Mindestlohn  Lösungen für bekannte Probleme

Seit dem 01. Januar 2015 gilt deutschlandweit ein gesetzlicher Mindestlohn in Höhe von 8,50 Euro brutto je Zeitstunde. Dies wird im sogenannten Mindestlohngesetz (MiLoG) geregelt. Die ersten Monate Praxiserfahrung im Umgang mit dem Mindestlohn haben gezeigt, dass viele Fragen zur Umsetzung der neuen gesetzlichen Vorgaben unbeantwortet geblieben sind. Peter Beblein, Steuerberater und Lohnbuchhaltungsexperte bei bdp Rostock, zeigt im folgenden Beitrag Lösungswege für die wichtigsten Praxisprobleme auf.

Unter anderem bestehen sowohl bei Arbeitgebern als auch bei Arbeitnehmern nach wie vor Unsicherheiten über die Einbeziehung verschiedener Vergütungsbestandteile in die Mindestlohnberechnung sowie den richtigen Umgang mit Arbeitszeitkonten, den Arbeitszeitaufzeichnungen und der sogenannten Auftraggeberhaftung. Inzwischen liegen jedoch Aussagen des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS), der Deutschen Rentenversicherung (DRV) und des Zolls sowie Klarstellungen der Bundesregierung vor.

Auf der Seite www.der-mindestlohn-gilt.de stellt das BMAS Erläuterungen und weitergehende Hinweise zum neuen Gesetz bereit. Zudem liegen mittlerweile vier Verordnungen zum MiLoG sowie erste Gerichtsentscheidungen vor.

Sachleistungen zählen nicht mit

Bei dem Mindestlohn handelt es sich um einen Bruttolohn je Zeitstunde, der grundsätzlich als Geldleistung zu berechnen und auszuzahlen ist. Sachleistungen sind dagegen grundsätzlich nicht im Sinne einer Anrechnung auf den Mindestlohnanspruch berücksichtigungsfähig. Zahlungen des Arbeitgebers sind als Bestandteile des Mindestlohns anzuerkennen, wenn diese für die gewöhnliche Arbeitsleistung des Arbeitnehmers erfolgen. Zahlungen, die ein Arbeitnehmer nicht unmittelbar für die gewöhnliche Arbeitsleistung, sondern für besondere Umstände erhält (z. B. Zuschläge für Sonn- und Feiertagsarbeit, Überstundenzuschläge), sind nicht berücksichtigungsfähig.

Typische Einmalzahlungen wie zum Beispiel ein Weihnachtsgeld oder ein zusätzliches Urlaubsgeld sind nur für den Fälligkeitszeitraum anrechnungsfähig, in dem diese (ggf. auch anteilig) gezahlt werden. Es empfiehlt sich daher, solche typischen Einmalzahlungen zukünftig ggf. als anteilige regelmäßige monatliche Zahlungen auszugestalten.

Aufzeichnungspflichten

Bei geringfügig beschäftigten Arbeitnehmern sowie bei Arbeitnehmern in einer der in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Branchen (z. B. Baugewerbe, Gaststätten und Hotels, Speditionen) existieren besondere Aufzeichnungspflichten. Diese bestehen darin, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen. Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren, beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt.

Das BMAS stellt dabei klar, dass diese Dokumentation keine spezielle Form erfordert, sondern z. B. handschriftlich auf einem einfachen Stundenzettel vermerkt werden kann. Auch Arbeitspausen müssen nicht gesondert ausgewiesen werden. Unterschriften des Arbeitgebers oder des Arbeitnehmers sind nicht erforderlich. Die Aufzeichnungen verbleiben beim Arbeitgeber und müssen lediglich bei einer Kontrolle durch den Zoll vorgezeigt werden.

In den im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Wirtschaftsbereichen beschränken sich die zusätzlichen Dokumentationspflichten auf Beschäftigte mit verstetigten regelmäßigen Monatsgehältern von höchstens 2.958 Euro.

Dabei ist zu beachten, dass für alle Arbeitnehmer bereits nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit sowie der entsprechende Arbeitszeitausgleich aufgezeichnet werden muss. Minijobber in Privathaushalten sind komplett von der Aufzeichnungspflicht ausgenommen.

