung im Kassenbuch erfasst. Die einzelnen Bareinnahmen müssen nicht festgehalten werden, wenn eine Veräußerung geringwertiger Waren an eine Vielzahl von Kunden stattfindet. In diesem Fall reicht die rechnerische Ermittlung der Summe der täglichen Bareinnahmen mittels eines Kassenberichtes.

Elektronische Registrierkassen werden hauptsächlich im Handel und im Gastronomiebereich angetroffen. Beim Einsatz solcher Kassensysteme im Unternehmen ist der Z-Bon unbedingt aufzubewahren, also der Tagesendsummenbon mit Ausdruck des Nullstellungszählers. Die zu archivierenden Tagesberichte sollen folgende Angaben enthalten:

• Name des Unternehmens,
• Datum und Uhrzeit des Abrufs,
• fortlaufende Z-Nummer,
• Zahl der erfolgten Tages- bzw. Periodenabrufe,
• Kundenanzahl,
• Stornobuchungen,
• Retouren,
• Zahlungswege,
• Entnahmen,
• Waren-, Hauptgruppen- oder Spartenberichte,
• alle weiteren Auswertungen, die im Zuge des Tagesabschlusses abgerufen und ausgedruckt wurden, z. B. betriebswirtschaftliche Auswertungen oder sonstige Finanzberichte.

Die Tageseinnahmen aus der elektronischen Registrierkasse werden in das Kassenbuch übernommen, Barausgaben, Entnahmen und Einlagen werden hier zusätzlich einzeln erfasst. Die Kassenführung kann auch über eine PC-Kasse erfolgen. Hierbei muss eine zertifizierte Kassenbuch-Software eingesetzt werden.

Anforderungen an das Kassenbuch

Die Aufzeichnungspflichten beinhalten, dass

• Geschäftsvorfälle hinsichtlich der Entstehung und Abwicklung nachvollzogen,
• Betriebseinnahme, Betriebsausgabe, Einlage und Entnahme aufgezeichnet sowie
• sämtliche Geschäftsvorfälle vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet werden.

Die Eintragungen sind in deutscher Sprache im Kassenbuch am gleichen Tag (spätestens am Folgetag) vorzunehmen. Des Weiteren sollen die Bruttobeträge in Euro erfasst werden. Der Kassenbestand soll zumindest am Ende eine Kassenbuchseite bzw. zum Ende des Abrechnungszeitraums (z. B. Monat) ermittelt werden. Im Kassenbuch sind keine Leerzeilen zugelassen. Des Weiteren dürfen Eintragungen nicht mit Bleistift vorgenommen werden, und Änderungen im Kassenbuch sind abzuzeichnen. Dabei müssen alter und neuer Eintrag lesbar bleiben.

Mögliche Fehlerquellen

Das Finanzamt kann aufgrund von Fehlern in der Kassenführung die Einnahmen oder Ausgaben schätzen. Beanstandet der Betriebsprüfer Mängel in der Kassenführung, so wird die Ordnungsmäßigkeit der Kasse nicht verworfen, solange das Ausmaß der Mängel gering bleibt. Zu den typischen Fehlern der Kassenbuchführung gehören z. B., dass

• Kassenbewegungen gar nicht, falsch oder doppelt erfasst werden,
• Belege nicht vollständig aufbewahrt werden,
• Kassenbucheintragungen ohne Beleg vorgenommen werden,
• keine Eigenbelege für Privatentnahmen erstellt werden,
• keine zeitnahe Erfassung der Bewegungen im Kassenbuch erfolgt,
• die jederzeitige Kassensturzfähigkeit nicht gewährleistet ist,
• bei Korrekturen der ursprüngliche Eintrag nicht mehr lesbar ist,
• bei Einsatz von elektronischen Registrierkassen das Journal täglich gelöscht wird und Tagesendsummenbons nebst fortlaufender Nummerierung des Z-Zählers nicht aufbewahrt werden,
• nicht sämtliches Hartgeld gezählt wird,
• unglaubwürdig hohe Kassenbestände über einen längeren Zeitraum bestehen,
• immer gerade bzw. runde Kassenbestände bestehen,
• ein negativer Kassenbestand besteht,
• nicht zertifizierte Kassensoftware eingesetzt wird,
• Datenbestände nicht mehr lesbar gemacht werden können sowie
• notwendige Unterlagen nicht oder nicht lange genug aufbewahrt werden.

Bei einer nicht ordnungsgemäßen Kassenbuchführung drohen Sanktionen bis hin zu einem Steuerstrafverfahren.

Fazit

Bei Betriebsprüfungen wird bei einem nicht ordnungsgemäß geführten Kassenbuch geschätzt - und zwar sicher nicht zugunsten des geprüften Unternehmens. Und spätestens dann, wenn eine fehlerhafte Kassenführung den Verlust der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung zur Folge hat, wünscht sich der Unternehmer, sich früher mit diesem Thema auseinandergesetzt zu haben. Dafür stehen wir Ihnen jederzeit gerne und kompetent zur Verfügung.