Als juristische Person erlangt eine GmbH Handlungsfähigkeit durch die Geschäftsführung, die sie als Vertretungsorgan nach außen vertritt. Wir erläutern die damit verbundenen Rechte und Pflichten.
Der Geschäftsführer vertritt nach der gesetzlichen Konzeption die Gesellschaft uneingeschränkt nach außen. Nach innen können seine Befugnisse durch die Satzung und die Gesellschafter beschränkt werden.
Beim GmbH-Geschäftsführer sind seine Organstellung als Vertreter der von ihm geleiteten Gesellschaftund sein regelmäßig im Rahmen eines Dienstvertrages geregeltes Anstellungsverhältnis zur GmbH grundsätzlich zu unterscheiden. Sie sind rechtlich voneinander unabhängig und strikt getrennt zu betrachten. In diesem Beitrag erläutern wir zunächst die Rechte und Pflichten des Geschäftsführers als Vertretungsorgan der Gesellschaft.
Wie wird der Geschäftsführer bestellt bzw. abberufen?
Die Bestellung eines Geschäftsführers als Vertretungsorgan einer Gesellschaft erfolgt durch Beschluss der Gesellschafterversammlung. Die Bestellung zum Geschäftsführer bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Annahme des Bestellten. Keine Wirksamkeitsvoraussetzung ist die Eintragung im Handelsregister, die jedoch auch zwingend gesetzlich vorgeschrieben ist. Die Bestellung zum Geschäftsführer ist also auch schon dann wirksam, wenn die Eintragung durch das Registergericht noch aussteht. Als vertretungsberechtigtes Organ der Gesellschaft unterliegt der Geschäftsführer im Wesentlichen den Regelungen des GmbHG. Ebenso wie die Bestellung erfolgt auch eine Abberufung durch die Gesellschafterversammlung. Dies ist dem Geschäftsführer mitzuteilen und ebenfalls im Handelsregister eintragen zu lassen. Dies führt regelmäßig zu Problemen, wenn der Geschäftsführer abberufen wird oder selbst sein Amt niederlegt und die Austragung im Handelsregister nicht beantragt wird. Zumindest im Fall der Niederlegung kann der Geschäftsführer durch entsprechende Gestaltung der Niederlegungserklärung vorbeugen.
Was sind die Pflichten des Geschäftsführers?
Grundsätzliche Aufgabe des Geschäftsführers ist es, den im Gesellschaftsvertrag definierten Gesellschaftszweck mit der „Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes“ zu fördern. Wesentliche gesetzliche Pflichten, aus denen sich insbesondere auch eine persönliche Haftung des Geschäftsführers ergeben kann, sind die Erfüllung der handels- und steuerrechtlichen Pflichten der Gesellschaft, d. h. eine ordnungsgemäße Buchführung sicherzustellen, den Jahresabschluss vorzulegen und die jeweiligen steuerlichen Pflichten der Gesellschaft zu erfüllen. Des Weiteren ist der Geschäftsführer in der Pflicht, ein Insolvenzverfahren zu beantragen, sofern die Gesellschaft zahlungsunfähig bzw. überschuldet ist.
Seit Anfang 2021 gilt die Pflicht zur Krisenfrüherkennung
Mit Einführung des „Unternehmensstabilisierungs- und -restrukturierungsgesetz – StaRUG“ zum 01.01.2021 ist eine Pflicht zur Krisenfrüherkennung und zum Krisenmanagement hinzugekommen. Geschäftsführer haben nun fortlaufend über Entwicklungen, welche den Fortbestand der juristischen Person gefährden können, zu wachen. Erkennen sie solche Entwicklungen, ergreifen sie geeignete Gegenmaßnahmen und erstatten den zur Überwachung der Geschäftsleitung berufenen Organen Bericht. Als eine weitere laufende Pflicht obliegt dem Geschäftsführer die Einberufung der Gesellschafterversammlung, und zwar nicht nur einmal jährlich, sondern vor allem immer dann, wenn es im Interesse der Gesellschaft nötig ist.
Der Geschäftsführer kann sich seiner Pflichten nicht durch Delegation entledigen!
Ganz wesentlich ist, dass den Geschäftsführer diese Pflichten auch dann treffen, wenn sie tatsächlich durch jemand anderes ausgeführt werden. Der Geschäftsführer kann sich also nicht dadurch seiner Pflicht entledigen, dass er jemand anderes mit diesen Aufgaben betraut. Dies gilt insbesondere auch dann, wenn mehrere Geschäftsführer bestellt sind und es eine interne Aufteilung nach verschiedenen Ressorts gibt. Das bedeutet letztlich, dass auch ein sogenannter technischer Geschäftsführer grundsätzlich für die Erledigung der steuerlichen Pflichten in der Verantwortung ist. Dennoch sollten Geschäftsführer untereinander die Geschäftsverteilung klären, damit keine Lücken in der Überwachung entstehen:
In engen Grenzen ist es von den Finanzgerichten anerkannt, die Verantwortungsbereiche mit einer vorab schriftlich fixierten Vereinbarung, beispielsweise in einer Geschäftsführer-Geschäftsordnung oder einem entsprechenden Gesellschafterbeschluss, zu trennen. Zur Vermeidung von Haftungsrisiken sollte eine solche Vereinbarung aber immer nur mit fundierter Beratung gestaltet werden. Keinesfalls delegiert werden kann die Pflicht zur Stellung eines Insolvenzantrages. Gerade in der Krise hat jeder Geschäftsführer die Pflicht zur Kontrolle der Geschäftstätigkeiten.
Die Vertretungsbefugnis kann im Außenverhältnis nicht beschränkt werden!
Um die ihm auferlegten Pflichten auch umfassend erledigen zu können, hat der Geschäftsführer die gesetzliche Befugnis, die Gesellschaft „gerichtlich und außergerichtlich“ zu vertreten. Diese Vertretungsbefugnis kann im Außenverhältnis nicht beschränkt werden. Das Innenverhältnis gegenüber der von ihm vertretenen Gesellschaft kann aber davon abweichend gestaltet werden, und es können dem Geschäftsführer Einschränkungen auferlegt werden, beispielsweise nur Verträge bis zu einer bestimmten Summe Größenordnung alleine abzuschließen. Er hat sich zudem grundsätzlich an die Weisungen der Gesellschafter zu halten.
Überschreitet der Geschäftsführer die im Innenverhältnis festgelegten Grenzen seiner Befugnisse, so kann er sich schadensersatzpflichtig machen, wenn er unter Missachtung seines im Innenverhältnis festgelegten Handlungsrahmens im Außenverhältnis rechtliche Fakten schafft, die die GmbH dann auch tatsächlich binden. Derartige Beschränkungen werden entweder in der Satzung oder einem Katalog zustimmungspflichtiger Geschäfte geregelt, damit der Geschäftsführer seinen Handlungsrahmen kennt, innerhalb dessen er ohne vorherige Mitwirkung der Gesellschafter handeln kann.
Von diesen Rechten und Pflichten als Organ der Gesellschaft ist die Stellung des Geschäftsführers aufgrund eines Dienstvertrages mit der Gesellschaft zu unterscheiden. Über die Besonderheiten des Geschäftsführeranstellungsvertrages informieren wir Sie dann in einer der nächsten Ausgaben.
Für individuelle Fragen stehen wir Ihnen selbstverständlich immer zur Verfügung.