Lieferantenauswahl  In sieben Schritten zum Erfolg

Bewertung, Auswahl und kontinuierliche Performancemessung von Lieferanten gehören heutzutage zu den wichtigsten Prozessen in Unternehmen. Traditionell war das Ausschreibungsverfahren die wichtigste Methode für die Vergabe von Aufträgen. In der Vergangenheit genügte es somit, drei Angebote einzuholen und den Auftrag an den Lieferanten mit dem niedrigsten Preis zu vergeben.

Dieser Ansatz hat sich im Laufe der Jahre geändert. Heute setzen Unternehmen erhebliche Ressourcen ein, um die Leistung und Fähigkeit eines Lieferanten in vielen verschiedenen Bereichen zu bewerten. Der Prozess der Lieferantenauswahl ist so wichtig geworden, dass oft Teams aus Mitarbeitern mit verschiedenen Funktionen für den Besuch und die Bewertung von Lieferanten zuständig sind.

Es gibt kein Patentrezept für die Bewertung und Auswahl von Lieferanten. Unternehmen verwenden daher eine Vielzahl unterschiedlicher Ansätze. Das übergeordnete Ziel sollte jedoch sein, das Einkaufsrisiko zu verringern und den Gesamtwert für den Einkäufer zu maximieren. Einkäufer bewerten potenzielle Lieferanten in der Regel über mehrere Kategorien hinweg und wenden dabei ihre eigenen Auswahlkriterien mit entsprechender Gewichtung an. Unternehmen, die eine konstante Lieferleistung mit kurzen Vorlaufzeiten benötigen, um ein Just-in-time-Produktionssystem zu unterstützen, legen den Schwerpunkt auf die Planungs- und Produktionssysteme eines Lieferanten. Ein Hochtechnologieproduzent wird sich mehr auf die Prozess- und Technologiefähigkeiten des Lieferanten oder sein Engagement in Forschung und Entwicklung konzentrieren. Vertriebs- oder Dienstleistungsunternehmen werden bei ihrem Auswahlverfahren andere Kriterien in den Vordergrund stellen. Trotz dieser Unterschiede stellt unser siebenstufiger Lieferantenauswahlprozess eine Grundlage für ein exzellentes Ergebnis dar.

Schritt 1: Die Notwendigkeit der Lieferantenauswahl erkennen

Die Notwendigkeit, Lieferanten zu bewerten, kann aus verschiedenen Anlässen entstehen. Die häufigsten Gründe für die Bewertung von Zulieferern sind:

• Entwicklung neuer Produkte
• mangelnde Performance vorhandener Lieferanten
• Beendigung des Vertrags
• unzureichende Kapazität vorhandener Lieferanten
• Kauf neuer Anlagen
• Ausweitung auf neue Märkte oder Produktlinien
• Konsolidierung von Mengen oder Verkleinerung der Lieferbasis

Idealerweise können wir den künftigen Bedarf vorhersehen und rechtzeitig mit einer ersten Bewertung potenzieller Bezugsquellen anfangen, anstatt im Nachhinein auf den geänderten Bedarf bei der Lieferantenauswahl reagieren zu müssen.

Schritt 2: Die wichtigsten Beschaffungsanforderungen identifizieren

Während des gesamten Prozesses der Lieferantenbewertung und -auswahl ist ein gutes Verständnis der Anforderungen wichtig, die für die Beschaffung essenziell sind. Diese Anforderungen werden von internen oder externen Kunden festgelegt und können sehr unterschiedlich sein. Für jede Bewertung können unterschiedliche Anforderungen bestehen, aber es gibt bestimmte gemeinsame Kategorien wie z. B. Qualität, Kosten oder Liefertreue.

