Finanzbuchhaltung  Spitz gerechnet

Martina Hagemeier führt die Geschäfte der bdp Revision und Treuhand GmbH. Mit ihr sprachen wir über die Einführung einer Kostenstellenrechnung und befragten sie über die entstehenden Vorteile sowie das Verfahren bei der Einführung.

___Frau Hagemeier, was sind eigentlich die Aufgaben einer Kostenrechnung?

Eine Kostenrechnung schlüsselt die betrieblichen Ergebnisse im Detail auf und kann sie getrennt nach betrieblichen Bereichen, also etwa verschiedenen Werken oder Standorten, oder nach unterschiedlichen Produkten oder Dienstleistungen darstellen.

___Wie geht man dabei vor?

azu werden einerseits die Kostenträger identifiziert, das sind die Produkte und Dienstleistungen, und andererseits die Kostenstellen, z. B. die Filialen und  Abteilungen. Dann kann man eine sogenannte Deckungsbeitragsrechnung machen, und zwar je nach Produkt oder Filiale: Die Formel „Erlöse minus Kosten je Produkt oder Filiale“ bietet die Antwort auf die Frage „Wer oder was trägt wie viel zum Unternehmenserfolg bei?“

___Können Sie das am Beispiel eines Produktionsunternehmens skizzieren?

Bei einem Produktionsunternehmen könnte man sich ein kleines Beispiel wie folgt vorstellen: Wir haben drei verschiedene Produkte als Kostenträger (vgl. Abbildung). So können wir die Erlöse je Produkt ermitteln und dann die direkt zurechenbaren Kosten abziehen, das wären hier die Materialkosten, die Fertigungskosten wie die Löhne und eventuell der Maschinenstundensatz.

Die Kostenstellen könnten zwei Produktionsstätten, also Werk 1 und Werk 2, bilden sowie der Einkauf und das Lager. In Werk 1 werden Produkt 1 und 2 gefertigt, in Werk 2 nur Produkt 3 hergestellt. Einkauf und Lager leisten allen drei Produkten zu.

Aus den direkten Produkterlösen und -kosten können wir den Deckungsbeitrag 1 ermitteln. Davon werden die zurechenbaren Gemeinkosten abgezogen, die in den Kostenstellen anfallen, soweit sie den Kostensträgern zuzurechnen sind. Für den Umlageschlüssel  gibt es verschiedene Möglichkeiten, etwa die Stückzahl, die Umsatzgröße, die Arbeitsstunden etc.

Wir erhalten so den Deckungsbeitrag 2, von dem die nicht direkt zurechenbaren Gemeinkosten der Verwaltung und des Vertriebs subtrahiert werden. Daraus ergibt sich schließlich das Unternehmensergebnis, das identisch sein muss mit dem, was in der Handelsbilanz ermittelt wurde. Gegebenenfalls müssen noch Überleistungen gefertigt werden für  einzelne, nicht verteilte Kosten.

___Bei einem Dienstleister wird die Kostenstellenrechnung aber anders aussehen.

Ja, natürlich. Der Hauptunterschied ist der, dass man zwar hier auch die Kostenträger, also in diesem Fall die verschiedenen Dienstleistungen, betrachtet und von deren Erlösen insbesondere die Personalkosten und Fremdleistungen abzieht. Daraus ergibt sich der Deckungsbeitrag des einzelnen Auftrags. Die Aufträge werden den Abteilungen zugeordnet, über die dann die Gemeinkostenverteilung erfolgt. Hier betrachtet man die Kostenstellen und unterscheidet diese z. B. nach den Standorten des Unternehmens.

Von den Erlösen des jeweiligen Standorts werden die jeweiligen Standortkosten abgezogen. Das ergibt den Deckungsbeitrag 1. Zieht man davon die Gemeinkosten ab, im Falle eines Dienstleisters vor allem die Verwaltungs-, aber auch die Vertriebskosten, erhält man wieder das gesamte Unternehmensergebnis. So kann man sehen, wie effektiv die einzelnen Standorte arbeiten. Damit hat man konkrete Entscheidungsgrundlagen, etwa für den Ausbau oder die Schließung einzelner Standorte.

___Das ist dann sicher schon einer der Vorteile.

Ja, die Einführung einer Kostenrechnung hat erhebliche Vorteile: Sie schafft eine Datenbasis, mit  der unternehmerische Entscheidungen begründet und fundiert erläutert werden können, etwa gegenüber dem Aufsichtsrat, den Gesellschaftern oder der Bank. Und anschließend sind Folgen solcher Entscheidungen auch überprüfbar. Dies schafft Vertrauen in die Unternehmensführung und kann das Rating des Unternehmens entscheidend verbessern.

___Wie funktioniert dann die Einführung?

Wenn eine Kostenrechnung eingeführt werden soll, analysiert bdp zunächst die Kostenstruktur und den Aufbau des Unternehmens. Gemeinsam werden die Kostenstellen und die Kostenträger festgelegt. Dann werden diejenigen Einzelkosten identifiziert, die direkt auf einen Kostenträger oder eine Kostenstelle gebucht werden können. Schließlich werden die Gemeinkosten erfasst, für die eine solche direkte Zuordnung nicht möglich ist. Es werden dann Umlageschlüssel festgelegt, nach denen die Gemeinkosten auf die Kostenstellen und Kostenträger verteilt werden. Damit können die Kosten erfasst werden.

Für die Auswertung muss definiert werden, welche Ergebnisse je Zeitraum errechnet werden und wer sie zugerechnet bekommt. Es müssen gegebenenfalls Verantwortliche für die einzelnen Bereiche als Auswertungsempfänger benannt werden. In der Umsetzung wird dann mit jedem gebuchten Beleg und mit jeder abrechneten Lohnstunde die entsprechende Kostenstelle mit erfasst. Dazu ist eine entsprechende Programmierung des Erfassungs- und Auswertungssystems, zum Beispiel DATEV KOST, notwendig.