Serie „Digitale Buchhaltung“ III  Das Archiv aus Bits und Bytes

Seit dem 01. Januar 2015 gelten für alle Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Mit den GoBD wurden die Anforderungen an den elektronischen Rechnungsaustausch und die Aufbewahrung von handels- und steuerrechtlich relevanten Daten und Dokumenten in elektronischer Form konkretisiert.

Wir erläutern diese Anforderungen in einer dreiteiligen Serie. Während zunächst (bdp aktuell 122) die allgemeinen Anforderungen vorgestellt wurden, stand in der letzten Ausgabe die elektronische Rechnung im Fokus. Die Anforderungen an eine ordnungsmäßige Archivierung sind nun abschließend das zentrale Thema.

Die GoBD bestimmen, dass neben den Belegen und sonstigen Unterlagen, für die die außersteuerlichen und steuerlichen Aufzeichnungspflichten gelten, insbesondere auch folgende Unterlagen aufzubewahren sind:

• digitale oder digitalisierte Belege,
• Grund(buch)aufzeichnungen,
• Buchungen,
• sonstige Unterlagen bzw. Dokumente,
• relevante Stammdaten und
• Verfahrensdokumentation.

Maßgeblich für die Pflicht zur Aufbewahrung ist hierbei, ob die obigen Unterlagen zum Verständnis und zur Überprüfung der Besteuerung im Einzelfall von Bedeutung sind.

Die Aufbewahrungspflicht erschöpft sich allerdings nicht nur in den Daten zur Finanzbuchhaltung, sondern erstreckt sich ebenfalls auf die Daten aus Vor- und Nebensystemen mit handelsrechtlicher und steuerlicher Relevanz. Entscheidend ist, ob in einem System buchführungs- und aufzeichnungspflichtige Daten erfasst, erzeugt, empfangen, übernommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden. Dies kann unter anderem auf folgende Systeme zutreffen:

• Anlagenbuchhaltung,
• Lohnbuchhaltung und Zeiterfassung,
• Kassensystem,
• Warenwirtschaftssystem,
• Materialwirtschaft,
• Fakturierung,
• Dokumenten Management System und
• Schnittstellen zwischen den Vor-, Neben- und Hauptsystemen.

Die Aufbewahrung von Daten, Datensätzen, elektronischen Dokumenten und elektronischen Unterlagen, die im Unternehmen entstanden oder eingegangen sind, hat ebenfalls elektronisch zu erfolgen. Bei elektronischen Unterlagen ist ihr Eingang, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung zu protokollieren. Sie dürfen nicht ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben. Bestimmte Formate (Office) und Aufbewahrungsformen (Dateisystem) erfüllen ohne weitere Maßnahmen nicht die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen und werden daher durch die GoBD explizit problematisiert. Unzulässig sind demnach insbesondere Datenexporte aus elektronischen Grundsystemen, die in Officeprogrammen importiert, unprotokolliert bearbeitet und anschließend in das elektronische DV-System reimportiert werden.

Ordnungssystem ohne Vorgabe

Ein bestimmtes Ordnungssystem wird von den GoBD nicht vorgeschrieben. Es muss jedoch sichergestellt sein, dass ein sachverständiger Dritter dieses innerhalb angemessener Zeit prüfen kann. Das Ordnungssystem muss gewährleisten, dass eine Verknüpfung zwischen Geschäftsvorfall und Dokument möglich ist. Das elektronische Dokument ist dafür mit einem eindeutigen und nachvollziehbaren Index zu versehen und ist anhand des zugeteilten Index zu verwalten. Notwendige technische Änderungen an diesem Index (z. B. bei Migrationen) sind zu protokollieren und zu dokumentieren.

Beim Einsatz elektronischer Archivsysteme (DMS) sollte IDW RS FAIT 3 Beachtung finden. Dieser konkretisiert die Anforderungen an die Ablauforganisation, die Mindestanforderungen an die Funktionalität, die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen sowie die anzuwendenden Sicherheitskriterien beim Einsatz von elektronischen Archivierungssystemen. Dabei ist zu beachten, dass das elektronische Archivsystem auch vom Betriebsprüfer genutzt werden darf.

Die bereits in bdp aktuell Oktober 2015 erläuterte Anforderung zur Ordnungsmäßigkeit bezieht sich neben den elektronischen Büchern auch auf die damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des Datenverarbeitungssystems. Daraus lässt sich das Erfordernis zur Aufstellung einer aussagekräftigen Verfahrensdokumentation zum DV-Verfahren ableiten. Deren Umfang bestimmt sich daraus, was zum Verständnis des DV-Systems, der Bücher und Aufzeichnungen sowie der aufbewahrten Unterlagen notwendig ist. Die konkrete Ausgestaltung dieser Verfahrensdokumentation ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems.

Für die Verfahrensdokumentation selbst ist die Aufbewahrungsfrist derjenigen Unterlagen, zu deren Verständnis sie erforderlich ist, zu beachten. Für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist muss gewährleistet und nachgewiesen sein, dass das in der Dokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten Verfahren voll entspricht. Bei Änderungen in der Verfahrensdokumentation ist diese zu versionieren und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorzuhalten.

Fazit

Die neuen GoBD erfordern eine Auseinandersetzung mit der Komplexität des eingesetzten EDV-Systems und machen es notwendig, die eigene Verfahrensdokumentation und das interne Kontrollsystem an die neuen Herausforderungen anzupassen. Es sind dazu ggf. Kontrollen einzurichten, die Eingabe, Verarbeitung und Ausgabe gewährleisten und in der Praxis auch ausgeübt und protokolliert werden. Die Umsetzung der neuen GoBD stellt eine Herausforderung für die Unternehmen dar. Mit verstärkten Systemprüfungen durch die Finanzverwaltung bei Betriebsprüfungen ist zu rechnen.