Elektronische Rechnungen sind immer im ursprünglichen Format und unveränderbar aufzubewahren
Seit dem 01. Januar 2015 gelten für alle Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Mit den GoBD wurden die Anforderungen an den elektronischen Rechnungsaustausch und die Aufbewahrung von handels- und steuerrechtlich relevanten Daten und Dokumenten in elektronischer Form konkretisiert.
Wir erläutern diese Anforderungen in einer dreiteiligen Serie. Während in der letzten Ausgabe die allgemeinen Anforderungen vorgestellt wurden, steht in dieser Ausgabe die elektronische Rechnung im Fokus. Die Anforderungen an eine ordnungsmäßigen Archivierung wird dann das zentrale Thema im Dezember sein.
Elektronische Rechnungen sind durch das Unternehmen genau in dem Format aufzubewahren, in dem sie dem Unternehmen ursprünglich zugegangen sind. Diese Unveränderbarkeit setzt unmittelbar mit der Speicherung im Anschluss an die Erfassung ein (z. B. Freigabe der Rechnung nach Kontrolle, Abschluss der Kassenbuchaufzeichnungen eines Tages). Sofern nachträglich eine verlustfreie Umwandlung in ein anderes Format vorgenommen wird, dürfen die originalen Dateien keinesfalls gelöscht werden, sondern müssen weiterhin bereitgehalten werden. Die Aufbewahrungsdauer beträgt auf der Grundlage des Umsatzsteuergesetzes grundsätzlich zehn Jahre und beginnt mit Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.
Darüber hinaus sind elektronische Rechnungen zur Wahrung der Vorsteuerabzugsberechtigung stets unveränderbar aufzubewahren. Dies lässt sich hardwareseitig (z. B. unveränderbare und fälschungssichere Datenträger), softwaremäßig (z. B. Sicherungen, Sperren, Festschreibung, Löschmerker, automatische Protokollierung) wie auch organisatorisch (z. B. mittels Zugriffsberechtigungskonzepten) gewährleisten. Findet eine Ablage der elektronischen Rechnungen in einem Dateisystem statt, müssen zusätzliche Maßnahmen zur Einhaltung der Unveränderbarkeitsanforderung ergriffen werden. Sollte es innerhalb des Aufbewahrungszeitraums zu Systemwechseln oder Systemabschaltungen im Hard- und Softwarebereich kommen, darf dies die Unveränderbarkeit nicht beeinträchtigen.
Die elektronischen Belege sind zeitnah, d. h. unmittelbar nach Eingang oder Entstehung, gegen Verlust zu sichern. Dazu sind sie unabhängig vom Format, in welchem diese an das Unternehmen zugegangen sind, einer ordnungsmäßigen und vollständigen Belegsicherung zuzuführen. Ausnahmen gelten für E-Mails. Diese sind zwar als Handels- oder Geschäftsbrief bzw. Buchungsbeleg aufzubewahren, aber dann nicht, wenn sie lediglich das Transportmittel der angehängten elektronischen Rechnung sind.
Zur Erfüllung der Belegfunktion ist es möglich, den elektronischen Beleg durch die Verbindung mit einem Datensatz mit Angaben zur Kontierung oder durch eine elektronische Verknüpfung (z. B. eindeutiger Index, Barcode) zu versehen. Eine Kontierung auf dem Beleg kann somit unter bestimmten Umständen entfallen, was eine wesentliche Vereinfachung durch die GoBD darstellt.
Einen Sonderfall stellt das sogenannte ersetzende Scannen dar. Dabei wird die Papierrechnung gescannt und das Original anschließend vernichtet. Sofern für diesen Vorgang eine Verfahrensdokumentation vorliegt, akzeptiert die Finanzverwaltung diese Vorgehensweise für Dokumente, die nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften nicht im Original aufzubewahren sind. Generell ist darauf zu achten, dass das Scan-Ergebnis bildlich mit dem Original übereinstimmt. Eine vollständige Farbwiedergabe ist aber nur dann notwendig, wenn der Farbe eine Beweisfunktion zukommt (z. B. Minusbeträge in roter Farbe).
In der Verfahrensdokumentation sollten weiterhin folgende Punkte geregelt sein:
- Berechtigung zum Scan,
- Zeitpunkt des Scan-Vorgangs (z. B. Posteingang),
- Festlegung des zu scannenden Schriftguts,
- bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original,
- Festlegung der Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und
- Protokollierung von Fehlern.
Fazit: Die GoBD stellen umfangreiche Anforderungen an die Ausgestaltung der IT-Systeme von Unternehmen sowie den damit einhergehenden Prozessen und Abläufen, zu deren Erfüllung wir Sie natürlich gerne beraten.
