Steuern  Außer Haus

Mit dem 01. Januar 2014 treten vielfältige Änderungen und Neuerungen zur steuerlichen Behandlung von Reisekosten in Kraft. Unternehmer sollten daher dringend das bisherige Vorgehen beim Werbungskostenabzug und bei den Arbeitgebererstattungen überprüfen und gegebenenfalls anpassen. Im Allgemeinen führt die Reisekostenreform 2014 zu Vereinfachungen, bringt aber in einigen Fällen auch Komplikationen mit sich.

Für das Reisekostenrecht ab 2014 sind drei aktuelle Schreiben des Bundesfinanzministeriums maßgeblich:

• BMF-Schreiben vom 30.09.2013 zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 01.01.2014
• BMF Schreiben vom 31.10.2013 zur Erläuterung der Entfernungspauschalen, welches das BMF-Schreiben vom 03.01.2013 ersetzt, allerdings nur die neuen Begrifflichkeiten übernimmt
• BMF-Schreiben vom 11.11.2013 zur steuerlichen Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 01.01.2014

Erste Tätigkeitsstätte

Der bisherige Ausdruck „regelmäßige Arbeitsstätte“ war gesetzlich nicht definiert und unterlag den Auslegungen der Finanzbehörden und der Gerichte. Ab 01.01.2014 wird hierfür im Einkommensteuergesetz die „erste Tätigkeitsstätte“ festgeschrieben. Dabei handelt es sich um eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, an der der Mitarbeiter seine Leistung erbringen soll. Diese kann aber kein häusliches Arbeitszimmer sein.

Als erste Maßgeblichkeit gilt die arbeitsrechtliche Zuordnung zu einer Tätigkeitsstätte im Anstellungsvertrag oder einer gesondertern Vereinbarung. Diese ist dann die erste Tätigkeitsstätte.

Liegt eine solche Zuordnung nicht vor, sind quantitative Kriterien zu prüfen. Dabei gilt dann als erste Tätigkeitsstätte der Ort, der arbeitstäglich oder je Woche an zwei vollen Arbeitstagen oder zu mindestens ein Drittel der vereinbarten Arbeitszeit aufgesucht wird.

Gibt es dann immer noch keine Zuordnung, gilt der Arbeitsort als erste Tätigkeitsstätte, welcher der Wohnung am nächsten liegt.

Mit dieser Regelung kann, entgegen bisheriger Ansicht bis Ende 2013, auch bei einem Kunden des Arbeitgebers eine erste Tätigkeitsstätte vorliegen, wenn der Auftrag für den Mitarbeiter von Beginn an auf mehr als 48 Monate (4 Jahre) angelegt ist.

Jeder Mitarbeiter kann nur eine erste Tätigkeitsstätte je Arbeitsverhältnis haben.

Mit Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte wird auch festgelegt, dass die Fahrten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte als Fahrten Wohnung-Arbeit mit der Pendlerpauschale (0,30 Euro je Entfernungskilometer) anzusetzen sind. Bei einer Pkw-Gestellung gilt diese Strecke als Bemessungsgrundlage für die 0,03-%-Besteuerung des geldwerten Vorteils.

Alle weiteren dienstlichen Fahrten von der ersten Tätigkeitsstätte gelten dann als Geschäfts- bzw. Dienstfahrten. Bei Fahrten mit einem betrieblichen Pkw ist kein geldwerter Vorteil zu versteuern. Bei Fahrten mit dem Privat-Pkw kann der Arbeitgeber die tatsächlich gefahrenen Kilometer mit 0,30 Euro je km steuerfrei erstatten bzw. der Mitarbeiter kann 0,30 Euro je km als Werbungskosten gelten machen.

Empfehlung: Es ist daher zu empfehlen, von einer arbeitsrechtlichen Zuordnung zu einer Tätigkeitsstätte Gebrauch zu machen.

Verpflegungsmehraufwendungen bei Geschäfts-/Dienstreisen

Bisher gab es bei den Verpflegungsmehraufwendungen 3 Stufen:

• über 8 h = 6 Euro,
• über 14 h = 12 Euro,
• über 24 h = 24 Euro

Ab 01.01.2014 sind es nur noch zwei Stufen:

• Abwesenheit über 8 h = 12 Euro
• Abwesenheit über 24 h = 24 Euro

Weiterhin ist neu, dass der An- und Abreisetag bei einer auswärtigen Übernachtung unabhängig von der tatsächlichen Dauer immer als über 8 h (= 12 Euro) berechnet wird.

Die bisherige Regelung, dass Verpflegungsmehraufwendungen nur bis maximal drei Monaten bei auswärtiger Tätigkeit an der gleichen Stelle angesetzt werden dürfen, bleibt bestehen. Neu ist, dass jede Unterbrechung (beruflich, Urlaub, Krankheit) von mindestens vier Wochen die 3-Monats-Frist wieder in Gang setzt. Bisher galt dies nur bei beruflicher Unterbrechung.

