Compliance im Chinageschäft (1/2)   Risikomanagement ist das A&O

Compliance wird im internationalen Geschäft und speziell bei Geschäften mit China zunehmend wichtiger. Durch unser internationales Team und die langjährige Praxis in China und Deutschland können wir unsere Mandanten effektiv dabei unterstützen, chinesische und deutsche Compliance-Systeme zu verstehen und praktische Lösungen für Compliance-Probleme zu finden. Wir schließen mit diesem zweiten Beitrag unsere Informationen zur Compliance im China-Geschäft ab.

Risikomanagement

Ein geeignetes Risikomanagement ist das A&O, um Compliance zu bewirken. In Deutschland ist das für Gesellschaften eine Verpflichtung geworden, und das gilt eben auch weltweit. D. h. die deutsche Gesellschaftsführung muss sicherstellen, dass auch in ihren Tochtergesellschaften solche Vorkehrungen getroffen werden.

Es sollten Systeme und Verfahren für Garantien, sichere Produktion, Fondszahlungen, wichtige Verträge und die Siegelverwaltung eingerichtet werden. Mit dem richtigen System können Risiken aufgeteilt werden. Es empfiehlt sich dabei, wichtige Systeme durch Anwälte entwerfen zu lassen.

Klare Handlungsprinzipien helfen bei der Prävention von Compliance-Verstößen. Besonders im Einkauf und Vertrieb sollten klare Richtlinien vorgegeben werden, z. B. Standardverträge sowie Reporting- und Freigaberichtlinien als Dos- and Don’ts-Checklisten, vorhanden sein. Auch sollten die Geschäftsbeziehungen zu Dritten, insbesondere in den Bereichen Marketing, Logistik, Gebäudemanagement, Vermietung etc. definiert sein. Klare Prinzipien sollte es auch in der Unternehmenssteuerung und -struktur geben, z. B. bei der Besetzung von (Führungs-)Positionen. Buchhaltungen und Kassierer sollten zur gegenseitigen Überwachung und genau wie in Deutschland getrennt sein.

Führen Sie Schulungen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften für wichtige Systeme und Abteilungen (Einkauf, Vertrieb, Marketing, Produktion usw.) durch. Aus Erfahrung empfiehlt es sich, besonders für Notsituationen wie einen Brandfall, Schulungen des vor Ort praktizierenden Managements durchgeführt zu haben. So muss beispielsweise bei einem Brand der Vorfall innerhalb einer Stunde an die zuständige Behörde gemeldet werden.

Complianceaudits

Empfehlenswert ist zunächst die Durchführung einer Risikoprüfung im Rahmen eines Complianceaudits, um das aktuelle Risikoprofil zu identifizieren. Auf der Grundlage dieser Bestandsanalyse kann gemeinsam mit dem Management ein Compliance-Management-System zum Schutz gegen bestimmte Haftungsrisiken entwickelt und durchgesetzt werden. Es liegt nahe, dies professionell anzugehen und Regeln durch lokale Anwälte zu kodifizieren. Ebenso lohnt es, einen Prüfungsplan zwischen Headquarter (HQ) und Tochtergesellschaft auszumachen. Diesen sollten aber nur wenige Personen kennen, da er idealerweise ein Überraschungsmoment aufweisen sollte.

Schauen Sie genau hin. In China ist man relativ erfahren, Spuren zu verwischen, jedoch lässt sich nicht alles verwischen. Beispielsweise ist es auffällig, wenn Honorare unangemessen hoch sind oder wenn plötzlich an irgendeiner Stelle Services auftauchen, z. B. HR-Kosten, die 2000 Kilometer weit weg anfallen, oder wenn ein Vermittler nicht auf Grundlage schriftlicher Verträge, sondern auf Grundlage mündlicher Vereinbarung arbeitet.

Mitarbeiter-Compliance

Im Zentrum stehen aber natürlich die Mitarbeiter. Diese können per Verhaltenskodex, Arbeitsvertrag, Mitarbeiterhandbuch sowie durch Schulungen für Compliance-Standards im Unternehmen sensibilisiert werden. Wir legen Ihnen nahe, in einem Mitarbeiterhandbuch insbesondere die Richtlinien für die Reisekostenabrechnung und Spesen, den Umgang mit Geschäftspartnern und Beamten, vor allem Korruptionsverbote, Geschenke, Einladungen und Bewirtungen, Siegel-Management und Freigaben für Geschäftsvorgänge, den Umgang mit Interessenskonflikten sowie Datenschutz und Arbeitssicherheit gut schriftlich erklärt festzuhalten.

Jedoch ist es unwahrscheinlich, erfolgreiche Compliance nur durch Vorgaben zu erzielen, vielmehr muss eine gelebte Compliance-Kultur geschaffen werden. Hierbei stehen besonders die Führungskräfte in der Verantwortung, mit gutem Beispiel voranzuschreiten.

