Internes Kontrollsystem II  Musterprozesse und Prüfschritte

Mit einem internen Kontrollsystem (IKS) wird ein Unternehmen so gesteuert, dass dabei keine Schäden auftreten. In der letzten Ausgabe von bdp aktuell haben wir den grundsätzlichen Aufbau eines IKS beschrieben und aufgezeigt, welche allgemeinen Kontrollmaßnahmen Sie ergreifen sowie welche Personal- und Finanz-Richtlinien Sie erlassen sollten. In dieser Ausgabe werden wir für weitere Unternehmensbereiche die nötigen Richtlinien und Maßnahmen benennen.

Vorbemerkung

Die konkrete Ausgestaltung eines IKS ist selbstverständlich abhängig von den jeweiligen betrieblichen Erfordernissen. Daher muss hier die Aufstellung und Beschreibung der Richtlinien und Maßnahmen ohne Anspruch auf Vollständigkeit bleiben.

Erwerbsvorgänge

Beispielhaft sei hier der Erwerbsprozess mit seinen Komponenten und Prüfschritten dargestellt. Zu Beginn ist die Vorbereitung der Leistungsbeschreibung zu erstellen und als erste Kontrolle die Budgetprüfung durchzuführen. Danach wird die Erwerbsanforderung vorbereitet. Es folgt die Prüfung und Genehmigung der Erwerbsanforderung. Nach der Freigabe ist der Kalkulation zuzustimmen. Nun folgt die Auswahl von geeigneten Lieferanten. Ist ein passender gefunden, der allen geforderten Kriterien gerecht wird, kann der Auftrag erteilt werden. Nachdem der Vermögensgegenstand erhalten wurde, sollte dieser ebenfalls einer Kontrolle unterzogen werden. Ist mit dem Gegenstand alles einwandfrei, wird der Eingang der Rechnung verzeichnet und diese geprüft. Anschließend erfolgt die Vorbereitung und Genehmigung der Zahlung unter Berücksichtigung der Zahlungsziele und Konditionen. Dann wird die Zahlung des Lieferanten und seiner Rechnung durchgeführt. Schließlich kann die Rechnung und Zahlung in das Rechnungswesen übernommen werden.

Verkaufsprozess

Unser Muster-Verkaufsprozess erfolgt in drei Stufen: Nach eingegangener Bestellung folgt als zweite Stufe der Versand bzw. die Auslieferung. Abschließend wird die Rechnung gestellt. Unser Muster-Verkaufsprozess beginnt mit einer Anfrage, der die Prüfung der Verfügbarkeit folgt. Es erfolgen die Kalkulation mit Bonitätsprüfung und die Ermittlung des Bestellerfordernisses bzw. des Materialaufwandes. Kommt nun der Vertrag zustande, werden mit dem Verkaufsauftrag eine weitere Bonitätsprüfung und dann eine Prüfung der Verfügbarkeit vorgenommen.

Nach erfolgter Auslieferung wird die Rechnung gestellt. Es kann nun der Umsatz erfasst und im Anschluss der Zahlungseingang überwacht werden. Sowohl bei Erteilung des Verkaufsauftrags als auch bei der Auslieferung kann es durch abweichende Ergebnisse im internen Prozess oder durch den Kunden zu Rücksendungen kommen. Diese können bei Rückabwicklung in Gutschriften gewandelt werden. Das kann zu einer Umsatzreduktion und Reduzierung von Forderungen führen.

Überwachung der Steuerzahlungen

Die Überwachung der Steuerzahlungen erstreckt sich auf vier Handlungsbereiche.

• Am Anfang steht das Unternehmensziel einer Verbesserung der effektiven Steuerbelastung. Dazu dienen beispielsweise die Budgetkontrolle und die Kostenreduzierung.
• Im zweiten Bereich agiert die interne Revision. Hier stehen hauptsächlich manuelle und nur minimal automatisierte Prozesse im Fokus. Ziele sind, sowohl negative Konsequenzen und Strafzahlungen zu vermeiden als auch Fehler und Lücken im Prozess aufzudecken. Dazu ist formelles Fachwissen erforderlich.
• Im dritten Bereich wird die Datenbasis der Steuerzahlungen analysiert: Was sind die steuerlichen Bemessungsgrundlagen? Wie zuverlässig ist die Genauigkeit der Datenbasis? Stimmen die einzelnen Ausgangswerte?
• Im vierten Bereich kommt die Gesamtsituation des Unternehmens ins Spiel: Befindet sich das Unternehmen in einer Verlagerung oder in einer Umstrukturierung? Wie sollen die Finanz- und Steuerstrategien umgesetzt werden? Gibt es eine steuerliche Transparenz?

Probleme, die mit einem IKS angegangen werden sollten

Negativ-Beispiele gibt es in der Praxis ausreichend. Wenn Ihnen die folgenden Probleme bekannt vorkommen, sollten Sie dringend über die Einführung eines IKS nachdenken.