Schritt 3: Die Beschaffungsstrategie festlegen

Es gibt keine einheitliche Beschaffungsstrategie, die einen Erfolg für alle Einkäufe garantieren kann. Die Beschaffungsstrategie sollte für ein bestimmtes Produkt gewählt werden, was sich zugleich auf die Vorgehensweise bei der Lieferantenbewertung und -auswahl auswirken wird. Bei der Entwicklung einer Beschaffungsstrategie müssen verschiedenste Aspekte berücksichtigt werden, z. B. Marktbedingungen, Benutzerpräferenzen und Unternehmensziele. Die Ausrichtung der Strategie hat großen Einfluss auf den Prozess der Lieferantenauswahl, da ausschlaggebende Entscheidungen in folgenden Bereichen getroffen werden:

• Einzel- vs. Mehrfachbeschaffung
• großer oder kleiner Lieferant
• Hersteller vs. Händler
• kurzfristiger vs. langfristiger Kaufvertrag
• Lieferanten, die Designunterstützung bieten vs. Lieferanten, denen es an Designfähigkeiten mangelt
• lokale vs. ausländische Lieferanten

Schritt 4: Potenzielle Beschaffungsquellen ermitteln

Es gibt nicht wenige Informationsquellen, die wir nutzen können, um potenzielle Lieferanten zu identifizieren. Zunächst können wir mit der Überprüfung der bestehenden Lieferantenbasis beginnen und bestimmen, ob es möglich ist, einen neuen Auftrag an unseren vorhandenen Lieferanten zu vergeben.

Der Vorteil dieses Ansatzes besteht darin, dass wir ein Geschäft mit vertrauten Lieferanten abschließen können und dies weniger Zeit und Ressourcen erfordert als die Evaluierung völlig neuer Beschaffungsquellen. Es ist eine attraktive Option, wenn es in der aktuellen Lieferantendatenbank einen Lieferanten mit dem Status „bevorzugt“ gibt, was bedeutet, dass er die geforderte Leistung und den geforderten Service beständig erreicht oder übertrifft.

Andererseits ist der Rückgriff auf bestehende Lieferanten, obwohl er wahrscheinlich einfacher und schneller ist, nicht immer die beste Lösung. Mit diesem Ansatz können Chancen verpasst werden. Aus diesem Grund sind die meisten Unternehmen ständig auf der Suche nach neuen Bezugsquellen und weiten diese Suche auf Lieferanten aus der ganzen Welt aus.

Weitere wichtige Quellen, die bei der Suche nach neuen Lieferanten genutzt werden können, sind:

• Vertriebsmitarbeiter: Informationen, die wir von Vertriebs- und Marketingmitarbeitern potenzieller Lieferanten erhalten, sollten regelmäßig archiviert werden, da sie für künftige Referenzen nützlich sein könnten.
• Informationsdatenbanken: Es gibt Unternehmen, die Datenbanken von Lieferanten pflegen, die für eine bestimmte Branche oder Produktlinie infrage kommen. Ein Beispiel ist die EMIS-Datenbank (www.emis.com) für Emerging Markets.
• Erfahrung: Beschaffungs- und Einkaufsexperten verfügen in der Regel über fundierte Kenntnisse über potenzielle Lieferanten, die sie im Laufe der Jahre erworben haben.
• Fachartikel und Zeitschriften: Die meisten Branchen haben eine Gruppe oder einen Rat, der regelmäßig Informationen über Markttrends veröffentlicht und einen Überblick über verschiedene Unternehmen bietet.
• Messen und Ausstellungen: Ein effektiver Weg, um mit einer großen Anzahl von Lieferanten auf einmal in Kontakt zu treten, und eine gute Gelegenheit, um einen Kontakt zwischen Käufern und Verkäufern herzustellen, sind Messen und Ausstellungen.
• Internetrecherche: Das Internet ist sehr hilfreich, um potenzielle Quellen ausfindig zu machen, die für eine weitere Auswertung infrage kommen. Die Nutzung sozialer Medien wie LinkedIn wird immer beliebter, um einen Kontakt mit potenziellen Geschäftspartnern herzustellen.

Sobald wir Informationen über potenzielle Beschaffungsquellen gesammelt haben, müssen wir sie überprüfen und konsolidieren, um Lieferanten auszuschließen, die den Erwartungen des Käufers nicht gerecht werden. Je nach Anzahl der infrage kommenden Lieferanten und der erhaltenen Informationen kann dies eine umfangreiche Aufgabe sein.

