Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung  Digitalisierung ab 2023

Arbeitgeber müssen ab diesem Zeitpunkt die AU-Bescheinigungen ihrer Beschäftigten elektronisch bei den Krankenkassen abrufen. Die Vorlage einer Papierbescheinigung durch den Arbeitnehmer beim Arbeitgeber ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr vorgesehen.

Für eine Übergangszeit soll der Arbeitnehmer aber weiterhin einen Durchschlag in Papierform für mögliche Störfälle erhalten.

Ihre Mitarbeiter sind weiterhin verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen (§ 5 Abs. 1 S. 1 EFZG).

Abruf auch bei Minijobbern

Auch bei geringfügig Beschäftigten ist eine eAU-Anfrage an die Krankenkasse des Beschäftigten zu richten – die Minijob-Zentrale ist dafür nicht zuständig. Der Arbeitgeber muss daher wissen, bei welcher Krankenkasse seine Minijobberinnen und -jobber versichert sind. Diese Daten haben wir in der Regel bei Ihnen bereits erfragt.

Ausgenommen vom elektronischen Verfahren sind:

• privat versicherte Beschäftigte,
• AU-Bescheinigungen aus dem Ausland
• sonstige AU-Bescheinigungen - wie von Privatärzten, bei Kind krank, bei stufenweiser Wiedereingliederung, bei Rehabilitationsleistungen oder bei Beschäftigungsverbot

In diesen Fällen bleibt es auch nach dem 1. Januar 2023 beim bisherigen Verfahren und bei der gewohnten Vorlagepflicht.

Abruf der Daten

Das gesetzlich vorgeschriebene Verfahren sieht keine automatische Bereitstellung durch die Krankenkasse vor (Push-Verfahren). Der Abruf muss für jede Arbeitsunfähigkeit durch den Arbeitgeber bzw. die lohnabrechnende Stelle erfolgen (Pull-Verfahren).

Ein Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsmeldung bei der Krankenkasse darf durch den Arbeitgeber bzw. uns(wenn von Ihnen gewünscht) nur erfolgen, wenn dieser zum Erhalt der Daten berechtigt ist.

Eine Berechtigung liegt vor, sofern

• für die angefragten Zeiträume ein Beschäftigungsverhältnis des Arbeitnehmers bei dem anfragenden Arbeitgeber bestand und
• der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die abzurufende Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer vorab mitgeteilt hat.

To Do

Sie können die Abfrage der eAUs selbst mithilfe von sv.net erstellen: https://www.itsg.de/produkte/sv-net/fragen-und-antworten-faq/

Alternativ können wir gerne die Abfrage für Sie übernehmen.

Bitte teilen Sie uns die Arbeitsunfähigkeiten ab Januar spätestens zur Lohnabrechnung per E-Mail oder als Excel-Tabelle in folgendem Format mit:

Wenn wir von Ihnen die Mitteilung über die Arbeitsunfähigkeit erhalten haben, fordern wir (wenn von Ihnengewünscht) für Sie die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung an. Nachdem die Krankenkasse die Daten geprüft hat, meldet diese die Daten zur Arbeitsunfähigkeit elektronisch an unser Lohnabrechnungsprogramm zurück. Wir berücksichtigen die Fehlzeiten entsprechend bei der Lohnabrechnung und teilen Ihnen das Ergebnis mit.

Der Vorgang zwischen Abruf und Rückmeldung der eAU kann im Durchschnitt 3 - 4 und maximal 14 Tage dauern. Wenn Sie die Rückmeldung der Krankenkasse noch vor der Lohnabrechnung benötigen, ist daher eine frühzeitigeInformation über die Krankmeldungen notwendig.

Auf Anfrage stellen wir Ihnen gerne ein Musteranschreiben für Ihre Mitarbeiter zur Verfügung.