Das Apostille-Übereinkommen ist am 07. November 2023 für China in Kraft getreten. Ab diesem Zeitpunkt ist für deutsche Unternehmen u.a. eine wesentlich schnellere und einfachere Unternehmensgründung in China möglich.

Das Haager Apostille-Übereinkommen besteht seit dem 05. Oktober 1961 und befreit ausländische öffentliche Urkunden von der Legalisation. Diese wird dann durch die sogenannte Haager Apostille ersetzt (ein spezieller Stempel, der die Verwendung des Dokuments im Ausland ermöglicht). Im März 2023 hatte die Volksrepublik offiziell die Urkunden über den Beitritt zum Haager Apostille-Übereinkommen hinterlegt. Die anderen Partnernationen, wie unter anderem Deutschland, hatten seitdem eine sechsmonatige Einspruchsfrist. Da es keinen Einspruch zum Beitritt Chinas gab, werden ab dem 07. November 2023 bei der Gründung von Unternehmen in China nicht mehr das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten sowie ein chinesisches Konsulat oder eine Botschaft für die Legalisation von öffentlichen Urkunden zuständig sein. 

Diese langwierigen und kostenintensiven Schritte werden dann durch das Anbringen einer Apostille, die direkt von der zuständigen Landesbehörde ausgestellt werden kann, ersetzt. Dies gilt selbstverständlich auch andersherum. In China ist ab dem 07.November 2023 das Außenministerium der Volksrepublik China sowie die einschlägigen Ämter für auswärtige Angelegenheiten auf Provinz- oder Stadtebene ermächtigt, Apostillen auf öffentliche Urkunden auszustellen. China ist damit der 125. Mitgliedsstaat des Abkommens.

Durch das Inkrafttreten des Übereinkommens werden China-Geschäfte für ausländische Unternehmen vereinfacht, da Kosten und Zeit gespart werden können. Damit sind nicht nur Firmengründungen gemeint, sondern auch viele andere Vorgänge, wo legalisierte Dokumente benötigt werden, wie z.B. die Zulassung von Arzneien und medizinischen Produkten. Grundlegend bezwecken die Apostille und eine Legalisation dasselbe: Die Echtheit der Unterschrift und die Befugnis des Ausstellers einer Urkunde wird bestätigt. Das Legalisationsverfahren war dabei jedoch deutlich kosten- und zeitintensiver, da mehrere offizielle Stellen daran beteiligt sind.

Das Legalisationsverfahren

In der Regel wurde für das Legalisationsverfahren zunächst eine Vorbeglaubigung der Urkunde benötigt. Diese wurde von einer Ausstellungsbehörde bereitgestellt (oder ggf. durch einen Notar). Zudem konnte eine weitere Beglaubigung durch das örtlich zuständige Landgericht nötig sein (ggf. auch notariell). Daraufhin wurde in den allermeisten Fällen auch eine Endbeglaubigung benötigt, welche in Deutschland seit dem 1.1.2023 vom Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten ausgestellt wurde erst danach konnte die tatsächliche Legalisation erfolgen, welche von der diplomatischen oder konsularischen Vertretung des jeweiligen Staates, in dem die Urkunde benötigt wird, in Deutschland bereitgestellt wird. Im Gegensatz dazu ist bei einer Apostille keine Beteiligung einer diplomatischen oder konsularischen Vertretung notwendig. 

VS das Apostillen-Verfahren

Eine Apostille wird direkt von einer dazu bestimmten Behörde des Landes, in dem die Urkunde ausgestellt wurde, erteilt. Die Liste der Behörden, die in Deutschland zum Ausstellen einer Apostille befugt sind, können Sie direkt beim Auswärtigen Amt unter „Apostille-Behörden in Deutschland“ einsehen. In der Regel kann aber auch die Stelle, von der die Urkunde stammt, darüber informieren, welche Apostille-Behörde im Einzelfall zuständig ist. Die Apostille liegt dabei einem festgelegten Muster zugrunde, welches im Haager Übereinkommen von 1961 festgelegt wurde. Damit eine Apostille ausgestellt werden kann, muss die Urkunde im Original vorgelegt werden. In vielen Fällen kann eine Apostille bereits innerhalb weniger Tage erhalten werden. 

Haben Sie weitere Fragen zum Haager Apostille-Übereinkommen oder zu benötigten Unterlagen für Ihre Firmengründung in China? Das bdp China-Desk-Teamberät Sie gerne. Kontaktieren Sie uns unter: china.desk@bdp-team.de