Die private Nutzung von Firmenwagen muss versteuert werden. Wir erläutern, wie die Steuern minimiert werden können.

Wer einen Firmenwagen privat nutzt, kann die geldwerten Leistungen nach der Einprozentregel versteuern, bei der monatlich pauschal 1 % des Brutto-Inlands-Listen(neu)preises angesetzt wird. In dieser Ausgabe von bdp aktuell informieren wir Sie über neuere Urteile zur 1-%-Regelung sowie über die Möglichkeit, mit Sachgutscheinen für Mitarbeiter Steuern zu sparen.

Als Alternative zur 1-%-Regelung können natürlich auch die tatsächlich angefallenen Kosten mittels eine Fahrtenbuchs ermittelt werden und konkret der beruflichen und privaten Sphäre zugeordnet werden. Als Faustregel gilt: Bei einem hohen dienstlichen Anteil ergibt die Fahrtenbuchmethode günstigere Ergebnisse für den Steuerpflichtigen. Zu den streng geprüften Anforderungen an ein korrektes Fahrtenbuch lesen Sie bitte den weiterhin gültigen Beitrag in bdp aktuell 85, Mai 2012.

Grundsätzlich ist aber zu beachten, dass die 1-%-Methode nur für Fahrzeuge zulässig ist, die zu mehr als 50 % betrieblich genutzt werden und somit zum notwendigen Betriebsvermögen gehören. Dies gilt aus Vereinfachungsgründen auch für geleaste oder gemietete Kfz.

Die 1-%-Methode ist immer zwingend anzuwenden, wenn kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt wird. Bei Anwendung dieser Methode wird dem Selbstständigen oder dem zur Nutzung berechtigten Arbeitnehmer für jeden Kalendermonat 1 % des Bruttolistenpreises des betroffenen Fahrzeugs als geldwerter Vorteil zugerechnet. Dieser muss als Privatanteil versteuert werden. Auf der anderen Seite muss der entsprechende Betrag beim Unternehmen als fiktive Betriebseinnahme erfasst werden. Das gilt auch dann, wenn der Arbeitnehmer das Fahrzeug im betroffenen Monat nur sehr selten zu privaten Zwecken genutzt hat.

Die mit der 1-%-Regelung abgegoltenen Privatfahrten beziehen sich auf Fahrten aus persönlichem Anlass und nicht für den Arbeitgeber ausgeführte Fahrten. Privatfahrten umfassen beispielsweise Erholungsfahrten, Mittagsfahrten und Fahrten zur Verwandtschaft. Keine Privatfahrten sind zum Beispiel Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, jegliche betrieblich veranlasste Fahrten und Familienheimfahrten im Rahmen einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung.

Mehrfache Anwendung der 1-%-Regelung

Die 1-%-Regelung ist eine fahrzeugbezogene und keine personenbezogene Vorschrift. Daher muss der geldwerte Vorteil bzw. die Privatnutzung für jedes Fahrzeug mit der 1-%-Methode ermittelt und angerechnet werden, wenn sich im Betriebsvermögen des Unternehmers mehrere Pkw befinden oder einem Mitarbeiter mehrere Fahrzeuge zur Verfügung gestellt werden, zu denen kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt wird. Um die Kostentrennung zwischen dem betrieblichen und privaten Anteil zu erleichtern, ist es vorteilhaft, für jedes Fahrzeug ein separates Kostenkonto zu führen.

Ausnahmen von der mehrfachen Anwendung der 1-%-Regelung

Eine Ausnahme von der oben genannten Regelung bilden zum Beispiel sogenannte Werkstattwagen, die von Handwerkern genutzt werden, um Baumaterialien oder Werkzeuge zu transportieren. Bei dieser Art von Fahrzeugen kann aufgrund mangelnder Sitzplätze oder starker Verschmutzung nicht von einer privaten Nutzbarkeit ausgegangen werden. Diese Regelung gilt auch dann, wenn kein Fahrtenbuch geführt wird.

Um eine Überbesteuerung alleinstehender Unternehmer, die mehr als ein Fahrzeug im Betriebsvermögen führen, zu vermeiden, existiert die sogenannte „Junggesellenklausel“. In diesem Fall muss nur das Fahrzeug mit dem höchsten Listenpreis nach der 1-%-Regelung versteuert werden, wenn glaubhaft dargestellt werden kann, dass niemand anderes aus der Privatsphäre des Unternehmers das Kfz nutzt.

Eine weitere Besonderheit liegt in der Nutzung von Poolfahrzeugen. Hat ein Unternehmer mehrere Fahrzeuge im Betriebsvermögen, die jeweils von unterschiedlichen Arbeitnehmern genutzt werden, so ist der Nutzungsanteil jedes Arbeitnehmers zu ermitteln. Der geldwerte Vorteil der 1-%-Methode ist dann nach diesem Anteil auf die Mitarbeiter zu verteilen.

Selbst getragene Benzinkosten auch bei 1-%-Methode abziehbar

Die von einem im Außendienst tätigen Arbeitnehmer getragenen Benzinkosten sind, trotz Bewertung der privaten Nutzung nach der 1 %-Methode, insgesamt als Werbungskosten abziehbar. Das hat jüngst das Finanzgericht Düsseldorf entschieden. (FG Düsseldorf 04.12.2014, 12 K 1073/14 E. Die Revision ist zugelassen.)