Verpflegungsmehraufwendungen bei zusätzlicher Mahlzeitengestellung

Eine Neuregelung gibt es bei der Kürzung der vom Arbeitgeber gezahlten Verpflegungsmehraufwendungen, wenn der Arbeitgeber eine Mahlzeit stellt. Die „übliche Mahlzeit“ darf 60 Euro nicht überschreiten, da sonst keine Kürzung erfolgt und die Mahlzeiten insgesamt steuerpflichtig werden.

Typischer Fall ist die Hotelübernachtung mit Frühstück. Der Arbeitgeber muss den Erstattungsbetrag der Verpflegungsmehraufwendungen wie folgt kürzen:

• Frühstück, 20 % = 4,80 Euro
• Mittagessen: 40 % = 9,60 Euro
• Abendbrot: 40 % = 9,60 Euro

Nur der übersteigende Betrag kann steuerfrei erstattet werden. Wenn die Verpflegungsmehraufwendungen geringer sind (z. B. bei gemischt veranlasster Reisetätigkeit), so unterbleibt ein steuerpflichtiges Entgelt. Wird trotz Mahlzeitengestellung der volle Pauschbetrag gezahlt, liegt insoweit lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtiges Entgelt vor, für dessen Abzug der Arbeitgeber haftet. Dieses kann aber mit 25 % pauschal besteuert werden (§ 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 4 EStG).

Wenn z. B. bei einem Tagesseminar von unter 8 Stunden keine Verpflegungsmehraufwendungen entstehen, aber ein Mittagessen durch den Arbeitgeber bezahlt wird, so kann die Pauschalversteuerung nach § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 1a EStG (s. Beispiel 44, BMF-Schreiben 30.09.13) gewählt werden.

Neu ist auch, dass der Arbeitgeber auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung bei Mahlzeitengestellung den Buchstaben „M“ bescheinigen muss. Dies setzt voraus, dass die Lohnabrechnungsstelle Kenntnis von der Mahlzeitengestellung hat.

Sofern das Betriebsstättenfinanzamt für die nach § 3 Nummer 13 oder Nummer 16 EStG steuerfrei gezahlten Vergütungen nach § 4 Absatz 3 LStDV eine andere Aufzeichnung als im Lohnkonto zugelassen hat, ist für eine Übergangszeit (bis maximal 2015) eine Bescheinigung des Großbuchstabens „M“ nicht zwingend erforderlich.

Übernachtungskosten

Wie bisher kann der Arbeitgeber die Übernachtungskosten bei Geschäfts- oder Dienstreisen in Höhe der tatsächlichen Ausgaben oder pauschal mit 20 Euro steuerfrei übernehmen. Dauert die Reise länger als 48 Monate, ist eine steuerfreie Erstattung ab dem 49. Monat nur bis maximal 1.000 Euro je Monat möglich. Dies wird wohl eher eine Ausnahme bleiben.

Aufwendungen bei doppelter Haushaltsführung

Entstehen einem Mitarbeiter aufgrund des beruflich bedingten Unterhaltens von zwei Haushalten Aufwendungen (Miete am Beschäftigungsort, Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen), können diese unter gewissen Voraussetzungen als Werbungskosten geltend gemacht bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.

Voraussetzung ist, dass der Haushalt am Beschäftigungsort aufgrund der beruflichen Tätigkeit begründet werden musste. Weitere Voraussetzung ist, dass der bisherige Haushalt weiterhin besteht und eine finanzielle Beteiligung an den Kosten der Lebensführung in dieser Wohnung erfolgt. Damit haben z. B. Kinder, die noch ein Zimmer bei den Eltern haben, aber hierfür keine finanzielle Beteiligung leisten, dort keinen eigenen Hausstand mehr.

Unterkunftskosten

Für die tatsächlichen Kosten der Zweitwohnung kann der Arbeitgeber einen Betrag von maximal 1.000 Euro je Monat steuerfrei erstatten bzw. der Mitarbeiter als Werbungskosten geltend machen. Es ist dadurch nicht mehr maßgeblich, wie groß oder teuer die Zweitwohnung ist.

Fahrtkosten

Wir bisher können die Kosten für eine wöchentliche Familienheimfahrt mit 0,30 Euro je Entfernungskilometer steuerfrei erstattet bzw. als Werbungskosten geltend gemacht werden. Bei einer Pkw-Gestellung durch den Arbeitgeber erfolgt für diese Fahrten keine Versteuerung eines geldwerten Vorteils. Es können aber auch keine Werbungskosten angesetzt werden.

Verpflegungsmehraufwendungen

Auch können wie bisher für die ersten drei Monate Verpflegungsmehraufwendungen vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet oder als Werbungskosten geltend gemacht werden.

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