Steuervereinfachung  Elektronische Rechnung

Durch Art. 5 des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 vom 01. November 2011 (BGBl. I S. 2131) sind rückwirkend zum 01. Juli 2011 die umsatzsteuerrechtlichen Anforderungen für die elektronische Übermittlung von Rechnungen deutlich reduziert worden. Der Rechnungsaussteller ist nunmehr - vorbehaltlich der Zustimmung des Rechnungsempfängers zur elektronischen Übermittlung der Rechnung - frei in seiner Entscheidung, in welcher Weise er elektronische Rechnungen übermittelt (z. B. per E-Mail).

Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung können durch jegliches innerbetriebliches Kontrollverfahren gewährleistet werden, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Leistung und Rechnung herstellen kann. Die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur, einer qualifizierten elektronischen Signatur mit Anbieter-Akkreditierung oder eines elektronischen Datenaustauschverfahrens (EDI) ist für die elektronische Übermittlung einer Rechnung nur noch optional und nicht mehr verpflichtend.

Im Normalfall sollte in jedem Unternehmen gewährleistet sein, dass zuverlässig und nachvollziehbar überprüft wird, ob die berechnete Leistung tatsächlich erbracht worden ist, ob der Rechnungssteller auch einen Zahlungsanspruch hat und ob die erforderlichen Rechnungsangaben vollständig und zutreffend sind. Hier werden also im Prinzip keine neuen Anforderungen gestellt. Es wird für diese Prüfung der Echtheit der Herkunft auch kein technisches Verfahren vorgeschrieben. Ein manueller Abgleich reicht nun völlig aus. Es wird aber abzuwarten sein, inwieweit die Finanzverwaltung die konkrete Praxis jeweils akzeptiert. Es empfiehlt sich jedenfalls sehr, das angewandte Kontrollverfahren zu dokumentieren und damit Vorgehensweise, Zuständigkeiten und Kriterien nachprüfbar zu machen.

Umsetzungsprobleme dürften aber dabei bestehen, bei den elektronischen Rechnungen die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit für die Dauer der Aufbewahrungsfrist zu gewährleisten. Es reicht nämlich nicht aus, elektronische Rechnungen als Ausdrucke abzulegen. Die Speicherung muss vielmehr den Originalzustand erhalten, revisionssicher sein und jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Entsprechende Archivsysteme lassen sich einfacher einrichten, wenn für den elektronischen Rechnungseingang eigene E-Mail-Adressen verwendet werden. Die Trennung des Rechnungseingangs vom sonstigen E-Mail-Verkehr ist auch im Hinblick auf Betriebsprüfungen und die Umsatzsteuernachschau angeraten.