Geklagt hatte ein im Außendienst tätiger Steuerpflichtiger, der im Streitjahr 2012 von seinem Arbeitgeber ein betriebliches Kfz erhielt, dessen Benzinkosten er selbst zu tragen hatte. Dem Steuerpflichtigen war auch die private Nutzung des Kfz gestattet. Der Arbeitgeber ermittelte für die Lohnsteuer den geldwerten Vorteil aus der Kfz-Überlassung nach der sogenannten 1-%-Regelung.

Ein geldwerter Vorteil für Fahrten zur regelmäßigen Arbeitsstätte wurde in Ermangelung derselben nicht erfasst. Im Rahmen der Einkommensteuererklärung machte der Steuerpflichtige u.a. sämtliche von ihm im Streitjahr getragenen Benzinkosten als Werbungskosten bei den Einkünften aus nichtselbstständiger Tätigkeit geltend.

Das FG Düsseldorf hat der Klage stattgegeben. Es führt u.a. aus, dass die vom Steuerpflichtigen getragenen Benzinkosten, trotz Anwendung der 1-%-Methode, insgesamt als Werbungskosten gem. § 9 Abs. 1 Satz 1 EStG abziehbar sind. Dies gilt für die auf berufliche Fahrten entfallenden Benzinkosten, weil sie zur Erzielung des in Barlohn bemessenen Teils des Arbeitslohns aufgewendet wurden und nach allgemeinen Grundsätzen abziehbar sind.

Aber auch die für die Privatfahrten aufgewendeten Benzinkosten sind als Werbungskosten abziehbar, weil sie zum Erwerb von Sachlohn in Gestalt der privaten Kfz-Nutzung aufgewendet wurden. Darüber hinaus stellte das Gericht klar, dass der Abzug dieser Werbungskosten nicht deshalb zu versagen ist, weil der Wert der Privatnutzung nach der 1-%-Regelung ermittelt worden ist. Die in § 8 Abs. 2 Satz 2 bis Satz 4 EStG enthaltenen Regelungen stellen lediglich spezielle Grundsätze für die Bewertung der Einnahme „Kfz-Nutzung“ auf und treffen keine Aussage zum Werbungskostenabzug. Dessen Voraussetzungen sind weiter nach allgemeinen Vorschriften zu beurteilen.

Tank- und Geschenkgutscheine

Arbeitgeber haben die Möglichkeit ihren Mitarbeitern monatliche Sachbezüge in Höhe von bis zu 44 Euro lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei zu gewähren. Wird diese Freigrenze allerdings auch nur um einen Cent überschritten, wird der gesamte Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig. Die genannte Grenze bezieht sich auf den Bruttobetrag einschließlich der Umsatzsteuer. Der Arbeitgeber hat hier keinen Vorsteuerabzug. Der gesamte Bruttobetrag ist direkt als Aufwand zu buchen.

Diese Freigrenze hat nichts mit der Freigrenze in Höhe von 60 Euro für Aufmerksamkeiten aus persönlichem Anlass zu tun. Hat ein Arbeitnehmer beispielsweise innerhalb eines Monats Geburtstag und heiratet, darf ihm für beide Anlässe ein Geschenk in Höhe von jeweils bis zu 60 Euro gemacht werden und er darf zudem einen Sachbezug in Höhe von bis zu 44 Euro erhalten, ohne die Steuerfreiheit zu gefährden.

Gutscheine innerhalb der Grenze von 44 Euro stellen einen steuerfreien Sachlohn dar, wenn er den Arbeitnehmer zum Bezug einer Sache berechtigt und einen Höchstbetrag enthält. So können Gutscheine eines speziellen Geschäfts oder aber sogenannte Stadtgutscheine, die zum Erwerb von Ware in einer Vielzahl von Geschäften berechtigen, vergeben werden, die auf einen bestimmten Betrag bis zu 44 Euro lauten. Eine weitere Möglichkeit ist ein Gutschein, der in einem beliebigen Geschäft eingelöst werden kann und dessen verauslagte Kosten dem Arbeitnehmer erstattet werden. Ein Beispiel hierfür ist ein Gutschein über Benzin im Wert von 44 Euro. Der Arbeitnehmer tankt nach Erhalt des Gutscheins für 44 Euro, reicht danach den Beleg beim Arbeitgeber ein und bekommt dann den besagten Betrag steuerfrei erstattet.

Der Zuflusszeitpunkt des Vorteils unterscheidet sich danach, ob der Gutschein bei einem fremden Dritten oder beim Arbeitgeber selbst einzulösen ist. Wird ein Gutschein über den Bezug einer Ware bei einem fremden Dritten überreicht, gilt der Vorteil als sofort zugeflossen, weil in diesem Moment der Rechtsanspruch gegenüber der dritten Partei entsteht. Ist der Gutschein beim Arbeitgeber direkt einzulösen, entsteht der Vorteil erst im Moment der Einlösung. Besitzt ein Speditionsunternehmen zum Beispiel eine eigene Tankstelle und stellt einem Mitarbeiter einen Gutschein über eine bestimmte Menge Diesel aus, so entsteht der Vorteil für den Arbeitnehmer erst im Moment des Tankens.

Hierbei muss darauf geachtet werden, dass die monatliche 44-Euro-Grenze nicht überschritten wird. Löst ein Mitarbeiter im vorgenannten Fall zwei Gutscheine der vergangenen Monate in einem Monat ein, würde die Grenze überschritten, und der summierte Wert beider Gutscheine würde lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Daher ist es rechtlich vorteilhaft, auf dem Gutschein zu vermerken, in welchem Zeitraum er einzulösen ist.