Betriebsprüfungen  Ruhig Blut bei der Betriebsprüfung

In den zurückliegenden Ausgaben von bdp aktuell hatten wir Sie in diversen Kurzmitteilungen (bdp aktuell 115, bdp aktuell 118) darauf hingewiesen, dass bdp in seinem Leistungsspektrum einen neuen Schwerpunkt etabliert hat und Ihnen eine IT-gestützte Analyse Ihrer Buchhaltung sowie Ihrer Geschäftsprozesse anbieten kann. In dieser Ausgabe erläutert Robert Mühlig, Senior Consultant bei der bdp Venturis, wann sich eine softwarebasierte Risikoidentifikation vor einer externen Betriebsprüfung anbietet und wie diese durchgeführt werden kann. In der Folgeausgabe erklärt bdp-Gründungspartner Dr. Michael Bormann dann, wie bdp Sie bei der internen Revision und beim Aufbau eines internen Kontrollsystems unterstützt.

Nun schon seit vielen Jahren ist die elektronische Betriebsprüfung gesetzlich verankert. Zu Beginn hatten die Prüfer sehr mit dem eigenen Prüfungsprogramm zu kämpfen. Zwischenzeitlich sind diese Anfangsprobleme überwunden und die elektronische Prüfung wird auf allen Feldern (Lohnsteuerprüfung, Umsatzsteuerprüfung, vollständige Betriebsprüfung) umfänglich durchgeführt. Deshalb erhöht sich oftmals der Puls, wenn sich der Prüfer ankündigt.

Die Prüfung ist meist individuell auf das Unternehmen und den zu prüfenden Einzelfall zugeschnitten. Der Anforderungskatalog der Prüfer ist oft lang und die zur Verfügung zu stellenden Unterlagen sind sehr umfangreich. Zu diesen Unterlagen gehören neben den Jahresabschlüssen und den Auswertungen der Buchhaltung auch Verträge und Beschlüsse, Nachweise für steuermindernde Sachverhalte, sogenannte prüfungssichere Belege und Nachweise über die Betriebsausgaben mit Privatanteil. Diese werden mit hoher Wahrscheinlichkeit einer näheren Prüfung unterzogen. Wie schon in bdp aktuell 118 am Beispiel der Prüffelder für NRW erläutert, stehen steuerspezifische Sachverhalte im Mittelpunkt. Dabei sind die Ansatzpunkte recht vielfältig und umfassen eine Großzahl von Geschäftsvorgängen und gesellschaftsbezogenen Themen mit.

Durch Bereitstellung Ihrer Daten im sogenannten GDPdU-Format für die IT-gestützte Analyse wird dem Prüfer ermöglicht, große Datenmengen aus Ihrer Warenwirtschaft und Ihren Rechnungswesen in kurzer Zeit einzulesen und zu verarbeiten. Weil die Daten in einem einheitlichen elektronischen Format zur Verfügung gestellt werden, geschieht die Auswertung, bezogen auf die Datenmenge und den Untersuchungsgegenstand, sehr zügig und tief greifend. Mit wenig Zeitaufwand können verschiedene Prüfungen auf diesen Daten vorgenommen werden. Das Finanzamt hat dazu vordefinierte Analyseroutinen, die je nach Ziel angewandt werden. Z. B. erfordert eine Lohnsteuerprüfung andere Datenprüfungen als eine Umsatzsteuersonderprüfung.

In Abhängigkeit der Datenlage ermöglicht das eingesetzte Programm eine große Bandbreite an Einsatzmöglichkeiten und Ansatzpunkten zur Analyse. Dafür werden auch mathematisch-statistische Methoden herangezogen, wie zum Beispiel Benford-Analysen, Chi-Quadrat-Testverfahren, Korrelationsrechnungen und Zeitreihenvergleiche sowie Durchschnittsberechnungen. Aber auch ganz „banale“ Prüfungsschritte werden unternommen.

• Sind die Ausgangsrechnungsnummern fortlaufend oder gibt es Lücken?
• Gibt es auffällige Doppelbuchungen oder Buchungstexte?
• Was wurde zu welchem Zeitpunkt gebucht?

Mithilfe der elektronischen Auswertungsverfahren wird eine viel tiefere Prüfung ermöglicht und Auffälligkeiten können hiermit einfacher und schneller entdeckt werden. Früher wurden eher Belegprüfungen vollzogen. Heute werden die Belege erst nach der Datenauswertung gezielt geprüft.

Somit ist in vielen Fällen der erhöhte Puls nicht unbegründet, da Feststellungen durch den Prüfer meist unangenehme Konsequenzen haben. Dies fängt bei größeren Nachzahlungen an, geht weiter bei der Buchhaltung, die die aktuelle Buchhaltung und betroffene Jahresabschlüsse entsprechend korrigieren muss, und kann bis hin zu Bußgeld- und Strafverfahren gehen.

Aber was der Fiskus kann, kann bdp auch!

bdp kann mittels der durch die Ämter ebenfalls eingesetzten Auswertungssoftware IDEA (Interactive Data Extraction and Analysis) der elektronischen Betriebsprüfung vorgreifen. Bei einer Vorabprüfung durch uns ist auch gewährleistet, dass die richtigen Daten im richtigen Format zur eigentlichen Prüfung bereitstehen.

Dabei gilt: Je früher eine solche Risikoidentifikation erfolgt, desto besser. Das heißt konkret: Warten Sie nicht, bis das Geschäftsjahr abgelaufen ist. Bei der Abschlusserstellung bestehen terminliche Engpässe, und es ist wegen der engen Spielräume nicht zu erwarten, dass die Mitarbeiter besonders motiviert mitwirken. Beispielsweise sind nach Feststellungen oder Hinweisen, die auch die aktuelle Buchhaltung betreffen, in der zweiten Jahreshälfte noch Spielräume für Korrekturen. Da Betriebsprüfungen meist mehrere Geschäftsjahre umfassen, kann somit frühzeitig nachgebessert werden und dies ggf. noch in den Jahresabschluss für das Vorjahr einfließen.

Wir eröffnen Ihnen damit die Möglichkeit, rechtzeitig und präventiv vorzugehen. Einer digitalen Betriebsprüfung können Sie besser begegnen, wenn Sie ihr rechtzeitig durch fachkundige Beratung vorgreifen und mögliche Feststellungen der Prüfer vorab identifizieren. Neben der Buchhaltung können somit auch betriebliche Vorgänge rechtzeitig optimiert und somit ein präventives Handeln gewährleistet werden.

Gern informieren wir Sie im Detail und beantworten Ihre Fragen.