Moderne Buchführung  „Wir sparen viel Papier, vor allem aber Zeit!“

Durch unsere jahrzehntelange Erfahrung in der Steuerberatung kennen wir bei der Buchhaltung die Unterschiede zwischen dem althergebrachten Buchen mittels Papierbelegen und dem digitalen Buchen genau. Viele unsere Mandanten sind inzwischen auf die digitale Buchhaltung umgestiegen und sind von den Vorteilen allesamt überzeugt. Um Ihnen eine Vorstellung vom digitalen Buchen zu vermitteln, haben wir über die Arbeitsvorgänge mit dem bdp-Mandanten Eggert Pohlmann gesprochen.

____Wie waren die Arbeitsabläufe, bevor Sie auf die digitale Buchhaltung umgestiegen sind?

Vorher wurden für jeden Monat sämtliche Belege wie Eingang- und Ausgangsrechnungen, Konto- und Kassenauszüge sowie ggf. weitere Dokumente gesammelt und dann beim Steuerberater abgeben. Der Steuerberater hat die Belege verbucht und uns anschließend die betriebswirtschaftlichen und steuerlichen Auswertungen zusammen mit den gesamten Buchhaltungsordnern zugeschickt.

____Warum sind Sie auf die digitale Buchhaltung umgestiegen?

Der klassische Vorgang mit dem Sammeln der Belege und dem anschließenden Einreichen beim Steuerberater hat uns je nach Auftragslage einige Tage in Anspruch genommen. Des Weiteren mussten wir auf die betriebswirtschaftlichen und steuerlichen Auswertungen, insbesondere auf die OPOS-Auswertung, immer warten. Das bleibt uns nun durch die Tageseinreichung der Belege per Fax oder Scanner erspart.

____Welchen Nutzen ziehen Sie über die Softwareangebote der DATEV?

Über das Internetportal der DATEV nutzen wir Unternehmen online und können so ständig überprüfen, ob noch Außenstände vorhanden sind oder nicht, denn im Unternehmen online wird das  Mahnwesen vom System zeitnah generiert. Ein weiterer Vorteil ist, dass wir jederzeit den Zugriff auf die Original-Unterlagen im Haus haben und so schneller Sachen überprüfen können, insbesondere bei Rückfragen von Kunden und Lieferanten. Auch kann man über Unternehmen online digitale Kassenbücher generieren, womit wir viel Papier, aber vor allem auch Zeit sparen. Generell erfolgt die Auswertung sowie die Darstellung und Aufbereitung der Unternehmenszahlen sehr viel schneller  und effizienter.

____Was genau mussten Sie in Ihrem Unternehmen umstellen?

Für das neue System der Buchhaltung benötigt man lediglich einen Scanner mit einer TWAIN-Schnittstelle für die Softwareunterstützung und einen schnellen Internetzugang sowie von Microsoft das Betriebssystem Windows 7 oder neuer. Da wir selbst im Unternehmen buchen, benötigen wir für die Softwaredarstellung Monitore ab einer Größe von 22 Zoll. Außerdem haben wir, um das Ganze zu realisieren, einen Vertrag mit DATEV für die Nutzung von Unternehmen online abgeschlossen und für die Authentifizierung, Verschlüsselung etc. bei der DATEV einen sogenannten mIDentity Stick bestellt. Die Korrespondenz mit der DATEV hat bdp für uns übernommen.

____Welche Kosten sind Ihnen durch die Umstellung im Unternehmen entstanden?

Für DATEV Unternehmen online inklusive Belegverwaltung online wird eine monatliche Pauschale in Höhe von neun Euro berechnet. Der erste DATEV mIDentity Stick ist kostenlos, der zweite kostet einmalig 54 Euro. Für die Speicherung und Archivierung der digitalisierten Belege in der Belegverwaltung online (Kanzlei oder Mandat) im DATEV-Rechenzentrum fallen monatlich für jeweils 500 Megabyte Gebühren in Höhe von drei Euro an. Im Durchschnitt hat eine gescannte DIN-A4-Seite eine Dateigröße von nur 50 bis 100 KB. Auf der Internetseite der DATEV hat man auch die Kosten über den Speicherplatz stets im Auge.

____Wie sind Ihre Arbeitsabläufe nach der Einführung der digitalen Buchhaltung?

Zunächst werden die täglichen ein- und ausgehenden Rechnungen gescannt und auf Unternehmen online gespielt. In DATEV pro gibt es eine Verknüpfung zu Unternehmen online, womit wir uns zu jeder Buchung auch den digitalen Beleg anzeigen lassen können. Es besteht auch die Möglichkeit, den Buchungsassistenten zu nutzen, der wiederkehrende Rechnungen erkennt, damit die Belege vom Sachbearbeiter schneller erfasst werden können. Da die Belege auch in digitaler Form im Unternehmen online gespeichert sind, ist es bei Fragen zu Rechnungen auch möglich, dem Steuerberater Zugriff auf die gespeicherten Rechnungen zu ermöglichen, sodass eine schnelle Hilfe durch bdp erfolgen kann. Außerdem haben wir für die Bankbuchungen bei unserer Bank eine Genehmigung für die Onlinebereitstellung von Kontoauszügen, die über DATEV pro auch eingespielt werden können. Diese Schnittstelle erleichtert das Buchen ungemein.

____Würden Sie die digitale Buchhaltung auch für andere Unternehmen empfehlen?

Auch für kleinere Unternehmen, die nicht selbst im Unternehmen buchen, entsteht durch das Internetportal von DATEV Unternehmen online eine wesentlich bessere Transparenz, da zu jeder Zeit überprüft werden kann, welche Belege die Buchhaltung schon bearbeitet hat oder nicht. Für expandierende Unternehmen wie die Pohlmann GmbH empfiehlt es sich, im Unternehmen selbst zu buchen. Bei Fragestellungen und Problemen in der Buchhaltung spielen wir die Daten der Finanzbuchführung einfach beim Steuerberater ein, sodass die Steuerberatung uns weiterhin beim Buchen unterstützen und Hilfestellungen geben kann.