Nur wer die Finanzbuchhaltung modernisiert, kann die Entwicklung seines Unternehmens auf Basis belastbarer Zahlen steuern.

Die Verfügung über aktuelle und belastbare Zahlen zur Unternehmensentwicklung ist der Kern einer zeitgemäßen Unternehmensführung. Finanzierungsprojekte lassen sich ohne eine strukturierte Bankenkommunikation nicht umsetzen und ohne zuverlässiges Controlling sind Unternehmenskrisen kaum zu vermeiden. Veraltete Buchführungsmethoden liefern aber keine aktuellen Zahlen. Wer jedoch technische und methodische Innovationen nutzt, weiß immer, wie seine Geschäfte laufen. bdp bietet hierfür drei Formen der modernen Finanzbuchhaltung an: Buchen vor Ort durch bdp, Selbstbuchen durch den Mandanten und die digitale Buchführung.

Noch immer wird ein Hauptteil aller zu erledigen Finanzbuchhaltungsarbeiten beim Steuerberater in seinem Büro vorgenommen. Das bedeutet, dass der Mandant jeden Monat seinen Ordner mit sämtlichen Belegen zur Bearbeitung einreicht. Der Steuerberater verbucht diese in der Finanzbuchhaltung, hält ggf. telefonisch oder per E-Mail Rücksprache, erstellt alle relevanten Auswertungen und sendet anschließend alle Unterlagen zurück. Dieser Vorgang kann je nach Größe und Umfang des Mandats einige Tage in Anspruch nehmen. In dieser Zeit stehen dem Mandanten seine Originalbelege nicht zur Verfügung. Auch wird im Regelfall (durch Inanspruchnahme der umsatzsteuerlichen Dauerfristverlängerung) schon ein weiterer Monat ins Land gegangen sein, sodass die Finanzbuchhaltungsauswertung und alle damit verbundenen Informationen nicht aktuell sind. Klassische Pendelordner sind nicht mehr zeitgemäß! Heutzutage sollten Belege der Finanzbuchhaltung das Unternehmen gar nicht mehr verlassen.

Buchführung vor Ort

Dazu bietet bdp die Finanzbuchhaltung vor Ort in den Räumen des Unternehmens an. Dabei kommt ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin monatlich oder öfter in das Unternehmen, um dort die Finanzbuchhaltung durchzuführen. Dies kann mittels Kanzlei-Rechnungswesen von DATEV aber auch auf dem individuellen Finanzbuchhaltungsprogramm des Unternehmens erfolgen.

Die Vorteile sind: Fehlende Unterlagen können sofort vorgelegt und Rückfragen unmittelbar geklärt werden. Es unterbleiben damit weitestgehend Buchungen auf ungeklärte Posten. Ebenso können Fragen und Probleme seitens des Unternehmens besprochen werden.

Der Unternehmer erhält unmittelbare Auswertungen wie BWA, Zwischenbilanz und aktuelle OPOS-Listen. Bei untermonatlicher Buchhaltung können die Daten für ein erfolgreiches Forderungsmanagement sowie als Zahlungslisten genutzt werden. Auch können die aktuellen Daten, z. B. bei Buchung auf dem System des Unternehmers, in ein vorhandenes Controlling-System übertragen werden. Fehlerhafte oder gar fehlende Belege können unverzüglich korrigiert oder angefordert werden. Der Vorsteuerabzug muss nicht warten.

Mandanten als Selbstbucher

Mandanten können auch selbstständig in ihrem Betrieb direkt buchen. Dadurch entsteht meist ein besserer Bezug zu den Unternehmenszahlen und es können sich ganz neue betriebswirtschaftliche Fragen stellen.

Die Mandanten als Selbstbucher werden aber vom Steuerberater nicht allein gelassen. Auf Wunsch kann z. B. eine monatliche Einspielung der Daten in der Kanzlei vorgenommen werden, sodass eine Qualitätssicherung durch ein Fibu-Controlling gewährleistet ist. Die üblichen Auswertungen wie Zwischenabschlüsse, Quartalsreporting oder Soll-Ist-Vergleiche sind problemlos möglich.

Wenn der Mandant zum Selbstbucher wird, kann er durch den geschickten Einsatz von EDV viele Bereiche der Finanzbuchhaltung neu organisieren.

Mitarbeiter des Auftragswesens können Rechnungen direkt fakturieren und in die Buchhaltung übergeben. Dort muss dann diese Ausgangsrechnung nicht mehr manuell erfasst werden. Gleichzeitig kann die Dokumentenablage digital und automatisch erfolgen. Das Mahnwesen kann ebenfalls sofort vom System generiert werden. Beim elektronischen Bankbuchen werden die Kontoauszüge online durch die Bank zur Verfügung gestellt, sodass der Mandant nicht mehr jede einzelne Buchung manuell erfassen muss.

Digitale Buchführung

Es kann aber auch sein, dass Mandanten räumlich sehr entfernt vom Steuerberater ihren Sitz haben oder auf ihre Belege nicht verzichten können oder das Mahnwesen und ihre Außenstände sehr schwer in den Griff bekommen oder Auswertungen besonders schnell haben möchten oder eben nicht selbstbuchen können bzw. möchten. Auch für diese Unternehmer bietet bdp eine Lösung, nämlich die digitale Buchführung.

Konkret heißt das: Der Mandant scannt seine sämtlichen Fibu-Belege entweder an das EDV-Programm des Steuerberaters oder faxt sie direkt in das DATEV-Rechenzentrum.

Der Vorteil ist wie bei den Selbstbuchern, dass bei Rückfragen von Kunden und/oder Lieferanten jederzeit auf die Original-Unterlagen zugriffen werden kann. Mehr noch: Sind die Belege im Unternehmen noch nicht abgelegt, kann der Mandant sich auch (nach einmaliger Registrierung) bei der DATEV anmelden und so schnell und bequem und jederzeit elektronisch Zugriff auf seine im DATEV-Rechenzentrum gespeicherten Belege haben. Somit kann er sich die aufwendige manuelle Papiersuche ersparen und die digitale Dokumentenablage ist gewährleistet.

Der Steuerberater holt sich dann die vom Mandanten gescannten bzw. gefaxten Belege elektronisch zum Buchen in sein Büro. Idealerweise hat er dann auch schon Zugriff auf die Bankkontoumsätze des Mandanten, die er sich ebenfalls mit der Freigabe elektronisch abrufen kann.

Fazit

Werden solche digitalen Voraussetzungen geschaffen, kann bdp dem Unternehmer stets eine laufend aktuelle Buchführung, in der alle Belege sowie Kontoumsätze gebucht sind, inklusive Auswertungen bieten. Welche Modernisierungslösung für Sie die individuell angemessene ist, erörtern wir gerne mit Ihnen persönlich.

Foto: © Marius Graf - fotolia