Frühstück bei Hotelübernachtungen kann wieder pauschal angesetzt werden. Es müssen aber Bedingungen erfüllt werden.

In der letzten Ausgabe von bdp aktuell (Ausgabe 61) hatten wir über die Komplikationen bei der Abrechnung von Dienstreisen informiert, die mit dem Wachstumsbeschleunigungsgesetz dadurch entstanden waren, dass für die Übernachtung selbst und das Frühstück seit Anfang 2010 unterschiedliche Umsatzsteuersätze gelten. Weil deshalb die Kosten auf der Rechnung getrennt ausgewiesen sein müssen, war es plötzlich nicht mehr möglich, die Frühstückskosten vom Pauschbetrag für  Verpflegungsmehraufwand pauschal mit 20 % anzusetzen.

Nach Drucklegung hat nun das Bundesministerium der Finanzen am 05. März 2010 ein Schreiben zur Anwendung des ermäßigten Umsatzsteuersatzes für Beherbergungsleistungen ab dem 01.01.2010 erlassen, das Folgen für die Umsatz- und Lohnbesteuerung hat. Im Folgenden wird nur auf die lohnsteuerlichen Auswirkungen eingegangen:

Die lohnsteuerlichen Folgen und Anpassungen ab dem 01.01.2010 stellen sich in zwei Varianten dar:

Variante 1: Keine Arbeitgeberveranlassung; Leistungen werden getrennt  vom Sammelposten für andere Leistungen ausgewiesen

Liegt keine Frühstücksgestellung durch den Arbeitgeber vor und ist in einer Rechnung neben der Beherbergungsleistung ein Sammelposten für andere dem allgemeinen Umsatzsteuersatz unterliegende Leistungen einschließlich Frühstück ausgewiesen, darf weiterhin die bisherige Vereinfachungsregelung (Frühstücksanteil 4,80 Euro; d. h. 20 % des maßgebenden Pauschbetrages für Verpflegungsmehraufwendungen) auf diesen Sammelposten angewendet werden.

Der Sammelposten kann – wie bisher – steuerfrei erstattet werden, es sei denn, in diesem Sammelposten werden Leistungen versteckt, die keine Reisenebenkosten darstellen. Schädliche Nebenleistungen sind insbesondere: Pay-TV, private Telefonate, Getränkeversorgung aus der Minibar, Wellness-Angebote. Unschädlich ist z. B. der Internetzugang

Sofern hier von Schädlichkeit auszugehen ist, ist dieser Sammelposten steuerlich in voller Höhe als privat veranlasst zu behandeln.

Die Quintessenz aus oben genannten Darstellungen ist:

Der Arbeitgeber kann wie bisher steuerfrei die Übernachtung erstatten abzüglich des pauschalen Frühstückskostenanteils in Höhe von 4,80 Euro.

Variante 2: Arbeitgeber hat Gestellung des Frühstücks veranlasst

Im Unterschied zur Variante 1 wird hier grundsätzlich die Gestellung eines Frühstücks in Verbindung mit einer Übernachtung bei einer Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber veranlasst..

Für eine Veranlassung durch den Arbeitgeber müssen drei Voraussetzungen vorliegen. Diese sind:

  • Die Auswärtstätigkeit führt zu einer Übernachtung mit Frühstück und wird im Interesse des Arbeitgebers unternommen, da dieser die Aufwendung ersetzt.
  • Die Rechnung ist auf den Arbeitgeber ausgestellt.
  • Der Arbeitgeber selbst bzw. andere durch den Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich beauftragte Personen buchen die Übernachtung mit Frühstück.

Letzteres bedeutet insbesondere, dass es nach Auffassung der Finanzverwaltung es dringend erforderlich ist, dass der Arbeitgeber sich vor Beginn der Auswärtstätigkeit seines Arbeitnehmers direkt mit dem Unternehmen (Hotel) schriftlich in Verbindung setzt.

