Dienstfahrrad  Win-win-win-Situation

Mit dem Fahrrad zur Arbeit zu fahren rettet nicht nur die Umwelt, sondern sorgt auch für das Wohlbefinden der Mitarbeiter. Diese gewinnende Kombination wird nun mehr als je zuvor steuerlich gefördert: Die Gestellung eines Fahrrades durch den Arbeitgeber an den Arbeitnehmer führt zu deutlichen steuerlichen Vorteilen. In unserem Beitrag erklären wir, welche Gestaltungsmöglichkeiten es gibt, um den Mitarbeitern ein Dienstrad steuergünstig anzubieten.

Ein Dienstrad – verschiedene Möglichkeiten

Aus der Sicht des Arbeitnehmers kann zwar ein Fahrrad für die Arbeit sowie die private Nutzung ganz einfach privat gekauft oder geleast werden. Für die Fahrten zur Arbeit ist dann die Pendlerpauschale als Werbungskosten anzusetzen. Zusätzlich hat der Arbeitnehmer natürlich die freie Wahl hinsichtlich seines neuen Rades. Er zahlt aber die Kosten aus seinem bereits versteuerten Netto-Gehalt. 

Wird ein Fahrrad hingegen durch den Arbeitgeber zur Verfügung gestellt, können Vorteile für beide Parteien erreicht werden. Besonders attraktiv wird dies bei E-Bikes sowie hochwertigen Mountainbikes oder Rennrädern. Diese sind von Natur aus wesentlich teurer und haben eine kürzere Nutzungsdauer als traditionelle Fahrräder ohne besondere Eigenschaften.

Will also der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern ein Dienstrad zur Verfügung stellen, hat er grundsätzlich zwei Möglichkeiten zur Auswahl: 

Leasing oder Kauf durch den Arbeitgeber

Entweder kauft oder least der Arbeitgeber ein schickes neues Rad und stellt dieses kostenlos für den Arbeitnehmer als zusätzliches Gehalt (auch zur privaten Nutzung) zur Verfügung. Für den Arbeitnehmer ist dies steuerfrei. Es gibt keinen geldwerten Vorteil. Der Arbeitgeber kann die Anschaffung sowie die laufenden Kosten als Betriebsausgaben absetzen und steuerlich geltend machen. 

Kosten werden durch Gehaltsumwandlung übernommen

Oder aber der Arbeitgeber kann in der zweiten Variante Aufwand sparen, indem er zwar auch einen Leasing-Vertrag schließt, durch den entweder ein traditionelles Fahrrad ohne Motor oder ein langsames E-Bike bis höchstens 25 Stundenkilometer (Pedelec) geleast wird. Die Kosten werden allerdings von dem Arbeitnehmer übernommen. Der Trick, durch den die beiden Beteiligten bares Geld sparen können, ist die sogenannte Gehaltsumwandlung.

Steuerliche Vorteile des Leasings über den Arbeitgeber

In der Leasing-Option schließt der Arbeitgeber im Normalfall einen Vertrag über einen festgesetzten Zeitraum wie z. B. von drei Jahren mit einem passenden Dienstleister ab und sorgt für die monatliche Leasingrate sowie den Versicherungsbeitrag. Zwischen dem Arbeitgeber und dem Mitarbeiter wird weiterhin vereinbart, dass der Letztere einen Teil seines Gehalts in Höhe von 0,5 % (geldwerter Vorteil bei Leasingverträgen seit Januar 2019) der auf volle 100 Euro abgerundeten unverbindlichen Preisempfehlung des Rades vom Bruttogehalt als monatlichen Sachlohn erhält. Ferner wird ein Teil des Gehalts in Höhe der monatlichen Leasingrate vom Arbeitgeber einbehalten. 

So wird die Berechnungsgrundlage für die Steuer und Sozialabgaben abgesenkt und beide Parteien führen eine geringere Steuer sowie Soziallast ab – eine Steuereinsparung pur. Das Rad kann dann sowohl für dienstliche als auch private Strecken frei genutzt werden.

Schnelle E-Bikes werden anders behandelt

Lediglich im Falle von E-Bikes, die schneller als 25 km/h fahren (S-Pedelecs) und somit als Kraftfahrzeuge eingestuft werden, muss zusätzlich der Weg zur Arbeit wie beim Elektro-Dienstwagen für jeden Kilometer versteuert werden. 

Wird das Rad nachweislich nur betrieblich genutzt, werden eindeutig keine weiteren Zahlungen hinsichtlich des geldwertigen Vorteils fällig.

Unterhaltskosten sind eingerechnet 

Für den Mitarbeiter ergibt sich aus dem Leasing zusätzlich noch der Vorteil, dass z. B. die Wartung und Reparatur sowie die Versicherung von Diebstahl oder geringeren Schäden bereits in dem monatlichen Preis beinhaltet sind. Wegen den relativ kurzen Vertragslaufzeiten kann ferner sichergestellt werden, dass stets das neueste Modell zur Verfügung steht. 

Außerdem kann der Mitarbeiter für das Pendeln für jeden Entfernungskilometer 30 Cent (Entfernungspauschale) in der Steuererklärung ansetzen  – auch wenn das Fahrrad privat besorgt wurde.