Umrechnung von Festgehältern auf Stundenlöhne

Die Umrechnung von Festgehältern auf einen Stundenlohn zur Prüfung der Einhaltung des Mindestlohns wird seit Inkrafttreten des Mindestlohngesetzes diskutiert. Das Gesetz gibt dazu keine eindeutige Auskunft. Aus der Regelung zur Fälligkeit (§ 2 Abs. 1 MiLoG) lässt sich schließen, dass zur Prüfung über die Einhaltung des Mindestlohns die in jedem Monat tatsächlich geleisteten Stunden ausschlaggebend sind. Das würde aufgrund der unterschiedlichen Anzahl der Arbeitstage in den Monaten zu jeweils unterschiedlichen Mindestlöhnen führen.

Der § 2 Abs. 2 MiLoG bietet jedoch eine Ausnahmeregelung, wonach von den tatsächlich geleisteten Stunden pro Monat abgewichen werden kann, wenn die über die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit hinausgehenden Stunden auf einem schriftlich vereinbarten Arbeitszeitkonto erfasst werden. Nunmehr wurde klargestellt, dass ein fiktives Arbeitszeitkonto (nach § 2 Abs. 2 MiLoG) unterstellt wird, wenn sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber vertraglich auf ein Festgehalt geeinigt haben.

Aus den mittlerweile ergangenen Veröffentlichungen der Deutschen Rentenversicherung bezüglich des Mindestlohns lässt sich zudem entnehmen, dass zur Umrechnung von Festgehältern auf einen Stundenlohn die Umrechnungsformel „wöchentliche Arbeitszeit x 13 Wochen / 3 Monate“ angewendet werden kann. Damit beträgt der Mindestlohn bei einer 40-Stunden-Woche 1.473 Euro.

Auftraggeberhaftung

In Bezug auf den Mindestlohn haftet ein Auftraggeber nur dann, wenn er sich vertraglich dazu verpflichtet hat, eine bestimmte Dienst- oder Werkleistung zu erbringen und diese nicht mit eigenen Arbeitskräften erledigt, sondern sich zur Erfüllung dieser Verpflichtung eines Subunternehmers bedient. Der Auftraggeber haftet für das Nettoentgelt, also den Betrag, der nach Abzug der Steuern und der Beiträge zur Sozialversicherung an die Arbeitnehmer auszuzahlen ist (vgl. bdp aktuell 116).

Ein Arbeitnehmer eines Subunternehmens (auch der nachfolgenden Subunternehmer), der den gesetzlichen Mindestlohn nicht erhält, kann den Netto-Mindestlohn beim Auftraggeber einklagen. Der Auftraggeber ist in der Pflicht, die Einhaltung des Mindestlohns durch von ihm beauftragte Dritte und deren Subunternehmer sicherzustellen. Die weitreichenden Konsequenzen werden sich nur durch sorgfältige Auswahl der Vertragspartner und entsprechende Vertragsgestaltung reduzieren lassen.

Es empfiehlt sich z. B. bei der vertraglichen Gestaltung der Dienst- und Werkverträge, dass der Auftragnehmer bestätigt, selbst den Mindestlohn zu zahlen und sich auch bei der Auswahl seiner Subunternehmern verpflichtet, seinerseits eine solche Bestätigung einzuholen. Aber auch die schützt den Auftraggeber nicht vor der Haftung. Ergänzend könnte daher auch die regelmäßige Vorlage von Nachweisen (z. B. als anonymisierte Lohnlisten), aus denen sich die Zahlung von Mindestlöhnen ergibt, vereinbart werden.

Keine Änderungen absehbar

Wer auf Änderungen an den umstrittenen Regelungen gehofft hatte, sieht sich durch den Verlauf des jüngsten Koalitionsgipfels enttäuscht. Nachdem CSU-Chef Horst Seehofer via Interview bei der Einführung des Mindestlohns „bürokratische Exzesse“ ausgemacht hat, war klar, dass die SPD keinerlei Zugeständnisse machen würde. Unternehmer sollten sich also darauf einstellen, dass sie sich absehbar mit den geltenden Vorschriften arrangieren müssen. Wenn Sie dazu Fragen haben, können Sie uns gerne ansprechen.