Corporate Social Credit System (CSCS)

Ein Tool, das die chinesische Regierung für Gesetzeskonformität und die Bekämpfung von Korruption verwendet, ist das Corporate Social Credit System. Das CSCS ist ein Marktzugangs- und Aufsichtssystem. Es bewertet sowohl gesetzeswidriges als auch -konformes und anderweitig erwünschtes Verhalten. Das System umfasst u.a. zwei zentrale Datenbanken. Diese sind CreditChina (信用中国) und das National Enterprise Credit Information Publicity System (NECIPS, 国家企业信用信息公示系统). Auf der CreditChina-Website (www.creditchina.gov.cn) kann öffentlich eingesehen werden, ob ein Unternehmen beispielsweise Steuern rechtskonform zahlt oder ob Sanktionen gegen das Unternehmen vorliegen sowie säumige Testamentsvollstreckungen und als ein Überblick über positive und negative Bonitätsaufzeichnungen geben wird. Das NECIPS (www.gsxt.gov.cn) bietet eine Art Unternehmensregister mit Details zu Unternehmensdatensätzen. Einsehbar sind u. a. Informationen über Grundlagen, zur Verwaltungslizenz, über Verwaltungsstrafen, Aufführungen in der Liste der anormalen Vorgänge, Aufführungen in der Liste der schwerwiegenden Verstöße (black list) und Ankündigungen.

Blacklisting

In China gibt es ein System von Blacklisting, was wir in Deutschland so nicht kennen. Wenn der GV beispielsweise in die Liste der nicht vertrauenswürdigen Personen aufgenommen wird, dann führt das zu Einschränkungen des „höheren Konsums“. Der GV wird hier in Art und Umfang von Ausgaben bzgl. Transportmitteln, Miete, Kauf von Fahrzeugen, Urlaub etc. beschränkt. Und solch ein Eintrag ist gar nicht so einfach zu löschen. Diese Listen sind voll öffentlich einsehbar. Sie können also sowohl von Kunden als auch Lieferanten eingesehen werden.

Anreize und Vorteile guter Compliance

Für eine gute Compliance-Arbeit und Integrität im Unternehmen spricht die Vermeidung von Haftungsrisiken und Strafen. Darüber hinaus hilft integres Verhalten der langfristigen Sicherstellung der Unternehmenswerte und der Reputation. Vermehrt haben Unternehmen eine „Corporate Social Responsibility“, d. h. Außenwelt und Mitarbeiter, also externe sowie interne Stakeholder, achten zunehmend auf die Auswirkungen der Unternehmung auf die Gesellschaft, siehe hierzu exemplarisch das neue Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz. Für die Mitarbeiter wiederum sollte ein Honorierungsanreiz für konformes Verhalten bestehen.

Hinzu kommt, dass in China ausländische Unternehmen als gutes Beispiel voranschreiten sollen, d. h., dass die chinesischen Behörden ein konformes Verhalten erwarten und ebenfalls besonders genau schauen, um das „gute Beispiel“ zu bewahren. Ebenfalls hat eine positive Bewertung (durch das CSCS) des Unternehmens Vorteile, z. B. einfacheren Marktzugang sowie Zugriff auf einen „Fast Channel“, der Verwaltungsaufwand mindert und Prozesse beschleunigt sowie besseren Zugang zu Bankkrediten bietet.

Wie bdp Sie unterstützen kann?

Ohne Kenntnis des chinesischen Rechtssystems ist es kaum möglich, Compliance in China durchzusetzen. Unsere Compliance-Teams in China sowie unsere Rechtsanwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer stellen sicher, dass sämtliche Compliance-Vorschriften eingehalten werden. Dazu fertigen wir Ihnen ein für das mittelständische Tochterunternehmen in China geeignetes internes Kontrollsystem mit IKS Handbuch und maßgeschneiderten Prozessen, die mit der Muttergesellschaft abgestimmt werden, sowohl auf Deutsch, Englisch als auch Chinesisch, an. Unsere weiteren Dienstleistungen sind:

• Überprüfen der Compliance-Dokumentation von Unternehmen auf Übereinstimmung mit den Richtlinien der Unternehmensgruppe, Ratschläge und Empfehlungen zu Compliance und Operationsfähigkeit und Erstellung praktischer Compliance-Strukturen für Unternehmen und Lieferketten
• Unterstützung der Mandanten bei der Entwicklung von Compliance-Richtlinien für Unternehmen, z. B. in Bezug auf Geschenke, Bewirtungseinladungen, Besprechungen, Reisen, Erstattungen, Lieferanten, Händler, Agenten, Bestechungsbekämpfung, Interessenkonflikte, fairen Wettbewerb usw.
• Mehrstufige und umfassende Compliance-Schulungen zur Sensibilisierung des Managements und von Beschaffungs- und Vertriebsmitarbeitern
• Rechtsberatung zu Compliance und anderen Geschäftsaktivitäten und Investitionen, um die Rechtskonformität sicherzustellen und damit verbundene rechtliche Risiken etc. zu verringern
• Unterstützung bei der Führung aus der Ferne, wenn Führungskräfte aus Deutschland z. B. pandemiebedingt nicht nach China reisen können, Kunden- bzw. Zulieferer-Background-Checks, Homeofficerichtlinien, Siegel-Management, Mitarbeiter- und Behördenkommunikation betreffend