Im Notfall helfen klare Vertretungsregeln, gültige Vollmachten und eine aktuelle Dokumentation betriebsnotwendiger Informationen

____Herr Kloth, nach einer Umfrage des DIHK haben drei Viertel der deutschen Unternehmer die zur Fortführung des Betriebs wichtigsten Unterlagen für Vertrauenspersonen nicht griffbereit. Welches Risiko gehen die ein?

Im Notfall, also dann, wenn der Chef plötzlich ausfällt, sind Unternehmen ohne Notfallplanung sofort führungslos und sehr schnell in einer existenzgefährdenden Situation. Da muss man noch nicht einmal an schwere Erkrankungen oder gar Todesfälle denken. Aber wenn die Stellvertretung nicht geregelt ist oder auch nur die Zugangsdaten für die EDV oder das Firmenkonto nicht verfügbar sind, dann können selbst kurzzeitige Unpässlichkeiten der Geschäftsführung ein Desaster auslösen, weil ganz schnell alles blockiert ist.

____Wie kann man sich da schützen?

Zuerst einmal muss man das Problem als solches wahrnehmen. Natürlich verdrängt man gerne den Gedanken an Krankheit und Tod. Aber das nützt natürlich nichts. Und wie gesagt: Wenn man nicht vorbereitet ist, wird alles garantiert noch schlimmer. Im Kern muss man vorab klären, wer was machen darf bzw. machen muss und wie das dann funktioniert. Dabei sollte man sehr systematisch vorgehen und die Ergebnisse der Notfallplanung auch dokumentieren.

____Wo soll man anfangen?

Wenn die Leitung ausfällt, muss geregelt werden, wer einzuspringen hat. Der erste Schritt der Notfallplanung ist die Festlegung auf eine klare Stellvertretung. Hierfür kommen sowohl Betriebsangehörige aus der zweiten Ebene im Unternehmen in Frage als auch Personen aus dem Familienkreis, etwa der Ehe- oder Lebenspartner. Aber natürlich steht auch der Steuerberater Ihres Vertrauens gerne für solche Aufgaben bereit.

____Aber all diese Personen müssen doch für ihre Aufgaben auch formal legitimiert werden. Was muss man da beachten?

Man muss es mit dem Formalismus nicht übertreiben, aber doch auf Stolperfallen achten. Betriebsintern können Sie natürlich organisatorische Anweisungen entsprechend Ihren betrieblichen Bedürfnissen erteilen. Aber in der Außenvertretung müssen Sie die Vorschriften beachten. Für Bankvollmachten müssen Unterschriftsproben abgegeben werden. Auch an Ihr Postfach kommen Sie nur, wenn das vorab geregelt wurde.

Eine Generalvollmacht, die etwa auch Änderungen der Handelsregistereinträge umfasst, benötigt in jedem Fall eine notarielle Beglaubigung. Die Frage, welche Vollmachten nötig sind und wie sie wirksam erteilt werden können, besprechen wir gerne individuell mit Ihnen. Wenn Sie hier auf eigene Faust agieren, kann es sein, dass Ihre Mühe umsonst war und manche Verfügung gar nicht wirksam abgegeben wurde.

____Eine Vollmacht allein nützt ja aber nicht viel. Ich muss doch auch wissen, was zu tun ist.

Völlig korrekt. Eine lückenlose Dokumentation aller wichtigen Verträge des Unternehmens, also von Miete über Beteiligungen bis hin zu Darlehen, sollten Sie schon für den normalen Geschäftsablauf parat haben. Umso mehr gilt das für die Notfallvertreter. Aber auch alle Vereinbarungen und organisatorischen Maßnahmen zu laufenden Aufträgen sollten offensichtlich sein. Das muss ergänzt werden um alle Kontaktdaten, Ablageorte, Wegbeschreibungen, Zugangsdaten etc., die für die Betriebsabläufe nötig sind. Sie sehen übrigens, dass deren transparente Erfassung nicht nur im Fall der Fälle nützlich ist, sondern auch ihre Unternehmensorganisation für den Normalbetrieb verbessert.

____Das heißt ja aber auch, dass die Notfallplanung nie wirklich abgeschlossen ist.

Das ist so, ja! Sie müssen diese, wenn Sie ein paar grundsätzliche Entscheidungen getroffen haben, trotzdem immer weiter fortschreiben. Das betrifft dann aber im Normalfall nur die Details, die Sie in einem festgelegten Turnus und mit einer regelmäßigen Routine aktualisieren sollten.

____Sollte die Notfallplanung auch den privaten Bereich umfassen?

Selbstverständlich sollten Sie, wenn Sie sich schon durchringen an das Schlimmste zu denken, auch eine vernünftige Patienten- und gleich auch eine Betreuungsverfügung erlassen. Auch dazu beraten wir Sie gerne.