Es reicht nicht aus, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer ermächtigt, sich auf seine Rechnung in einer Vertragsgaststätte zu beköstigen. Insbesondere bei den per E-Mail bestätigten Buchungen für Übernachtungen ist als Besteller der Arbeitgeber und nicht der Arbeitnehmer auszuweisen.

Eine Buchung der Übernachtung mit Frühstück durch den Arbeitnehmer wird nur dann anerkannt, wenn dies dienst- oder arbeitsrechtliche Regelungen vorsehen. Davon ist insbesondere dann auszugehen, wenn  einer der beiden folgenden Punkte erfüllt ist:

  • Der Arbeitgeber hat die Buchung der Übernachtung mit Frühstück durch den Arbeitnehmer, z. B. in einer Dienstanweisung, einem Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung geregelt, und die Buchung ist vom Arbeitnehmer im Rahmen der vom Arbeitgeber festgelegten oder regelmäßig akzeptierten Übernachtungsmöglichkeit vorgenommen wird, d. h. im Rahmen der festgelegten Hotelkategorien oder des Preisrahmens.
  • Eine dementsprechend planmäßige Buchung von Übernachtung mit Frühstück war ausnahmsweise nicht möglich (z. B. spontaner Einsatz, unvorhersehbar länger als geplant dauernder Arbeitseinsatz, gelistetes Hotel belegt), und der Arbeitgeber erstattet dann auch diese Kosten.
  • Bei einer solchen Arbeitgeberveranlassung erfolgt die lohnsteuerliche Behandlung gemäß  Verwaltungsauffassung nach zwei Möglichkeiten:

1. Das Frühstück kann mit dem Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung angesetzt werden. (zurzeit 1,57 Euro)

Für diesen Fall kommt es nicht darauf an, wie die einzelnen Kosten in der Rechnung ausgewiesen sind, d. h. es ist irrelevant, ob die Höhe des Frühstückspreises separat oder im Sammelposten für Nebenleistung neben der Beherbergungsleistung aufgeführt wird.

Der Arbeitgeber kann also komplett den in der Hotelrechnung ausgewiesenen Betrag steuerfrei erstatten abzüglich des amtlichen Sachbezuges für Frühstück. Alternativ kann der amtliche Sachbezug als steuerpflichtiger Arbeitslohn behandelt werden.

Hinweis: Voraussetzung für den pauschalen Ansatz nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung ist, dass der tatsächliche Wert der abgegebenen Mahlzeit den Wert von 40 Euro nicht übersteigt.

2. Der Frühstücksanteil wird mit den tatsächlichen Kosten abgerechnet

Sofern das tatsächlich ausgewiesene Frühstück vom Arbeitgeber erstattet werden soll, stellt dies jedoch in voller Höhe einen steuerpflichtigen geldwerten Vorteil dar. Da dieser mit dem Einzelpreis bewertet werden darf, ist er in die monatliche Prüfung der 44 Euro Sachfreigrenze einzubeziehen.

Sofern keine weiteren einzeln zu bewertenden geldwerten Vorteilen von mehr als 44 Euro monatlich vorliegen, kann diese Frühstücks-Sachgestellung nach der 44-Euro-Freigrenze steuer- und beitragsfrei bleiben.

Erfreulicherweise hat die Finanzverwaltung eine dreimonatige Übergangsregelung eingeräumt, da diese hier aufgeführten lohnsteuerlichen Regelungen bereits für Übernachtung mit Frühstück ab dem 01.01.2010 anzuwenden waren. Es wird daher nicht beanstandet, wenn dienst- oder arbeitsrechtliche Voraussetzungen bis zum 05.06.2010 geschaffen werden. Das bedeutet im Klartext, dass Dienstreisen zum Jahresbeginn, bei denen z. B. der Arbeitnehmer selbst die Buchung vorgenommen hatte, steuerlich noch geheilt werden können, um eine ggf. günstigere Regelung für Arbeitnehmer zu nutzen.