Beispiel 1: 

Arbeitgeber least ein E-Bike (Bruttolistenpreis 3000 Euro, Geschwindigkeit nicht über 25 km/h), dessen monatliche Zahlung insgesamt 50 Euro beträgt. Das Bruttogehalt vom Mitarbeiter beträgt ebenfalls 3000 Euro, aus dem die Leasingzahlung in Höhe von 50 Euro vor der Versteuerung abgezogen wird. Der geldwerte Vorteil des Rades in Höhe von 0,5% bzw. 15 Euro wird dem Brutto-Gehalt hinzugerechnet und versteuert, danach von dem Netto-Gehalt wieder abgezogen. Wurde ein Firmenrad allerdings bereits bis Ende 2018 erstmals zur Verfügung gestellt, wird der geldwerte Vorteil in Höhe von 1% bzw. 30 Euro versteuert.

Beispiel 2:

Wird das E-Bike in unserem Beispielfall als Kfz eingestuft (Geschwindigkeit mehr als 25 km/h) und an mehr als 47 Tagen im Jahr auch für den Arbeitsweg genutzt, würden noch 0,03 % des halbierten Listenpreises pro Kilometer der einfachen Fahrtstrecke hinzugerechnet. Dazu käme noch der geldwerte Vorteil gemäß der 0,5-Prozent-Regel in Höhe von 15 Euro. Bei einem Arbeitsweg von 10 Kilometern läge der geldwerte Vorteil dann insgesamt bei 4,50 Euro. Im Gegenzug kann aber dann die Entfernungspauschale geltend gemacht werden. 

Die 44-Euro-Freigrenze für Sachbezüge ist in den beiden Fällen nicht anzuwenden. 

Fahrtenbuch kommt nur als Ausnahme infrage

Bei einem Mitarbeiter, der das Dienstrad besonders wenig privat nutzt, könnte sich statt der pauschalen 0,5-Prozent-Regelung die Führung eines Fahrtenbuchs lohnen. Ansonsten ist diese Option nicht besonders praktikabel und würde nur in Ausnahmefällen infrage kommen.

Aus steuerlicher Sicht hat das Rechnungsmodell zur Folge, dass je teurer das in Frage stehende Dienstrad und je höher das Gehalt bzw. der Steuersatz des betreffenden Mitarbeiters sind, desto vorteilhafter das Leasing wird, denn dadurch wird ein größerer Teil des Gehalts nicht von der Versteuerung bzw. den Sozialabgaben belastet.

Übernahme des Rades nach dem Ablauf des Leasingvertrages

Eine weitere Möglichkeit besteht in der Übernahme des Dienstrades nach dem Ablauf des Leasingvertrages, wodurch das Rad eventuell um einiges günstiger erworben werden kann. Zu berücksichtigen sind allerdings bei den sogenannten Mischmodellverträgen, dass die Finanzverwaltung in solchen Fällen im Vergleich zu den Leasinggesellschaften mit 40 % einen höheren Anteil hinsichtlich der Bewertung bei der Besteuerung zugrunde legt. Bei den Leasingfirmen kann diese Zahl nämlich wesentlich geringer sein, aber die Differenz zu den 40 % gilt dann als geldwerter Vorteil, den der Mitarbeiter versteuern muss.  

Ob das betreffende Leasingunternehmen diese Steuerlast übernehmen könnte, muss im Einzelfall geprüft werden, aber die Möglichkeit hierfür dürfte bestehen. 

Abwägung der gängigen Alternativen

Die Entscheidung, welche der dargestellten Alternativen sich insbesondere aus der Sicht des Mitarbeiters steuerlich am besten rechnet, muss selbstverständlich stets geprüft werden. Berücksichtigt werden sollten die Dauer der geplanten Nutzung und die Anschaffungs- sowie die laufenden Kosten des betreffenden Rades. Vor allem bei den teureren E-Bikes sollte das Leasing über den Arbeitgeber in Betracht genommen werden. Bei traditionellen motorlosen Fahrrädern, die generell für eine längere Zeit nutzbar und wesentlich günstiger sind, kann ein einmaliger Kauf einfacher sein.

Ferner sollte das Gehalt berücksichtigt werden – mit einem höheren Steuersatz wird ein steuerfreier Teil sich kurzfristig wohl immer lohnen. Bei der Abwägung sollte man aber dann im Hinterkopf behalten, dass durch eine Gestaltung, durch die das Nettogehalt niedriger wird, auch die Bemessungsgrundlagen für Lohnersatzleistungen wie Arbeitslosen- oder Elterngeld sinken. Die Einzahlungen in die Rentenversicherung werden dadurch auch geschmälert.

Fazit

Unabhängig von den steuerlichen Absichten kann man aber in allen Fällen davon ausgehen, dass die Vorteile einer Nutzung eines Dienstrades weit über dem baren Geldwert hinausgehen und sollte dies dementsprechend für alle Arbeitsplätze in die Überlegungen einbeziehen. Werden die physische sowie die psychische Gesundheit der Mitarbeiter gefördert, eine erhebliche Summe Geld gespart und nebenbei etwas Gutes für die gemeinsame Umwelt getan, kann man locker von einer Win-win-win-Situation reden.