Schritt 5: Eingrenzung der potenziellen Lieferanten

Nachdem alle potenziellen Lieferanten mit unterschiedlichen Leistungsmerkmalen identifiziert wurden, ist eine vorläufige Bewertung vorzunehmen. Damit kann die Liste bereits gekürzt werden, bevor eine eingehende formale Auswertung durchgeführt wird. Hierbei gibt es zwei nützliche Kategorien:

• Finanzielle Risikoanalyse: Schlechte finanzielle Bedingungen können auf ernsthafte Probleme hinweisen. Obwohl eine abschließende Analyse erst bei der endgültigen Lieferantenbewertung durchgeführt werden sollte, sollten wir in dieser Phase versuchen, einen Eindruck über die allgemeine finanzielle Gesundheit des Lieferanten zu bekommen. Zur Unterstützung der Bewertung können wir externe Informationsquellen wie die Berichte von Dun & Bradstreet (D&B) zurate ziehen.
• Bewertung der vom Lieferanten zur Verfügung gestellten Informationen: Die Aufforderung an den Lieferanten, einen Vorabfragebogen auszufüllen, ist eine gängige Methode, um spezifischere Informationen zu erhalten, auf deren Grundlage wir jeden Lieferanten prüfen und feststellen können, ob seine Fähigkeiten mit unseren Anforderungen übereinstimmen. Wir können den Lieferanten um eine detaillierte Kostenaufschlüsselung seines Angebotspreises (einschließlich Details zu Arbeit, Material, Gemeinkosten und Gewinn), der Prozesstechnologie, Marktanteilsdaten, Qualitätsleistung oder jeden anderen für die Kaufentscheidung wichtigen Bereich bitten.

Schritt 6: Methoden zur Lieferantenbewertung und -auswahl festlegen

Nach der ersten Eingrenzung müssen aus den verbleibenden Lieferanten diejenigen identifiziert und ausgeschlossen werden, die nicht in der Lage sind, unseren Bedarf zu decken. Nun geht es um eine Bewertung von Lieferanten, die scheinbar allesamt qualifiziert sind. Der wichtigste Schritt in dieser Phase ist die Durchführung eines Lieferantenbesuchs, der die umfassendste Möglichkeit bietet, eine genaue Auswertung des Lieferanten vorzunehmen. Es ist gut, wenn ein funktionsübergreifendes Team an einem solchen Besuch teilnimmt, damit jedes Teammitglied einen eigenen Einblick für die Gesamtbewertung des Lieferanten erhält. Die Teammitglieder sollten über Fachwissen in den Bereichen Qualität, technische Fähigkeiten oder Fertigungstechniken verfügen und qualifiziert sind, die Lieferanten in diesen Bereichen zu beurteilen.

Solche Besuche vor Ort sind jedoch teuer, und es ist üblich, dass der Einkaufsexperte die Verantwortung für die Reise und die Sammlung aller erforderlichen Informationen trägt. Bei den meisten Auswertungen werden die Lieferanten nach drei Hauptkriterien beurteilt:

• Kosten,
• Qualität und
• Lieferbedingungen.

In der Regel sind dies die offensichtlichsten Bereiche, die den Einkäufer betreffen. Bei kritischen Produkten ist allerdings eine detailliertere Bewertung erforderlich. Lieferantenbesuche sind eine gute Gelegenheit für die Vertiefung und um Folgendes zu bewerten:

• Managementfähigkeiten
• Gesamtqualitätsmanagement
• Technische Fähigkeiten
• Betriebs- und Terminplanungsfähigkeiten
• Finanzkraft
• Persönliche Beziehungen
• E-System-Fähigkeiten
• Effizienz der Ausrüstung
• ISO-Zertifizierungen
• Qualitätskontrollphilosophie
• Umweltpraktiken
• Namen und Kontaktinformationen der wichtigsten Entscheidungsträger (kann in den späteren Phasen des Auswahlverfahrens nützlich sein)

Bei der Beschaffung der Informationen sollte der Einkäufer sehr aufmerksam werden, wenn der Lieferant nur begrenzte Informationen zur Verfügung stellt.

Schritt 7: Auswahl des Lieferanten und Abschluss einer Vereinbarung

Der letzte Schritt des Bewertungs- und Auswahlverfahrens besteht darin, den Lieferanten auszuwählen und eine vertragliche Vereinbarung zu treffen. Je nach dem gekauften Produkt können wir einen einfachen Kaufvertrag oder einen komplexeren Vertrag abschließen, bei dem detaillierte Verhandlungen über die spezifischen Einzelheiten des Kaufvertrags erforderlich sind.