Oft kommt es vor, dass falsche Zahlungsziele im ERP- oder SAP-System hinterlegt sind. Oftmals fehlen Kontrollen der Zahlungsziele der Kunden. Ein sehr häufig anzutreffendes Problem sind doppelt gezahlte Rechnungen. Es ist auch möglich, dass nicht genehmigte Reisekosten entstehen. Das kann soweit gehen, dass Verwaltungsaufwendungen über das private Konto eines Mitarbeiters gezahlt und der Mitarbeiter die Zahlung an einen Dritten leistet. Manchmal erfolgen Zahlungen an Dritte ohne Beleg und damit gültigen Auftrag. Oftmals ist das Finanzmanagement schwach, sodass das System nicht richtig funktioniert.

Oft stehen die praktischen Unternehmensaktivitäten im Mittelpunkt, während das Finanzmanagement vernachlässigt wird. Auch fehlt immer wieder eine Langfristplanung. Viele Unternehmensentscheidungen werden aufgrund von Erfahrungen der Vergangenheit getroffen, ohne auch die zukünftige Machbarkeit zu analysieren.

Zugriffsprofile und -rechte

Funktionieren kann ein IKS durch entsprechend gestaltete Zugriffsprofile, je nach Berechtigung und Vorgaben verantwortlicher Vorgesetzter. Personaldaten und deren Veränderung sind in enger Abstimmung der Personalabteilung und der EDV zu pflegen. Im Bezug zur EDV ist die Vergabe nicht-trivialer Passwörter systemseitig als Bedingung zu hinterlegen. Weiterführend können Preise im System hinterlegt sein, die dann auch elektronisch abgeglichen werden können. Es sind laufend die Zahlungstermine und Bankkonditionen nachzuprüfen. Wichtig ist eine laufend aktualisierte Stammdatenpflege, die auf Grundlage von schriftlichen Anfragen vorgenommen wird. In vielen Fällen kann das 4-Augen-Prinzip einen großen Beitrag leisten.

Das Management, aber auch der externe Prüfer kann nicht jede einzelne Detailinformation genau betrachten, um die Funktionalität des Reporting- und Controlling-Systems sicherzustellen. Sie sollten deshalb ihre Aktivitäten auf die besonders risikobehafteten Bereiche konzentrieren. Stichprobenkontrollen helfen bei der Vertrauensbildung, dass alle Kontrollen wie beabsichtigt funktionieren.

Darum empfehlen wir, den Einkauf und die Zahlung zu trennen. Die Abteilungsleiter sollten die Zeiterfassung der Mitarbeiter kontrollieren. Es sollten regelmäßige Soll-Ist-Vergleiche als Gegenüberstellung der Planung mit den tatsächlichen Ergebnissen erfolgen. Unabhängige Prüfer sollten der Geschäftsführung den Jahresabschluss erläutern und einen „Management Letter“ erstellen. Selbstverständlich sollte die Geschäftsleitung unabhängige Prüfer und Berater beauftragen.

Feedback der Mitarbeiter soll erwünscht sein

Kein System ist perfekt. Führungskräfte sollten demnach jederzeit auf mögliche Fehlfunktionen vorbereitet sein und alle Systeme regelmäßig überwachen. Sie sollten sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter immer gut informiert sind über die Richtlinien und Verhaltensregeln des Unternehmens im Bezug auf ihre Verantwortlichkeiten. Manager sollten aufmerksam sein im Hinblick auf die Erwartungshaltung der Mitarbeiter. Dazu gehört auch, zu vermitteln, dass ihre Tür jederzeit offen und das Feedback der Mitarbeiter erwünscht ist.

Nötige Richtlinien und Anweisungen

Zusammenfassend empfehlen wir Ihnen, sicherzustellen, dass nachfolgende Richtlinien und Verhaltensanweisungen in Ihrem Unternehmen verfügbar sind:

• Mitarbeiterhandbuch und Verhaltenskodex des Unternehmens
• Dienstvorschriften für jede Abteilung mit klaren Mitarbeiterverantwortlichkeiten und Berichtsstrategien
• Trainingsprogramm für die Mitarbeiter jeder Abteilung
• Schulung der Mitarbeiter als Repräsentanten gegenüber Kunden, Geschäftspartnern, Lieferanten und Wettbewerbern
• Vorgaben für Führungsstil der Manager, insbesondere bei internationalen Aktivitäten

Wie können wir Ihnen helfen?

bdp unterstützt Sie gern bei der Implementierung und Überprüfung eines IKS. Dabei reicht der Leistungsumfang von der Erstellung eines Handbuchs zum IKS mit detailliertem Maßnahmenplan und Verantwortlichkeiten über die Einführung von Kontrollmaßnahmen sowie die Einführung von Controlling-Instrumenten, Liquiditätsplanung und Überwachung bis hin zur Einführung eines individuellen Steuerkontrollsystems.