Wie können es Unternehmen ihren Mitarbeitern ermöglichen, eigenverantwortlich Anschaffungen zu machen, ohne selbst den Überblick zu verlieren und gleichzeitig ordnungsgemäß Buch zu führen?
„Wer hat das gekauft? Wo ist der Beleg?“ Vermutlich haben Geschäftsführer und Mitarbeiter diese Fragen schon mal von uns gehört. Spätestens aber bei der Betriebsprüfung durch den Finanzbeamten startet die frustrierende Suche nach dem Zahlungsbeleg zur Kreditkartenabrechnung. Oftmals mit erheblichem Aufwand, ohne Ergebnis und verbunden mit steuerlichen Nachzahlungen. Doch wie können es Unternehmen ihren Mitarbeitern ermöglichen, eigenverantwortlich Anschaffungen zu machen, ohne selbst den Überblick über die individuellen Ausgaben und Abonnements zu verlieren und gleichzeitig die Anforderungen der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) beachten?
Ein Lösungsansatz, der bereits von vielen Mandanten eingesetzt wird, sind eine Ausgabenmanagement-Software und smarte Firmenkarten wie beispielsweise von Moss oder Pleo. In wenigen Schritten lassen sich das eigene Unternehmen bei diesen Anbietern registrieren und eine oder mehrere Kreditkarten für das Unternehmen oder einzelne Mitarbeiter erstellen. Dies ist je nach Unternehmensgröße und Abomodell häufig sogar kostenlos. Mit der eigenen Kreditkarte können Mitarbeiter eigenverantwortlich Software-Abonnements oder ihre Reisekosten, wie beispielsweise Privatauslagen, Barausgaben, Kilometer- oder Verpflegungspauschalen, ganz einfach und schnell selbst bezahlen.
Bei der Spesenabrechnung können so langwierige Rückerstattungen und Kaufgenehmigungen vermieden werden. Gleichzeitig behalten Unternehmer, Führungspersonen und Mitarbeiter jederzeit den Überblick über all ihre Ausgaben. Dabei helfen die Festlegung von Ausgabenlimits oder auch individuelle Genehmigungsprozesse. Über Echtzeitübersichten können Ausgaben nach Kategorie oder Mitarbeiter:innen analysiert, das Budget im Blick behalten und auch doppelte Business-Abos identifiziert werden.
Vorteile für die interne Buchhaltung
Auch für die interne Buchhaltung und die Zusammenarbeit mit bdp als Steuerberater bieten diese Lösungen gegenüber der klassischen Kreditkarte einige Vorteile. Immer wenn ein Einkauf mit einer Kreditkarte getätigt wird, werden Sie oder Ihre Mitarbeiter sofort dazu aufgefordert, den Beleg in der App des Anbieters zu erfassen. Der Beleg wird fotografiert, alle wichtigen Details in der App hinzugefügt und somit automatisch GoBD-konform abgelegt und archiviert.
Über eine digitale Schnittstelle können sowohl die Zahlungen als auch die Belegbilder direkt in die bei uns eingesetzte DATEV-Anwendung übertragen und dort von einem Mitarbeiter bearbeitet werden. Auch dem Steuerberater oder externen Buchhalter kann ein beschränkter Zugang gewährt werden, um beim Kontieren und Exportieren der Rechnungen zu unterstützen. Ein Zugriff auf die Transaktion und den jeweiligen Beleg ist damit allen Bearbeitern jederzeit möglich.
Die Fragen „Wer hat das gekauft? Wo ist der Beleg?“ zum Monatsabschluss gehören damit der Vergangenheit an.