Lohnabrechnung  Digitale Lohnbuchhaltung

Die Lohnabrechnung eignet sich in besonderer Weise für eine digitale Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberater. Dabei greift bdp auf zuverlässigen Online-Lösungen wie DATEV Unternehmen onlineoder DATEV Arbeitnehmer onlinezurück.

Auswertungen als Einstieg

Als Einstieg in diese Form der Zusammenarbeit bieten wir unseren Mandanten zunächst an, ihnen via Unternehmen onlinesämtliche Lohnauswertungen wie Gehaltsabrechnungen, Lohnjournale, Beitragsnachweise und Überweisungsprotokollen aber auch den beliebten grafischen Personalreport zur Verfügung zu stellen. Die Unternehmen profitieren dabei auf verschiedene Arten: So stehen die Auswertungen und Lohndokumente strukturiert an einem Ort zur Verfügung. Zeitraubendes Suchen und Ablegen der Unterlagen in Verzeichnissen auf dem PC im Unternehmen entfallen. 

Ein Schutz vor ungewollten Einblicken in die sensiblen Daten ist automatisch gewährleistet. Der authentifizierte Zugang kann nur mit einem personalisierten mIDentity-USB-Stickoder durch eine SmartLogin-App, die auf dem Mobilgerät installiert wird, erfolgen. Auch das risikobehaftete Versenden von E-Mails zwischen Steuerberater und Unternehmen kann auf ein Minimum beschränkt werden. Der Datenzugriff ist jederzeit möglich, unabhängig von Ort und Endgerät. Die Lohndokumente werden sicher und langfristig bis zu zehn Jahre gespeichert.

Verfügbarkeit von Zahlungsverkehrsdateien

Ebenso wie die Lohnauswertungen können auch Zahlungsverkehrsdateien zum Überweisen der Gehälter oder der Krankenkassenbeiträge zur Verfügung gestellt werden. Die Zahlungsdatei kann dann entweder lokal exportiert werden, um diese in das im Unternehmen genutzte Bankprogramm zu importieren, oder die Zahlungsausführung erfolgt direkt in der Plattform Unternehmen online. Auch hier ist der Vorteil, dass solche Zahlungsdateien mit zum Teil enormen Zahlungsvolumen nicht per E-Mail übertragen werden müssen.

Neben der reinen Bereitstellung von Lohn-Auswertungen über Unternehmen onlinekann die Plattform auch dazu genutzt werden, um Lohnunterlagen wie Arbeitsverträge, Personalfragebogen oder Krankenscheine über die Digitale Personalakteauszutauschen. Zudem kann bereits im Unternehmen die Lohnvorerfassung dazu genutzt werden, Stamm- und Bewegungsdaten zu erfassen. So können insbesondere zeitraubende und fehleranfällige Doppelerfassungen im Unternehmen und beim Steuerberater vermieden werden.

Arbeitnehmer Online

Unabhängig von dem Einsatz von Unternehmen online können die Arbeitnehmer des Unternehmens ihre Lohn- und Gehaltsdokumente digital empfangen.

Auch hier liegt der Vorteil in dem orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Lohnsteuerbescheinigung sowie die Sozialversicherungsnachweise. Alles was benötigt wird, ist ein Internetanschluss sowie eine Mobilfunknummer. Das Verteilen von kuvertierten Gehaltsabrechnungen entfällt. Es können keine Dokumente mehr verloren gehen. Auch hier werden die persönlichen Abrechnungen des Arbeitnehmers zehn Jahre gespeichert.

Bitte sprechen Sie uns an, wenn Sie Ihre Lohnbuchhaltung modernisieren wollen.