bdp-Partner Rüdiger Kloth, erläutert warum bdp Hamburg in die Cloud gegangen ist und welche Vorteile dies für eine Steuerkanzlei insbesondere im Fall einer Steuerfahndung bringt.
Herr Kloth, warum hat sich bdp Hamburg für eine Cloudlösung bei seiner IT entschieden?
Eine Cloudlösung schützt uns vor Diebstahl, Brand etc. Sie ist beliebig skalierbar und ermöglicht flexibles Arbeiten an unterschiedlichen Standorten. Wir sparen damit Kosten und Zeit und nicht zuletzt auch Platz. Wir müssen uns um die Datensicherheit und Backups keine großen Gedanken machen, denn unser Dienstleister, C&P Capeletti & Perl, erledigt das für uns automatisch. Er ist außerdem als DATEV-Systempartner einschlägig kompetent.
Wie lief die Umstellung ab?
Die Umstellung war innerhalb von 24 Stunden erledigt. Es kam ein Techniker vor Ort, der die Serververbindung eingerichtet hat. Das normale Tagesgeschäft wurde nicht unterbrochen
Wie verhält sich die laufende Betreuung seitens Capeletti & Perl?
Die Betreuung erfolgt telefonisch über eine Hotline oder per E-Mail. Alle vier Wochen kommt ein persönlicher Ansprechpartner zu uns vor Ort um Fragen und Probleme zu klären. In dringenden Fällen wird immer eine schnelle Lösung gefunden.
Welche Vorteile haben sich im Tagesablauf ergeben ?
Wir haben kaum noch EDV-Ausfälle. Wir sind extrem flexibel bei Umzügen oder der Einrichtung von neuen Standorten. Neue Mitarbeiter werden schnell und einfach freigeschaltet. Wir haben planungssicher kalkulierbare Kosten und kaum noch fixe Investitionen im IT-Bereich. Die Umsetzung der Datenschutzverordnung (DSGVO) war für uns vergleichsweise wenig Aufwand. Generell können wir uns vor allem um unser Kerngeschäft kümmern.
Welche Nachteile könnten sich ergeben?
Voraussetzung ist eine gute und stabile Internetleitung. Ferner ist man in gewisser Weise vom Anbieter abhängig. Aber man muss sich natürlich auch fragen: Kann die eigene IT-Abteilung Datensicherheit wirklich besser gewährleisten als ein spezialisierter Dienstleister?
Innovationstag des Hamburger IT-Dienstleisters C&P Capeletti & Perl: Rüdiger Kloth
Gibt es für Steuerberater besondere Vorteile, wenn sie ihre IT als Cloudlösung organisieren?
Ja, die gibt es! Das kann man am Praxisbeispiel einer Steuerfahndung zeigen:
Durchsuchungen der Steuerfahndung finden ja gewöhnlich im betroffenen Unternehmen, bei Dritten, also Steuerberatern, Rechtsanwälten etc., oder in den Privaträumen der Geschäftsführung statt.
Idealerweise verhält man sich bei einer Durchsuchung wie folgt:
Die Beamten werden direkt in einen separaten Raum geführt und erhalten dort keine direkte Einsicht in Unterlagen. Bei der Beschlagnahme sollte eine Einsichtnahme in Unterlagen nicht Betroffener unbedingt verhindert werden. Das ist aber gar nicht so einfach! Denn was kommt als Beweismittel in Betracht?
Im Normalfall sind das sämtliche Buchführungsunterlagen, die Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben, der komplette Schriftwechsel, die Unterlagen über Barverkauf, falls vorhanden.
Und dazu kommen natürlich auch alle relevanten Unterlagen in digitaler Form, also der E-Mail-Bestand, PCs, Scanner, Fax, Kopierer, Handy etc. Das ist eine ganze Menge. Wenn nun aber vor Ort bei der Durchsuchung eine Trennung und Sichtung der digitalen Daten nicht direkt möglich ist, dann wird vorläufig der gesamte Bestand sichergestellt. Der wird dann anschließend im Amt durchgesehen. Da ist es quasi unvermeidlich, dass es Zufallsfunde gibt, die aber eigentlich unbedingt zu vermeiden sind.
Wie kann dabei aber eine Cloudlösung helfen?
Die Cloudlösung hilft, indem sie durch eine ausgefeilte Ablagestruktur eine Trennung und Strukturierung der Daten ermöglicht. Zudem werden die Daten nicht in der Steuerkanzlei oder im Unternehmen aufbewahrt, sondern beim IT-Dienstleister. An den wird dann der Steuerfahnder verwiesen. C&P Capeletti & Perl hat in diesem speziellen Fall einen Anwalt vor Ort und ein fachlicher Mitarbeiter sichtet die benötigten Unterlagen. Also: Nicht der Steuerfahnder, sondern der Mitarbeiter von C&P zieht die Daten herunter und damit werden nur die Unterlagen herausgegeben, die wirklich benötigt werden!